Conduire le succès de projet avec le modèle Five Case : Une conversation avec le Dr Joe Flanagan
Le Dr Joe Flanagan, expert chevronné en service public et réalisation de projets, est peut-être mieux connu comme l'architecte de la méthodologie Five Case Model et auteur des guides HM Treasury sur le développement des dossiers d'affaires de programmes et de projets. Fort de plus de 50 ans d'expérience dans le service public, le travail de Joe a contribué à façonner notre façon de concevoir le développement des dossiers d'affaires pour les programmes et projets, tant au Royaume-Uni qu'à l'international. Son travail a aidé les secteurs public et privé à prendre des décisions plus éclairées et rentables en matière d'investissement et de réalisation de programmes et projets.
Dans cet article, nous explorons les réflexions de Joe sur la pertinence durable du Five Case Model ; pourquoi tant de projets échouent à répondre aux attentes ; et ce que nous pouvons faire pour améliorer la réalisation des programmes/projets à l'avenir.
Une richesse d'expérience dans le service public
La carrière de Joe s'étend sur plusieurs décennies, avec des rôles notables incluant Directeur commercial pour NHS IT en Angleterre et au Pays de Galles et participation au National Programme for IT (NPfIT), et Directeur de la politique d'investissement et d'évaluation pour NHS Wales, où il a guidé les conseils de santé et le gouvernement gallois dans le développement et l'évaluation de leurs programmes.
Joe a commencé sa carrière au HM Treasury en 1972, et au moment de sa retraite en 2017, il avait travaillé avec de nombreux gouvernements et agences à l'étranger, y compris plus de 30 départements gouvernementaux britanniques sur d'innombrables programmes.
Après sa retraite, Joe continue d'avoir un impact significatif, notamment dans son rôle d'examinateur en chef adjoint pour le Better Business Case Programmes Accreditation and Training Scheme.
Le Modèle à Cinq Cas : Va-t-il Perdurer ?
Le Modèle à Cinq Cas est maintenant une méthodologie bien établie utilisée pour évaluer la viabilité des propositions d'investissement, et Joe est convaincu qu'il perdurera. Les cinq questions clés du modèle - couvrant la délimitation et la planification des dimensions stratégiques, économiques, commerciales, financières et de gestion de l'argumentaire commercial - fournissent un cadre robuste pour la prise de décision qui garantit que les projets s'alignent avec les objectifs stratégiques, offrent un rapport qualité-prix optimal, sont abordables, et peuvent être livrés de manière commerciale et réaliste.
Joe explique : « Peu importe qu'on l'appelle ou non le Modèle à Cinq Cas, ce sont des questions fondamentales qui ne disparaîtront pas » : en essence, le Modèle à Cinq Cas est là pour rester parce que ces questions centrales abordent les fondamentaux de tout projet réussi. Un problème important avec les argumentaires commerciaux d'aujourd'hui est qu'ils sont souvent trop longs et chronophages à créer. Joe croit que cela peut être évité si les gens suivent les étapes et actions clés décrites dans les directives, et interprètent et utilisent les conseils donnés de manière pragmatique et proportionnée.
Pourquoi Tant d'Argumentaires Commerciaux Échouent-ils ?
Malgré le cadre solide fourni par le Modèle à Cinq Cas, de nombreuses organisations luttent encore pour développer des argumentaires commerciaux efficaces. Joe identifie une raison clé à cela : les gens se précipitent souvent dans les projets sans considérer pleinement les questions centrales que le Modèle à Cinq Cas aborde. Trop souvent, les argumentaires commerciaux sont rédigés rétrospectivement, après qu'un projet ait déjà commencé, ce qui mène à une planification sous-optimale.
Joe souligne qu'un des plus gros problèmes dans la livraison de projets, dans les secteurs public et privé, est un manque de planification réfléchie avant d'engager des ressources. « Une fois que vous réalisez qu'un seul projet sur dix sera livré dans les temps, selon les spécifications et le coût, le problème devient apparent », dit Joe : la plupart des projets dépassent le budget, livrent moins que prévu, et prennent beaucoup plus de temps qu'anticipé à livrer »
C'est le manque de réflexion structurée avant de commencer les projets qui mène aux inefficacités et aux dépassements de coûts ; et souvent, le résultat final est loin des attentes originales.
Le Rôle des Personnes dans la Livraison Réussie
Une des intuitions les plus importantes de Joe est que les personnes sont le facteur le plus crucial pour assurer le succès des projets. Bien que les outils, techniques et méthodologies comme le Modèle à Cinq Cas soient essentiels, ils ne sont efficaces que si les bonnes personnes sont impliquées dans le processus. Engager les bonnes parties prenantes et favoriser un environnement collaboratif pendant les ateliers clés peut faire une différence énorme dans le développement d'un argumentaire commercial solide.
