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Job role

PMO-Administrator

Was ist ein PMO-Administrator? Ein Überblick über die Rolle und ihre Hauptverantwortlichkeiten.

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Was macht ein PMO-Administrator?

Ein PMO Administrator ist eine Rolle, die als Einstiegsposition im PMO betrachtet wird und hauptsächlich dafür verantwortlich ist, den Projektmanager und sein Team bei der Durchführung des Projekts zu unterstützen.

Ein PMO-Administrator ist eine wichtige Einstiegsposition innerhalb eines PMO, die für die umfassende administrative Unterstützung von Projektteams verantwortlich ist. Dazu gehören die Pflege der Dokumentation, die Verfolgung des Fortschritts und die Koordination der Kommunikation zwischen den Beteiligten. Sie gewährleisten den reibungslosen Ablauf von Projektaktivitäten durch die Einrichtung und Verwaltung von Tools, die Aktualisierung von Berichten und die Aufrechterhaltung bewährter Praktiken.

PMOs – definiert als „jede Einzelperson, jedes Team oder jede Abteilung, die die Portfolio-, Programm- und Projektlieferung innerhalb einer Organisation unterstützt" (House of PMO) – verfügen über ein eigenes Team, und eine häufig im PMO anzutreffende Rolle ist der PMO-Administrator.

Die Rolle des PMO-Administrators unterstützt Projekte in administrativen Bereichen wie der Pflege der Dokumentation, der Verfolgung des Fortschritts und der Koordination der Kommunikation zwischen verschiedenen Beteiligten. Sie sind auch typischerweise für die Unterstützung bei der Einrichtung und laufenden Nutzung von Tools und Systemen, die Aktualisierung von Dashboards und Berichten sowie die Sicherstellung der Einhaltung bewährter Praktiken während des gesamten Projekts verantwortlich.

Ein PMO-Administrator kann je nach benötigtem Unterstützungsumfang nur einem Projekt oder mehreren Projekten zugewiesen werden. Manchmal sind sie die einzige Person, die Unterstützung leistet, oder sie können Teil eines größeren Teams von PMO-Fachkräften sein – wiederum abhängig von der Projektgröße und dem benötigten Unterstützungsumfang.

Die meisten Organisationen, die heute Projekte und Programme zur Verwaltung von Veränderungen nutzen, setzen ein PMO ein, um sicherzustellen, dass Projekte erfolgreich umgesetzt werden.

Wenn ein PMO-Administrator Teil eines größeren PMO-Teams ist, wird er auch dem PMO-Manager Unterstützung bei verschiedenen administrativen Aufgaben bieten, um die erfolgreiche Umsetzung von Initiativen innerhalb des PMO selbst zu gewährleisten.

Die Rolle des PMO-Administrators gilt als Einstiegsposition in einem PMO und arbeitet zusammen mit anderen Rollen wie dem PMO-Analysten. Für weitere Informationen zu dieser Rolle schauen Sie sich unseren Blog darüber an, was ein PMO-Analyst macht.

Der PMO-Administrator berichtet in der Regel an den PMO-Manager, hat aber auch eine tägliche Verantwortungslinie zu den Projektmanagern, die er unterstützt.

Hauptverantwortlichkeiten eines PMO-Administrators

PMOs haben in vielen Organisationen aus verschiedenen wichtigen Gründen an Popularität gewonnen.

  • Standardisierung: PMOs gewährleisten einheitliche Projektmanagement-Praktiken in der gesamten Organisation, was zu besserer Vorhersagbarkeit und Kontrolle führt.
  • Governance: PMOs bieten Aufsicht und Steuerung und stellen sicher, dass Projekte mit den Organisationszielen übereinstimmen und Vorschriften einhalten.
  • Effizienz: PMOs helfen dabei, Prozesse zu rationalisieren, die Ressourcenzuteilung zu verbessern und Verschwendung zu reduzieren, was zu Kosteneinsparungen und erhöhter Effizienz führt.
  • Unterstützung: PMOs bieten Projektleitern Unterstützung durch Schulungen, Tools und Methoden und verbessern damit den Erfolg der Projektabwicklung.
  • Strategische Ausrichtung: PMOs stellen sicher, dass Projekte und Programme mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen und verbessern die Gesamteffektivität.
  • Risikomanagement: PMOs helfen bei der frühzeitigen Identifikation und Minderung von Risiken und erhöhen die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs.

Das House of PMO stellte ein umfassendes Rollenprofil eines PMO-Administrators im Kurstext für den Essentials for PMO Administrator Kurs zur Verfügung.

Der Kurstext – das PMO Competency Framework – skizziert fünf Hauptverantwortlichkeiten, die PMO-Administratoren in ihrer Rolle erwarten sollten:

  1. Bereitstellung eines umfassenden Verwaltungsservice, der alles von Meeting-Unterstützung über das Verfolgen von Maßnahmen bis hin zu Einkäufen und der Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen umfassen kann.
  2. Sicherstellen, dass alle projektbezogenen Informationen und Dokumentationen erfasst, versionskontrolliert, gepflegt, überwacht und abgelegt werden.
  3. Pflege von Systemen zur Erfassung aller Projektdaten – Stundenzettel, Kosten usw.
  4. Koordination der Zusammenstellung von Berichten und Erstellung von Zusammenfassungsberichten und -paketen.
  5. Pflege von Risiko-, Maßnahmen-, Problem-, Änderungs- und Abhängigkeitsregistern.

Welche Fähigkeiten benötigt ein PMO-Administrator?

