Analyste PMO

La plupart des gens ont entendu parler du travail que font les chefs de projet, orchestrant la planification, l'exécution et l'achèvement d'un projet, en s'assurant qu'il respecte ses objectifs, ses délais et son budget, tout en surmontant les défis et en coordonnant les efforts de l'équipe. Mais qu'en est-il du rôle qui soutient activement le chef de projet dans ses efforts ?

Le rôle d'analyste PMO est un rôle qui non seulement soutient la livraison de projets et de programmes, mais qui aide aussi l'organisation à améliorer sa capacité de livraison tout en atteignant ses objectifs stratégiques.

C'est un rôle qui se trouve souvent dans l'ombre, maintenant les projets en marche comme une machine bien huilée.

Dans cet article, nous mettons l'Analyste PMO sous les projecteurs et découvrons ce que fait l'Analyste PMO, les connaissances et compétences requises pour être Analyste PMO et comment le devenir.

Il existe de nombreuses définitions disponibles pour ce qu'est un « PMO » et ce qu'il fait. À la House of PMO, nous préférons la définition suivante : « un PMO est tout individu, équipe ou département qui soutient la livraison de portefeuilles, de programmes et de projets au sein d'une organisation. »¹

PMO en tant qu'acronyme peut signifier « bureau de gestion de projet », « bureau de gestion de programme » ou « bureau de gestion de portefeuille ».

Par conséquent, un Analyste PMO est un rôle que l'on peut trouver dans de nombreux types de PMO différents.

Le rôle d'un Analyste PMO est décrit comme celui qui : « Soutient le Chef de Projet, de Programme ou de Portefeuille et son équipe dans la livraison, y compris la coordination, la planification, le contrôle, les rapports, l'analyse et les insights. Le rôle soutient également le Gestionnaire PMO dans la livraison des initiatives PMO ».²

L'objectif du rôle d'Analyste PMO se divise en deux catégories différentes – la première consiste à fournir un soutien au chef de projet ou de programme et à l'équipe.

Les rôles et responsabilités ici concernent la fourniture d'un soutien dans les domaines essentiels de la livraison. Les Analystes PMO peuvent être amenés à fournir certaines des activités suivantes, par exemple :

• Maintenir les calendriers et les plans ;
• Suivi financier ;
• Aide à la décision ;
• Suivi des bénéfices ;
• Maintenir les registres des risques, actions, problèmes et changements ;
• Gestion des dépendances ;
• Gestion des ressources ;
• Soutenir les mécanismes de communication ; et
• Développer la documentation.

L'analyste PMO consacre une grande partie de son temps aux données et aux informations pour fournir des insights qui permettent aux autres de prendre des décisions importantes pour faire avancer le projet avec succès. Cet aspect analytique du rôle signifie que les analystes PMO sont compétents dans l'utilisation des outils PPM et des tableurs, cependant il y a un autre aspect au rôle. Les analystes PMO excellent dans l'établissement de relations et la communication, compétences essentielles nécessaires lorsqu'on travaille avec une multitude de parties prenantes, dirigeants seniors, clients et prospects.

Le deuxième domaine de leur rôle – travailler avec le responsable PMO pour s'assurer que le PMO reste adapté à son objectif – signifie qu'ils travaillent souvent sur leurs propres initiatives ou projets. Par exemple, l'organisation a besoin d'un nouvel outil PPM (gestion de portefeuille de projets). Il incombe au PMO d'identifier avec succès, planifier, sourcer, implémenter et gérer l'utilisation continue de l'outil. D'autres initiatives peuvent inclure des activités telles que l'introduction de nouveaux processus, la conception de programmes de formation, l'intégration de nouvelles méthodes de livraison – tout ce qui aide l'organisation à continuer à livrer ses projets et programmes avec succès.

Les compétences, connaissances, aptitudes et comportements requis chez les analystes PMO sont exposés dans le Référentiel de Compétences PMO (l'un des textes fondamentaux pour la qualification Essentials for PMO Analyst).

Travailler au sein d'une fonction PMO a souvent été perçu comme un excellent moyen d'entrer dans le monde de la gestion de projet. Au sein d'un PMO, le rôle d'Administrateur PMO est souvent considéré comme le point de départ, et après avoir acquis de l'expérience, l'étape suivante d'Analyste PMO devient accessible.

Devenir Analyste PMO est également possible si vous travaillez déjà dans un rôle lié aux affaires – par exemple en tant qu'Administrateur d'entreprise, Assistant personnel ou dans un rôle d'administration d'équipe. Après avoir acquis des connaissances en gestion de projet (la qualification Praxis est une bonne option), il existe de nombreuses compétences transférables qui rendent la transition vers le rôle d'Analyste PMO possible.

