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Cosa fa un Amministratore PMO?

Un Amministratore PMO è un ruolo considerato di livello base nell'ambito PMO ed è principalmente responsabile del supporto al Project Manager e al suo team nella realizzazione del progetto.

Un Amministratore PMO è un ruolo chiave a livello iniziale all'interno di un PMO, responsabile di fornire supporto amministrativo completo ai team di progetto. Ciò include la gestione della documentazione, il monitoraggio dei progressi e il coordinamento della comunicazione tra gli stakeholder. Garantisce il regolare svolgimento delle attività di progetto configurando e gestendo strumenti, aggiornando report e mantenendo le migliori pratiche.

I PMO – definiti come "qualsiasi individuo, team o dipartimento che supporta la realizzazione di portfolio, programmi e progetti all'interno di un'organizzazione" (House of PMO) – avranno un team dedicato e un ruolo spesso presente nel PMO è quello dell'Amministratore PMO.

Il ruolo di Amministratore PMO supporta i progetti in aree amministrative come la gestione della documentazione, il monitoraggio dei progressi e il coordinamento della comunicazione tra diversi stakeholder. Sono inoltre tipicamente responsabili del supporto nella configurazione e nell'uso continuo di strumenti e sistemi, nell'aggiornamento di dashboard e report, e nel garantire che le migliori pratiche vengano seguite durante tutto il progetto.

Un Amministratore PMO può essere assegnato a un solo progetto o a più progetti a seconda del livello di supporto necessario. A volte può essere l'unica persona che fornisce supporto oppure può far parte di un team più ampio di professionisti PMO, ancora una volta a seconda delle dimensioni del progetto e del livello di supporto richiesto.

La maggior parte delle organizzazioni che oggi utilizzano progetti e programmi per gestire i cambiamenti si avvale di un PMO per contribuire a garantire che i progetti vengano consegnati con successo.

Se un Amministratore PMO fa parte di un team PMO più grande, fornirà supporto anche al PMO Manager in vari compiti amministrativi per garantire la consegna di successo delle iniziative all'interno del PMO stesso.

Il ruolo di Amministratore PMO è considerato il ruolo di primo livello in un PMO e lavorerà insieme ad altri ruoli come l'Analista PMO. Per maggiori informazioni su questo ruolo, consulta il nostro blog su cosa fa un Analista PMO.

L'Amministratore PMO tende a riferire al PMO Manager ma avrà anche una linea di responsabilità quotidiana verso i project manager che sta supportando.

Responsabilità Principali di un Amministratore PMO

I PMO hanno guadagnato popolarità in molte organizzazioni per una serie di motivi chiave.

  • Standardizzazione: I PMO garantiscono pratiche di gestione dei progetti coerenti in tutta l'organizzazione, portando a una migliore prevedibilità e controllo.
  • Governance: I PMO forniscono supervisione e governance, assicurando che i progetti siano allineati con gli obiettivi organizzativi e rispettino le normative.
  • Efficienza: I PMO aiutano a semplificare i processi, migliorare l'allocazione delle risorse, ridurre gli sprechi, portando a risparmi sui costi e maggiore efficienza.
  • Supporto: I PMO offrono supporto ai project manager attraverso formazione, strumenti e metodologie, migliorando il successo nella consegna dei progetti.
  • Allineamento Strategico: I PMO garantiscono che progetti e programmi siano allineati con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, migliorando l'efficacia complessiva.
  • Gestione del Rischio: I PMO aiutano nell'identificazione e mitigazione dei rischi in anticipo, aumentando la probabilità di successo del progetto.

The House of PMO ha fornito un profilo completo del ruolo di un Amministratore PMO all'interno del testo del corso per il Essentials per Amministratore PMO.

Il testo del corso – il PMO Competency Framework – delinea cinque responsabilità chiave che gli Amministratori PMO dovrebbero aspettarsi di svolgere nel loro ruolo:

  1. Fornire un servizio amministrativo completo che può includere qualsiasi cosa dal supporto alle riunioni, al sollecito di azioni, all'effettuazione di acquisti e alla gestione di richieste ad-hoc.
  2. Assicurarsi che tutte le informazioni e la documentazione relative al progetto siano registrate, controllate nelle versioni, mantenute, monitorate e archiviate.
  3. Mantenere i sistemi per la registrazione di tutti i dati del progetto – fogli presenza, costi ecc.
  4. Coordinare la raccolta dei report e produrre report riassuntivi e pacchetti.
  5. Mantenere i registri di rischi, azioni, problemi, modifiche e dipendenze.

Quali competenze servono a un amministratore PMO?

