Sorry, you need to enable JavaScript to visit this website.
Job role

PMO Administrator

Wat is een PMO Administrator? Een overzicht van de rol en de belangrijkste verantwoordelijkheden.

Database Administrator Begeleider Scrum Master Projectplanner PMO Administrator IT Manager Business Relationship Manager Product Owner PMO Analist Projectmanager Agile Project Manager Cybersecurity Analist IT Service Manager Programmamanager Technisch Schrijver Business Analist

Deze inhoud is vertaald door AI. Geef uw feedback.

Wat doet een PMO Administrator?

Een PMO Administrator is een rol die wordt beschouwd als een instapfunctie binnen het PMO en is primair verantwoordelijk voor het ondersteunen van de Projectmanager en hun team bij de oplevering van het project.

Een PMO Administrator is een belangrijke instapfunctie binnen een PMO, verantwoordelijk voor het bieden van uitgebreide administratieve ondersteuning aan projectteams. Dit omvat het onderhouden van documentatie, het volgen van voortgang en het coördineren van communicatie tussen belanghebbenden. Zij zorgen voor een soepel verloop van projectactiviteiten door het opzetten en beheren van tools, het bijwerken van rapporten en het onderhouden van best practices.

PMO's – gedefinieerd als "elke persoon, team of afdeling die portfolio-, programma- en projectuitvoering binnen een organisatie ondersteunt" (House of PMO) – hebben een toegewijd team en een rol die vaak binnen de PMO wordt gezien is de PMO Administrator.

De PMO Administrator rol ondersteunt projecten op administratieve gebieden zoals het onderhouden van documentatie, het volgen van voortgang en het coördineren van communicatie tussen verschillende belanghebbenden. Zij zijn ook typisch verantwoordelijk voor het ondersteunen van het opzetten en doorlopend gebruik van tools en systemen, het bijwerken van dashboards en rapporten, en ervoor zorgen dat best practices gedurende het hele project worden gevolgd.

Een PMO Administrator kan worden toegewezen aan slechts één project of aan meerdere projecten, afhankelijk van de hoeveelheid ondersteuning die nodig is. Zij kunnen soms de enige persoon zijn die ondersteuning biedt, of zij kunnen onderdeel zijn van een groter team van PMO-professionals, wederom afhankelijk van de grootte van het project en de hoeveelheid ondersteuning die nodig is.

De meeste organisaties die tegenwoordig projecten en programma's gebruiken om veranderingen te managen, maken gebruik van een PMO om ervoor te zorgen dat projecten succesvol worden opgeleverd.

Als een PMO Administrator onderdeel is van een groter PMO-team, zullen zij ook ondersteuning bieden aan de PMO Manager bij verschillende administratieve taken om de succesvolle uitvoering van initiatieven binnen de PMO zelf te waarborgen.

De PMO Administrator rol wordt beschouwd als de instapfunctie in een PMO en zal samenwerken met andere rollen zoals de PMO Analyst. Voor meer informatie over deze rol, bekijk onze blog over wat een PMO Analyst doet.

De PMO Administrator rapporteert doorgaans aan de PMO Manager, maar heeft ook een dagelijkse rapportagelijn naar de projectmanagers die zij ondersteunen.

Belangrijkste Verantwoordelijkheden van een PMO Administrator

PMO's hebben populariteit gewonnen in veel organisaties om een aantal belangrijke redenen.

  • Standaardisatie: PMO's zorgen voor consistente projectmanagementpraktijken binnen de organisatie, wat leidt tot betere voorspelbaarheid en controle.
  • Governance: PMO's bieden toezicht en governance, en zorgen ervoor dat projecten aansluiten bij organisatiedoelstellingen en voldoen aan regelgeving.
  • Efficiëntie: PMO's helpen processen te stroomlijnen, de toewijzing van middelen te verbeteren en verspilling te verminderen, wat leidt tot kostenbesparingen en verhoogde efficiëntie.
  • Ondersteuning: PMO's bieden ondersteuning aan projectmanagers door middel van training, tools en methodologieën, wat het succes van projectoplevering verbetert.
  • Strategische Afstemming: PMO's zorgen ervoor dat projecten en programma's zijn afgestemd op de strategische doelstellingen van de organisatie, wat de algehele effectiviteit verhoogt.
  • Risicomanagement: PMO's helpen bij het vroegtijdig identificeren en beperken van risico's, waardoor de kans op projectsucces toeneemt.

Het House of PMO heeft een uitgebreid functieprofiel van een PMO Administrator geleverd binnen de cursustekst voor de Essentials for PMO Administrator cursus.

De cursustekst – het PMO Competency Framework – schetst vijf belangrijke verantwoordelijkheden die PMO Administrators kunnen verwachten uit te voeren in hun rol:

  1. Een uitgebreide administratieve service bieden die alles kan omvatten, van het ondersteunen van vergaderingen, het opvolgen van acties, het doen van aankopen tot het afhandelen van ad-hoc vragen.
  2. Ervoor zorgen dat alle projectgerelateerde informatie en documentatie wordt gelogd, versie-gecontroleerd, onderhouden, gemonitord en gearchiveerd.
  3. Systemen onderhouden voor de registratie van alle projectgegevens – urenstaten, kosten enz.
  4. Het verzamelen van rapporten coördineren en samenvattende rapporten en pakketten produceren.
  5. Registers van risico's, acties, problemen, wijzigingen en afhankelijkheden onderhouden.

