Impulsionando o sucesso de projetos com o Modelo de Cinco Casos: Uma Conversa com Dr Joe Flanagan
Dr. Joe Flanagan, um especialista experiente em serviço público e entrega de projetos, é talvez mais conhecido como o arquiteto da metodologia do Modelo de Cinco Casos e autor dos Guias do HM Treasury sobre o desenvolvimento de casos de negócio para programas e projetos. Com mais de 50 anos de experiência em serviço público, o trabalho de Joe ajudou a moldar nossa forma de pensar sobre o desenvolvimento de casos de negócio para programas e projetos, tanto no Reino Unido quanto internacionalmente. Seu trabalho tem ajudado tanto o setor público quanto o privado a tomar decisões mais informadas e econômicas quando se trata de investimento e entrega de programas e projetos.
Neste artigo, exploramos os pensamentos de Joe sobre a relevância duradoura do Modelo de Cinco Casos; por que tantos projetos falham em atender às expectativas; e o que podemos fazer para melhorar a entrega de programas/projetos daqui para frente.
Uma Riqueza de Experiência em Serviço Público
A carreira de Joe abrange várias décadas, com papéis notáveis incluindo Diretor Comercial para NHS IT na Inglaterra e País de Gales e envolvimento no Programa Nacional para TI (NPfIT), e Diretor de Política de Investimento e Avaliação para NHS Wales, onde orientou os Conselhos de Saúde e o Governo Galês através do desenvolvimento e avaliação de seus esquemas.
Joe começou sua carreira no HM Treasury em 1972, e quando se aposentou em 2017 havia trabalhado com muitos governos e agências estrangeiras, incluindo mais de 30 departamentos do governo do Reino Unido em incontáveis esquemas.
Após sua aposentadoria, Joe continua a causar um impacto significativo, notavelmente em seu papel como Examinador-Chefe Conjunto para o Esquema de Credenciamento e Treinamento dos Programas Better Business Case.
O Modelo de Cinco Casos: Ele Perdurará?
O Modelo de Cinco Casos é agora uma metodologia bem estabelecida usada para avaliar a viabilidade de propostas de investimento, e Joe está confiante de que ela perdurará. As cinco questões-chave do modelo - cobrindo o escopo e planejamento das dimensões estratégica, econômica, comercial, financeira e de gestão do business case - fornecem uma estrutura robusta para tomada de decisão que garante que os esquemas estejam alinhados com os objetivos estratégicos, ofereçam valor otimizado para o dinheiro, sejam acessíveis e possam ser entregues de forma comercial e realista.
Joe explica: "Independentemente de chamarmos ou não de Modelo de Cinco Casos, essas são questões fundamentais que não desaparecerão": em essência, o Modelo de Cinco Casos veio para ficar porque essas questões centrais abordam os fundamentos de qualquer projeto bem-sucedido. Uma questão significativa com business cases hoje é que eles frequentemente são muito longos e demorados para criar. Joe acredita que isso pode ser evitado se as pessoas seguirem as etapas e ações principais descritas na orientação, e interpretarem e usarem os conselhos dados de forma pragmática e proporcional.
Por Que Tantos Business Cases Falham?
Apesar da estrutura sólida fornecida pelo Modelo de Cinco Casos, muitas organizações ainda lutam para desenvolver business cases efetivos. Joe identifica uma razão principal para isso: as pessoas frequentemente se apressam em projetos sem considerar completamente as questões centrais que o Modelo de Cinco Casos aborda. Com muita frequência, business cases são escritos retrospectivamente, depois que um projeto já começou, o que leva a um planejamento sub-ótimo.
Joe aponta que uma das maiores questões na entrega de projetos, tanto nos setores público quanto privado, é a falta de planejamento reflexivo antes de comprometer recursos. "Uma vez que você percebe que apenas um em dez projetos será entregue no prazo, especificação e custo, o problema se torna aparente", Joe diz: a maioria dos projetos estoura o orçamento, entrega menos do que o esperado e leva muito mais tempo do que o previsto para entregar"
É a falta de pensamento estruturado antes de iniciar projetos que leva a ineficiências e estouros de custos; e frequentemente, o resultado final está longe das expectativas originais.
O Papel das Pessoas na Entrega Bem-Sucedida
Uma das percepções mais significativas de Joe é que as pessoas são o fator mais crucial para garantir o sucesso dos projetos. Embora ferramentas, técnicas e metodologias como o Modelo de Cinco Casos sejam essenciais, elas só são efetivas se as pessoas certas estiverem envolvidas no processo. Engajar as partes interessadas certas e fomentar um ambiente colaborativo durante workshops-chave pode fazer uma diferença enorme no desenvolvimento de um business case sólido.
Joe continuou: "As pessoas frequentemente se fixam em 'escrever o business case', mas é sobre pensar em vez de escrever. O processo é totalmente sobre definir o escopo e planejar uma proposta para intervenção e gasto; o business case é simplesmente o repositório para a base de evidências."