Il ruolo richiede eccellenti competenze organizzative, comunicative e analitiche, e offre un ambiente di lavoro dinamico e vario. Gli Amministratori PMO spesso riportano ai Manager PMO e possono lavorare su più progetti contemporaneamente, rendendoli fondamentali per il successo delle iniziative organizzative.

Il Framework delle Competenze PMO delinea anche le conoscenze chiave, le competenze e i comportamenti di cui un Amministratore PMO ha tipicamente bisogno per svolgere con successo i propri compiti.

Sono necessarie molte competenze, tuttavia le tre principali includono:

Competenze organizzative – i migliori Amministratori PMO sono quelli che riescono a gestire molte attività diverse, spesso contemporaneamente, mantenendo le persone informate. L'ambiente di progetto si adatta a chiunque ami lavorare in un ambiente dinamico con molte scadenze concorrenti.

Competenze comunicative – il ruolo dell'Amministratore PMO è decisamente un ruolo incentrato sulle persone e ci sono MOLTE persone che guardano all'Amministratore PMO come punto centrale per informazioni, aiuto e orientamento. Gli Amministratori PMO tendono a sapere chi sta facendo cosa e a chi rivolgersi quando servono delle risposte.

Competenze analitiche – con la quantità di reportistica che avviene in un progetto, nessun Amministratore PMO sarà estraneo a un foglio di calcolo o due. In questa fase della carriera PMO si tratta di sviluppare competenze fondamentali sui dati di progetto con l'obiettivo di fare il salto di qualità e lavorare con informazioni e analisi più complesse.

Quanto guadagna un amministratore PMO?

Secondo l'Association for Project Management (APM), lo stipendio medio per questo ruolo nel Regno Unito si aggira intorno ai £25.000-£35.000 all'anno. Quando lo stipendio medio viene convertito in dollari americani, questa fascia corrisponde approssimativamente a $35.000-$50.000 all'anno. Tuttavia, gli stipendi possono variare a seconda dell'organizzazione, della località e del livello di esperienza.

Come Diventare un Amministratore PMO

Il ruolo di Amministratore PMO è impegnativo e vario, spesso non ci sono due giorni uguali. È un ruolo di squadra, che supporta molte persone diverse con esigenze diverse. Se prosperi in un ambiente dinamico, ti piace gestire più attività contemporaneamente e hai un occhio attento ai dettagli, il ruolo di Amministratore PMO potrebbe essere perfetto per te.

Solitamente è necessario avere esperienza in un ruolo d'ufficio, idealmente qualcosa di amministrativo come amministrazione aziendale, assistente personale, supporto al team. Per i principianti assoluti, senza alcuna conoscenza di project management o precedente esperienza nel settore, può essere utile ottenere una certificazione di formazione in questo campo, per dimostrare le proprie conoscenze e competenze. Essentials for PMO Administrators fornisce un'introduzione al Project, Programme e Portfolio Management (P3M), nel contesto di un PMO ed è un ottimo punto di partenza per tutti gli aspiranti amministratori PMO e di progetto.

Diventare un Amministratore PMO richiede una combinazione di esperienza, competenze ed educazione.

  • Fai delle ricerche sul ruolo di Amministratore PMO e scopri di più sui ruoli, le responsabilità e le aspettative della posizione.
  • Considera un'educazione formale nel project management e PMO – il corso Essentials for PMO Administrators è stato creato specificamente per le persone che desiderano entrare nel mondo PMO.
  • Comprendi quali competenze trasferibili sono necessarie in un ruolo di Amministratore PMO e come queste possano essere rafforzate
  • Scopri se esistono già opportunità nella tua organizzazione attuale per passare al project management.

Seguire una formazione può aiutare a costruire fiducia nella comprensione di come funzionano i progetti e cosa ci si aspetta dagli amministratori PMO nel loro primo ruolo. Aiuterà anche a evidenziare quali competenze trasferibili possiedi già e che verranno utilizzate nel tuo ruolo di amministrazione PMO.

Essentials for PMO Administrators Training and Certification è un corso di tre giorni progettato per principianti, per fornire un'introduzione alla Gestione di Progetti, Programmi e Portfolio (P3M), nel contesto di un Project Management Office. Questo corso approfondisce i quattro ruoli chiave all'interno di un PMO e svela cosa serve per avere successo in un ruolo di supporto.

Scopri di più sulla Formazione e Certificazione per amministratori PMO

Dopo aver acquisito esperienza come Amministratore PMO, potresti avere l'opportunità di passare al livello successivo nel PMO, che è il ruolo di Analista PMO.

Ci sono altre strade da esplorare, come il ruolo di Assistant Project Manager o approfondire ruoli specialistici all'interno del PMO, ad esempio, concentrandosi su finanza, rischio o pianificazione.

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