Impulsando el éxito de proyectos con el Modelo de Cinco Casos: Una Conversación con el Dr. Joe Flanagan
El Dr. Joe Flanagan, un experto experimentado en servicio público y ejecución de proyectos, es quizás mejor conocido como el arquitecto de la metodología del Modelo de Cinco Casos y autor de las Guías del HM Treasury sobre el desarrollo de casos de negocio para programas y proyectos. Con más de 50 años de experiencia en el servicio público, el trabajo de Joe ha ayudado a dar forma a cómo pensamos sobre el desarrollo de casos de negocio para programas y proyectos, tanto en el Reino Unido como internacionalmente. Su trabajo ha ayudado tanto al sector público como al privado a tomar decisiones más informadas y rentables cuando se trata de inversión y ejecución de programas y proyectos.
En este artículo, exploramos los pensamientos de Joe sobre la relevancia perdurable del Modelo de Cinco Casos; por qué tantos proyectos no logran cumplir las expectativas; y qué podemos hacer para mejorar la ejecución de programas/proyectos en el futuro.
Una Gran Riqueza de Experiencia en el Servicio Público
La carrera de Joe abarca varias décadas, con roles notables incluyendo Director Comercial para NHS IT en Inglaterra y Gales y participación en el Programa Nacional para TI (NPfIT), y Director de Política de Inversión y Evaluación para NHS Wales, donde guió a las Juntas de Salud y al Gobierno Galés a través del desarrollo y evaluación de sus esquemas.
Joe comenzó su carrera en HM Treasury en 1972, y para cuando se jubiló en 2017 había trabajado con muchos Gobiernos y agencias extranjeros, incluyendo más de 30 departamentos gubernamentales del Reino Unido en innumerables esquemas.
Después de su jubilación, Joe continúa teniendo un impacto significativo, especialmente en su papel como Examinador Jefe Conjunto para el Esquema de Acreditación y Capacitación de Programas Better Business Case.
El Modelo de Cinco Casos: ¿Perdurará?
El Modelo de Cinco Casos es ahora una metodología bien establecida que se utiliza para evaluar la viabilidad de las propuestas de inversión, y Joe confía en que perdurará. Las cinco preguntas clave del modelo, que abarcan el alcance y la planificación de las dimensiones estratégica, económica, comercial, financiera y de gestión del caso de negocio, proporcionan un marco robusto para la toma de decisiones que asegura que los proyectos se alineen con los objetivos estratégicos, ofrezcan un valor óptimo por el dinero, sean asequibles y puedan entregarse de manera comercial y realista.
Joe explica: "Independientemente de si lo llamamos o no el Modelo de Cinco Casos, esas son preguntas fundamentales que no van a desaparecer": en esencia, el Modelo de Cinco Casos llegó para quedarse porque estas preguntas centrales abordan los fundamentos de cualquier proyecto exitoso. Un problema significativo con los casos de negocio hoy en día es que a menudo son demasiado extensos y requieren mucho tiempo para crearlos. Joe cree que esto se puede evitar si las personas siguen los pasos clave y las acciones descritas en la guía, e interpretan y utilizan los consejos dados de manera pragmática y proporcionada.
¿Por Qué Fallan Tantos Casos de Negocio?
A pesar del marco sólido proporcionado por el Modelo de Cinco Casos, muchas organizaciones aún tienen dificultades para desarrollar casos de negocio efectivos. Joe identifica una razón clave para esto: las personas a menudo se precipitan en los proyectos sin considerar completamente las preguntas centrales que aborda el Modelo de Cinco Casos. Con demasiada frecuencia, los casos de negocio se escriben de manera retrospectiva, después de que un proyecto ya ha comenzado, lo que lleva a una planificación subóptima.
Joe señala que uno de los mayores problemas en la entrega de proyectos, tanto en el sector público como privado, es la falta de planificación reflexiva antes de comprometer recursos. "Una vez que te das cuenta de que solo uno de cada diez proyectos se entregará a tiempo, según las especificaciones y el costo, el problema se vuelve evidente", dice Joe: la mayoría de los proyectos se exceden del presupuesto, entregan menos de lo esperado y tardan mucho más de lo anticipado en entregarse.
Es la falta de pensamiento estructurado antes de comenzar los proyectos lo que lleva a ineficiencias y sobrecostos; y a menudo, el resultado final está lejos de las expectativas originales.
El Papel de las Personas en la Entrega Exitosa
Una de las percepciones más significativas de Joe es que las personas son el factor más crucial para asegurar el éxito de los proyectos. Aunque las herramientas, técnicas y metodologías como el Modelo de Cinco Casos son esenciales, solo son efectivas si las personas correctas están involucradas en el proceso. Involucrar a las partes interesadas correctas y fomentar un entorno colaborativo durante talleres clave puede marcar una gran diferencia en el desarrollo de un caso de negocio sólido.
Joe continuó: "Las personas a menudo se obsesionan con 'escribir el caso de negocio', pero se trata de pensar más que de escribir. El proceso se trata completamente de definir el alcance y planificar una propuesta para la intervención y el gasto; el caso de negocio es simplemente el repositorio para la base de evidencia".