En revenant à la définition des PMO, « tout individu, équipe ou département qui soutient la livraison de portefeuilles, de programmes et de projets au sein d'une organisation », les PMO sont devenus de plus en plus courants dans les organisations où il y a beaucoup d'activités de changement et où les projets et programmes sont devenus de plus en plus complexes et compliqués. Utiliser un PMO pour aider à gérer un large portefeuille de changements est l'un des facteurs majeurs qui aide les organisations à devenir plus cohérentes dans leur façon de livrer les projets, et avec la cohérence viennent des gains en performance, efficacité et ultimement en succès. Sans les PMO, et par extension le rôle de l'Analyste PMO, il n'y a pas de point central de supervision et de contrôle pour gérer ces complexités.

Les analystes PMO apportent une expertise critique dans des domaines tels que la gestion des risques, la planification, l'allocation des ressources et la standardisation des processus, jouant un rôle pivot dans l'amélioration de la livraison de projets. Leurs compétences analytiques aident non seulement à identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des obstacles, mais aussi à exploiter les insights basés sur les données pour améliorer la prise de décision à tous les niveaux. En substance, la valeur des analystes PMO pour maximiser les résultats de projets ne peut être sous-estimée ; ils sont le ciment qui maintient ensemble les divers aspects de la gestion de projet, garantissant que même au milieu du changement et de la complexité, l'efficacité et le succès restent à portée de main.

La variété des tâches et des responsabilités signifie qu'aucune journée ne se ressemble – un jour, vous pourriez vous plonger dans l'analyse de données pour prévoir les résultats de projets, et le lendemain, vous pourriez animer une rétrospective.

Pour ceux qui découvrent un poste d'Analyste PMO, il peut falloir quelques mois pour s'installer dans le rôle, c'est parfaitement normal ! Pour vous aider à vous y faire, voici cinq conseils pour les nouveaux analystes PMO :

• Le rôle d'un Analyste PMO peut varier d'une organisation à l'autre – assurez-vous d'avoir une compréhension claire de ce qui est attendu de vous dans ce rôle dès le départ.
   
• Un Analyste PMO doit savoir qui est qui dans l'organisation, alors assurez-vous, dans les premiers jours et semaines, d'apprendre à connaître autant que possible – du contact principal pour réserver les salles de réunion, au contact du service financier.
   
• Trouvez un parrain – travailler dans un PMO est un effort d'équipe, il y aura donc quelqu'un sur qui vous pourrez compter pour du soutien et des conseils dans les premiers mois.

• Une partie importante du rôle d'analyste PMO consiste à comprendre quels sont les cycles de reporting – c'est-à-dire la cadence de livraison des informations requises et à quel moment, ceci sera votre étoile directrice lorsque vous commencerez dans ce rôle.
   
• Comprenez quels sont vos indicateurs – ce sont les éléments qui indiquent à l'organisation que vous faites du bon travail. Si votre nouveau poste comporte une période d'essai de 6 mois, il est crucial de savoir que vous êtes sur la bonne voie et que vous vous intégrez bien dans votre nouvelle équipe et votre nouveau rôle.

Chez House of PMO, l'organisation professionnelle pour les personnes travaillant dans les PMO, nous sommes de grands défenseurs de l'utilisation de la communauté et du réseau de votre profession également. Un nouveau rôle exigeant comme celui d'analyste PMO signifie que vous rencontrerez de nouvelles choses à apprendre, ou que vous aurez besoin d'idées et de conseils provenant d'autres sources en dehors de votre PMO. Pour votre carrière PMO à long terme, il s'agit aussi de rester au courant des nouveaux développements dans le domaine que vous pourrez utiliser dans votre PMO.

Visitez le site web de House of PMO pour plus d'informations.

En résumé, l'Analyste PMO joue un rôle crucial mais souvent sous-estimé au sein des organisations. Cet article a mis en lumière le rôle de l'Analyste PMO, soulignant ses responsabilités, les compétences et connaissances requises, ainsi que les voies d'accès à cette profession. Le travail de l'Analyste PMO est dynamique, impliquant un équilibre entre capacités analytiques et compétences interpersonnelles pour aider à surmonter les complexités de la gestion de projet et contribuer à des résultats réussis.

Pour toute personne envisageant une carrière d'Analyste PMO ou celles cherchant à comprendre la valeur qu'ils apportent à une organisation.

Il est clair que ce rôle va bien au-delà du simple support ; il s'agit d'aider les organisations à gagner en maturité dans leurs approches de mise en œuvre du changement, et avec la maturité viennent des taux de réussite de projets plus élevés.

Alors que nous continuons à évoluer dans un monde où le changement est la seule constante, le rôle de l'analyste PMO deviendra sans aucun doute encore plus important. Ceux qui se lancent dans ce rôle peuvent s'attendre à une carrière pleine d'opportunités de croissance, d'apprentissage et de récompenses significatives. Avec la bonne approche et le bon dévouement, le parcours d'un analyste PMO peut être à la fois épanouissant et transformateur, non seulement pour l'individu mais pour toute son organisation.

¹  Le PMO en tant que fonction métier (2023) Inside PMO Report, House of PMO.
² PMO Competency Framework (2024) House of PMO, TSO, 2e édition