Para ajudar, Joe descreve dois workshops críticos: o primeiro foca em definir o caso para mudança e objetivos de investimento, enquanto o segundo explora diferentes opções e avalia as soluções. Ele observa: "Se você engajar as pessoas certas, obterá as respostas certas."
Joe destaca uma estrutura-chave que ele introduziu no Treasury Green Book, o filtro de estrutura de opções, que ajuda equipes de projeto a avaliar uma ampla gama de opções em vez de simplesmente escolher aquela que parece mais fácil ou conveniente. Ao pensar sistematicamente através de todas as possibilidades, as equipes podem evitar a armadilha de retrofitar um business case em torno de uma solução já decidida.
Joe explicou que "A principal vantagem do filtro de estrutura de opções é sua capacidade de ajudar as principais partes interessadas a pensar rápido e devagar e rapidamente identificar e avaliar opções para um esquema durante um workshop; pode ser aplicado a políticas, portfólios, programas, bem como projetos."
Elaborando seu ponto anterior, Joe disse: "Muitas contratações do setor público mundialmente falham em alcançar valor otimizado para o dinheiro, porque selecionam o 'melhor dos piores' de uma lista restrita mal concebida, em vez de identificar a ampla gama de opções possíveis em uma lista longa desde o início".
Ao incorporar o filtro de estrutura de opções em workshops com as partes interessadas certas e usuários finais, esse desafio pode ser efetivamente abordado, levando a um valor público melhorado dos gastos existentes.
A Importância do Pensamento Estruturado
Desenvolver habilidades de pensamento crítico é essencial para qualquer pessoa envolvida no desenvolvimento de business cases. Joe acredita que a chave para fomentar tais habilidades está em workshops estruturados que guiam os participantes através dos vários estágios de planejamento. Ele lembra de um workshop no qual dois grupos, um focado em TI e outro em transformação de serviços, inicialmente discordaram sobre o propósito de um projeto. No entanto, através de uma abordagem estruturada, eles conseguiram alinhar seu pensamento e esclarecer seus objetivos de investimento.
Joe também é um forte defensor do envolvimento de usuários finais no processo. Engajar as pessoas que ultimately se beneficiarão ou usarão o projeto pode levar a soluções mais efetivas, inovadoras e custo-eficientes. Ele compartilha um exemplo memorável de um projeto de desenvolvimento rodoviário onde motoristas de caminhão ajudaram a identificar uma solução simples para um problema de tráfego—criar acostamentos para aliviar congestionamentos—em vez da expansão rodoviária inicialmente proposta e custosa.
O Papel do Público na Formação de Políticas Efetivas
Na visão de Joe, a entrega bem-sucedida de projetos não se limita apenas aos setores privado ou público. Mesmo o desenvolvimento de políticas pode se beneficiar do pensamento estruturado que o HM Treasury Green Book encoraja. Joe trabalhou com Governos para usar ferramentas e técnicas do Green Book para desenvolver estratégias de políticas e programas, que é uma abordagem não frequentemente vista no desenvolvimento tradicional de políticas.
Ele acredita que boas políticas devem ser baseadas em planejamento reflexivo em vez de decisões ad-hoc. Políticos, ele diz, frequentemente criam políticas no improviso—como a ideia de um trem de alta velocidade e então tentam descobrir onde colocá-lo. Uma abordagem melhor envolveria pensar através dos objetivos da política e garantir que qualquer investimento esteja alinhado com esses objetivos desde o início.
Avançando: Um Chamado para Melhor Tomada de Decisão
Na visão de Joe, melhorar a entrega de projetos e programas se resume a duas coisas principais: engajar as pessoas certas e aplicar uma abordagem estruturada e reflexiva ao desenvolvimento de business cases. Ao fazer as perguntas certas antecipadamente, engajar partes interessadas em discussões significativas e abraçar o Modelo de Cinco Casos, podemos tomar melhores decisões e evitar erros custosos.
A principal lição das percepções de Joe é clara: projetos e programas bem-sucedidos requerem pensamento cuidadoso, colaboração e planejamento. Conforme avançamos, é essencial aplicar esses princípios e ferramentas de forma mais consistente tanto nos setores público quanto privado para garantir que obtenhamos o melhor valor para nossos investimentos.
Se há uma coisa que se destaca desta conversa, é que embora estruturas e modelos como o Modelo de Cinco Casos sejam importantes, são as pessoas que se envolvem com eles—pensando criticamente, colaborando efetivamente e tomando decisões informadas—que ultimately impulsionam o sucesso do projeto.
Better Business Cases TM
O treinamento e certificação Better Business Cases é baseado no 'Modelo de Cinco Casos' – a abordagem de melhores práticas do governo do Reino Unido para desenvolver propostas de gastos e permitir decisões empresariais efetivas.
Para saber mais sobre como desenvolver propostas que definam com precisão o escopo de uma iniciativa e garantam apoio da gestão e financiamento, visite nossa página do produto Better Business Cases.