Die Rolle erfordert ausgezeichnete organisatorische, kommunikative und analytische Fähigkeiten und bietet ein dynamisches und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld. PMO-Administratoren berichten oft an PMO-Manager und können gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten, was sie für die erfolgreiche Umsetzung von Unternehmensinitiativen unverzichtbar macht.

Das PMO-Kompetenzrahmenwerk umreißt auch die wichtigsten Kenntnisse, Fähigkeiten und Verhaltensweisen, die ein PMO-Administrator typischerweise benötigt, um seine Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.

Es werden viele Fähigkeiten benötigt, jedoch würden die drei wichtigsten Folgende umfassen:

Organisationsfähigkeiten – die allerbesten PMO-Administratoren sind diejenigen, die viele verschiedene Aufgaben verwalten können, oft gleichzeitig, während sie die Beteiligten informiert halten. Das Projektumfeld eignet sich für jeden, der gerne in einer geschäftigen Umgebung mit vielen konkurrierenden Terminen arbeitet.

Kommunikationsfähigkeiten – die Rolle des PMO-Administrators ist definitiv eine personenorientierte Rolle und es gibt VIELE Menschen, die den PMO-Administrator als zentrale Anlaufstelle für Informationen, Hilfe und Beratung betrachten. PMO-Administratoren wissen in der Regel, wer was macht und wen man fragen sollte, wenn Antworten benötigt werden.

Analytische Fähigkeiten – bei der Menge an Berichterstattung, die in einem Projekt anfällt, wird kein PMO-Administrator ein Fremder für Tabellenkalkulationen sein. In dieser Phase einer PMO-Laufbahn geht es darum, grundlegende Projektdaten-Fähigkeiten zu entwickeln, um später mit komplexeren Informationen und Analysen arbeiten zu können.

Wie viel verdient ein PMO-Administrator?

Laut der Association for Project Management (APM) liegt das durchschnittliche Gehalt für diese Position im Vereinigten Königreich bei etwa £25.000 bis £35.000 pro Jahr. Wenn das durchschnittliche Gehalt in US-Dollar umgerechnet wird, entspricht diese Spanne ungefähr $35.000 bis $50.000 pro Jahr. Die Gehälter können jedoch je nach Organisation, Standort und Erfahrungsniveau variieren.

Wie man PMO-Administrator wird

Eine PMO-Administrator-Rolle ist herausfordernd und abwechslungsreich, oft gleicht kein Tag dem anderen. Es ist eine teambasierte Rolle, bei der Sie viele verschiedene Menschen mit unterschiedlichen Anforderungen unterstützen. Wenn Sie in einem dynamischen Umfeld aufblühen, gerne mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen und ein scharfes Auge für Details haben, könnte eine PMO-Administrator-Rolle genau das Richtige für Sie sein.

Sie benötigen in der Regel einen Hintergrund in einer bürobasierten Rolle, idealerweise etwas Administratives wie Betriebswirtschaft, persönliche Assistenz oder Teamunterstützung. Für komplette Anfänger ohne Projektmanagement-Kenntnisse oder vorherige Berufserfahrung in diesem Bereich kann es hilfreich sein, eine Zertifizierungsschulung in diesem Bereich zu absolvieren, um Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten zu demonstrieren. Essentials for PMO Administrators bietet eine Einführung in Projekt-, Programm- und Portfolio-Management (P3M) im Kontext eines PMO und ist ein großartiger Ausgangspunkt für alle angehenden PMO- und Projektadministratoren.

PMO-Administrator zu werden erfordert eine Kombination aus Erfahrung, Fähigkeiten und Bildung.

  • Recherchieren Sie die Rolle des PMO-Administrators und erfahren Sie mehr über die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen der Position.
  • Erwägen Sie eine formale Ausbildung in Projektmanagement und PMO – die Essentials for PMO Administrators wurde speziell für Personen entwickelt, die in ein PMO einsteigen möchten.
  • Verstehen Sie, welche übertragbaren Fähigkeiten in einer PMO-Administrator-Rolle benötigt werden und wie diese gestärkt werden können
  • Finden Sie heraus, ob bereits Möglichkeiten in Ihrer aktuellen Organisation bestehen, um in das Projektmanagement zu wechseln.

Eine Weiterbildung kann dabei helfen, Vertrauen in das Verständnis dafür aufzubauen, wie Projekte funktionieren und was von PMO-Administratoren in ihrer ersten Rolle erwartet wird. Sie wird auch dabei helfen aufzuzeigen, welche übertragbaren Fähigkeiten Sie bereits besitzen, die in Ihrer PMO-Administrationsrolle eingesetzt werden.

Essentials for PMO Administrators Training and Certification ist ein dreitägiger Kurs, der für Anfänger konzipiert wurde, um eine Einführung in Projekt-, Programm- und Portfolio-Management (P3M) im Kontext eines Project Management Office zu bieten. Dieser Kurs vertieft sich in die vier Schlüsselrollen innerhalb eines PMO und deckt auf, was es braucht, um in einer Unterstützungsrolle erfolgreich zu sein.

Erfahren Sie mehr über PMO-Administrator Training und Zertifizierung

Nachdem Sie Erfahrungen als PMO-Administrator gesammelt haben, haben Sie möglicherweise die Gelegenheit, auf die nächste Ebene im PMO zu wechseln, nämlich die PMO-Analyst-Rolle.

Es gibt andere Wege zu erkunden, wie die Rolle des Assistant Project Managers oder die Vertiefung in Spezialistenrollen innerhalb des PMO, beispielsweise mit Fokus auf Finanzen, Risiko oder Planung.

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