Para ayudar, Joe describe dos talleres críticos: el primero se enfoca en definir el caso para el cambio y los objetivos de inversión, mientras que el segundo explora diferentes opciones y evalúa las soluciones. Él señala: "Si involucras a las personas correctas, obtendrás las respuestas correctas".
Joe destaca un marco clave que introdujo al Libro Verde del Tesoro, el filtro de marco de opciones, que ayuda a los equipos de proyecto a evaluar una amplia gama de opciones en lugar de simplemente elegir la que parece más fácil o conveniente. Al pensar sistemáticamente todas las posibilidades, los equipos pueden evitar la trampa de adaptar retroactivamente un caso de negocio alrededor de una solución ya decidida.
Joe explicó que "La principal ventaja del filtro de marco de opciones es su capacidad para ayudar a las partes interesadas clave a pensar rápido y lento e identificar y evaluar rápidamente opciones para un esquema durante un taller; puede aplicarse a políticas, portafolios, programas, así como a proyectos".
Elaborando sobre su punto anterior, Joe dijo: "Demasiadas adquisiciones del sector público a nivel mundial no logran un valor óptimo por el dinero, porque seleccionan el 'mejor de los peores' de una lista corta mal concebida, en lugar de identificar la amplia gama de opciones posibles en una lista larga desde el principio".
Al incorporar el filtro de marco de opciones en talleres con las partes interesadas y usuarios finales correctos, este desafío puede abordarse efectivamente, llevando a un mejor valor público del gasto existente.
La Importancia del Pensamiento Estructurado
Desarrollar habilidades de pensamiento crítico es esencial para cualquier persona involucrada en el desarrollo de casos de negocio. Joe cree que la clave para fomentar tales habilidades radica en talleres estructurados que guíen a los participantes a través de las diversas etapas de planificación. Él recuerda un taller en el que dos grupos, uno enfocado en TI y el otro en transformación de servicios, inicialmente no estuvieron de acuerdo sobre el propósito de un proyecto. Sin embargo, a través de un enfoque estructurado, pudieron alinear su pensamiento y aclarar sus objetivos de inversión.
Joe también es un fuerte defensor de involucrar a los usuarios finales en el proceso. Involucrar a las personas que finalmente se beneficiarán o usarán el proyecto puede llevar a soluciones más efectivas, innovadoras y costo-eficientes. Comparte un ejemplo memorable de un proyecto de desarrollo de carreteras donde los conductores de camiones ayudaron a identificar una solución simple a un problema de tráfico—crear áreas de descanso para aliviar la congestión—en lugar de la expansión de carreteras inicialmente propuesta y costosa.
El Papel del Público en Dar Forma a Políticas Efectivas
En la opinión de Joe, la entrega exitosa de proyectos no se limita solo a los sectores privado o público. Incluso el desarrollo de políticas puede beneficiarse del pensamiento estructurado que fomenta el Libro Verde del Tesoro de SM. Joe ha trabajado con Gobiernos para usar las herramientas y técnicas del Libro Verde para desarrollar estrategias de políticas y programas, lo cual es un enfoque que no se ve a menudo en el desarrollo de políticas tradicional.
Él cree que las buenas políticas deben basarse en una planificación reflexiva más que en decisiones ad hoc. Los políticos, dice, a menudo inventan políticas sobre la marcha—como la idea de un tren de alta velocidad y luego tratan de descubrir dónde ponerlo. Un mejor enfoque implicaría pensar en los objetivos de la política y asegurar que cualquier inversión esté alineada con esos objetivos desde el principio.
Avanzando: Un Llamado para Mejor Toma de Decisiones
En la opinión de Joe, mejorar la entrega de proyectos y programas se reduce a dos cosas clave: involucrar a las personas correctas y aplicar un enfoque estructurado y reflexivo al desarrollo de casos de negocio. Al hacer las preguntas correctas desde el principio, involucrar a las partes interesadas en discusiones significativas y adoptar el Modelo de Cinco Casos, podemos tomar mejores decisiones y evitar errores costosos.
La conclusión clave de las percepciones de Joe es clara: los proyectos y programas exitosos requieren pensamiento cuidadoso, colaboración y planificación. A medida que avanzamos, es esencial aplicar estos principios y herramientas de manera más consistente tanto en el sector público como privado para asegurar que obtengamos el mejor valor de nuestras inversiones.
Si hay algo que se destaca de esta conversación, es que aunque los marcos y modelos como el Modelo de Cinco Casos son importantes, son las personas que se involucran con ellos—pensando críticamente, colaborando efectivamente y tomando decisiones informadas—las que finalmente impulsan el éxito del proyecto.
Better Business Cases TM
La capacitación y certificación Better Business Cases se basa en el 'Modelo de Cinco Casos' – el enfoque de mejores prácticas del gobierno del Reino Unido para desarrollar propuestas de gasto y permitir decisiones comerciales efectivas.
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