Joe a poursuivi : « Les gens se focalisent trop souvent sur "rédiger l'argumentaire commercial", mais il s'agit de réfléchir plutôt que de rédiger. Le processus consiste entièrement à délimiter et planifier une proposition d'intervention et de dépense ; l'argumentaire commercial est simplement le dépôt pour la base de preuves. »
Pour aider, Joe décrit deux ateliers critiques : le premier se concentre sur la définition du cas pour le changement et les objectifs d'investissement, tandis que le second explore différentes options et évalue les solutions. Il note : « Si vous engagez les bonnes personnes, vous obtiendrez les bonnes réponses. »
Joe met en évidence un cadre clé qu'il a introduit au Treasury Green Book, le filtre de cadre d'options, qui aide les équipes de projet à évaluer une large gamme d'options plutôt que de simplement choisir celle qui semble la plus facile ou la plus pratique. En réfléchissant à toutes les possibilités de manière systématique, les équipes peuvent éviter le piège de modifier rétroactivement un argumentaire commercial autour d'une solution déjà décidée.
Joe a expliqué que « L'avantage principal du filtre de cadre d'options est sa capacité à aider les principales parties prenantes à réfléchir rapidement et lentement et à identifier et évaluer rapidement les options pour un projet pendant un atelier ; il peut être appliqué aux politiques, portefeuilles, programmes, ainsi qu'aux projets. »
Développant son point précédent, Joe a dit : « Trop de marchés publics dans le monde échouent à atteindre un rapport qualité-prix optimal, parce qu'ils sélectionnent le "meilleur du pire" d'une liste restreinte mal conçue, plutôt que d'identifier la large gamme d'options possibles dans une longue liste dès le début ».
En incorporant le filtre de cadre d'options dans les ateliers avec les bonnes parties prenantes et utilisateurs finaux, ce défi peut être efficacement abordé, menant à une valeur publique améliorée des dépenses existantes.
L'Importance de la Réflexion Structurée
Développer des compétences de pensée critique est essentiel pour quiconque impliqué dans le développement d'argumentaires commerciaux. Joe croit que la clé pour favoriser de telles compétences réside dans des ateliers structurés qui guident les participants à travers les diverses étapes de planification. Il se rappelle d'un atelier dans lequel deux groupes, l'un axé sur l'IT et l'autre sur la transformation de service, étaient initialement en désaccord sur le but d'un projet. Cependant, grâce à une approche structurée, ils ont pu aligner leur réflexion et clarifier leurs objectifs d'investissement.
Joe est aussi un ardent défenseur de l'implication des utilisateurs finaux dans le processus. Engager les personnes qui bénéficieront ultimement du projet ou l'utiliseront peut mener à des solutions plus efficaces, innovantes et rentables. Il partage un exemple mémorable d'un projet de développement routier où les chauffeurs de camions ont aidé à identifier une solution simple à un problème de trafic—créer des aires de stationnement pour soulager la congestion—plutôt que l'expansion routière coûteuse initialement proposée.
Le Rôle du Public dans l'Élaboration de Politiques Efficaces
Dans la vision de Joe, la livraison de projet réussie ne se limite pas aux seuls secteurs privé ou public. Même le développement de politiques peut bénéficier de la réflexion structurée que le HM Treasury Green Book encourage. Joe a travaillé avec des gouvernements pour utiliser les outils et techniques du Green Book pour développer des stratégies de politiques et programmes, ce qui est une approche pas souvent vue dans le développement traditionnel de politiques.
Il croit qu'une bonne politique devrait être basée sur une planification réfléchie plutôt que sur des décisions ad hoc. Les politiciens, dit-il, proposent souvent des politiques à la volée—comme l'idée d'un train à grande vitesse et puis essaient de comprendre où le placer. Une meilleure approche impliquerait de réfléchir aux objectifs de la politique et de s'assurer que tout investissement soit aligné avec ces objectifs dès le départ.
Aller de l'Avant : Un Appel pour une Meilleure Prise de Décision
Dans la vision de Joe, améliorer la livraison de projets et programmes se résume à deux choses clés : engager les bonnes personnes et appliquer une approche structurée et réfléchie au développement d'argumentaires commerciaux. En posant les bonnes questions dès le départ, en engageant les parties prenantes dans des discussions significatives, et en embrassant le Modèle à Cinq Cas, nous pouvons prendre de meilleures décisions et éviter des erreurs coûteuses.
Le point clé à retenir des insights de Joe est clair : les projets et programmes réussis exigent une réflexion minutieuse, une collaboration et une planification. Alors que nous avançons, il est essentiel d'appliquer ces principes et outils plus systématiquement à travers les secteurs public et privé pour s'assurer que nous obtenons la meilleure valeur pour nos investissements.
S'il y a une chose qui ressort de cette conversation, c'est que bien que les cadres et modèles comme le Modèle à Cinq Cas soient importants, ce sont les personnes qui s'y engagent—réfléchissant de manière critique, collaborant efficacement, et prenant des décisions éclairées—qui ultimement conduisent au succès du projet.
Better Business Cases TM
La formation et certification Better Business Cases est basée sur le « Modèle à Cinq Cas » – l'approche de meilleures pratiques du gouvernement britannique pour développer des propositions de dépenses et permettre des décisions commerciales efficaces.
Pour en apprendre davantage sur comment développer des propositions qui délimitent précisément une initiative et sécurisent le soutien de la direction et le financement, visitez notre page produit Better Business Cases.