Welke vaardigheden heeft een PMO Administrator nodig?

De rol vereist uitstekende organisatorische, communicatieve en analytische vaardigheden, en biedt een dynamische en gevarieerde werkomgeving. PMO Administrators rapporteren vaak aan PMO Managers en kunnen gelijktijdig aan meerdere projecten werken, waardoor ze van vitaal belang zijn voor de succesvolle uitvoering van organisatorische initiatieven.

Het PMO Competency Framework schetst ook de belangrijkste kennis, vaardigheden en gedragingen die een PMO Administrator doorgaans nodig heeft om zijn of haar taken succesvol uit te voeren.

Er zijn veel vaardigheden nodig, maar de drie belangrijkste zijn:

Organisatievaardigheden – de allerbeste PMO Administrators zijn degenen die veel verschillende taken kunnen beheren, vaak tegelijkertijd, terwijl ze mensen op de hoogte houden. De projectomgeving leent zich voor iedereen die graag werkt in een drukke omgeving met veel concurrerende deadlines.

Communicatievaardigheden – de rol van de PMO Administrator is zeker een mensen-gerichte rol en er zijn VEEL mensen die naar de PMO Administrator kijken als het centrale knooppunt voor informatie, hulp en begeleiding. PMO Administrators weten meestal wie wat doet, en wie te vragen wanneer antwoorden nodig zijn.

Analytische vaardigheden – met de hoeveelheid rapportage die gebeurt bij een project, zal geen PMO Administrator vreemd zijn van een spreadsheet of twee. In dit stadium van een PMO-carrière gaat het erom kernvaardigheden voor projectdata te ontwikkelen met het oog op doorgroeien en werken met complexere informatie en analyses.

Hoeveel verdient een PMO-beheerder?

Volgens de Association for Project Management (APM) ligt het gemiddelde salaris voor deze rol in het VK rond de £25.000 tot £35.000 per jaar. Wanneer het gemiddelde salaris wordt omgerekend naar Amerikaanse dollars, ligt dit bereik op ongeveer $35.000 tot $50.000 per jaar. Salarissen kunnen echter variëren afhankelijk van de organisatie, locatie en het niveau van ervaring.

Hoe word je een PMO Administrator

Een PMO Administrator rol is uitdagend en gevarieerd, vaak zijn geen twee dagen hetzelfde. Het is een teamgerichte rol, waarbij je veel verschillende mensen met verschillende behoeften ondersteunt. Als je gedijt in een dynamische omgeving, van multitasken houdt en oog hebt voor detail, dan zou een PMO Administrator rol goed bij je kunnen passen.

Je hebt doorgaans een achtergrond nodig in een kantoorfunctie, bij voorkeur iets administratiefs zoals bedrijfsadministratie, persoonlijk assistent, teamondersteuning. Voor complete beginners, zonder enige projectmanagementkennis of eerdere werkervaring in het vakgebied, kan het nuttig zijn om certificeringstraining in dit gebied te volgen, om je kennis en vaardigheden aan te tonen. Essentials for PMO Administrators biedt een inleiding tot Project-, Programma- en Portfoliomanagement (P3M), binnen de context van een PMO en is een geweldige plek om te beginnen voor alle aspirant-PMO en projectadministrators.

PMO Administrator worden vereist een combinatie van ervaring, vaardigheden en opleiding.

  • Doe wat onderzoek naar de rol van PMO Administrator en leer meer over de rollen en verantwoordelijkheden en verwachtingen van de functie.
  • Overweeg formeel onderwijs in projectmanagement en PMO – de Essentials for PMO Administrators is specifiek gemaakt voor mensen die de PMO wereld willen betreden.
  • Begrijp welke overdraagbare vaardigheden nodig zijn in een PMO Administrator rol en hoe deze versterkt kunnen worden
  • Zoek uit of er al mogelijkheden bestaan binnen je huidige organisatie om over te stappen naar projectmanagement.

Het volgen van training kan helpen om vertrouwen op te bouwen in het begrip van hoe projecten werken en wat er van PMO-beheerders wordt verwacht in hun eerste rol. Het zal ook helpen om te benadrukken welke overdraagbare vaardigheden je al hebt die zullen worden gebruikt in je PMO-beheerdersrol.

Essentials for PMO Administrators Training and Certification is een driedaagse cursus ontworpen voor beginners, om een inleiding te bieden tot Project-, Programma- en Portfoliomanagement (P3M), binnen de context van een Project Management Office. Deze cursus verdiept zich in de vier hoofdrollen binnen een PMO en ontdekt wat er nodig is om te slagen in een ondersteunende rol.

Ontdek meer over PMO-beheerders Training en Certificering

Na het opdoen van ervaring als PMO-beheerder, heb je mogelijk de kans om door te groeien naar het volgende niveau in de PMO, namelijk de PMO-analist rol.

Er zijn andere wegen om te verkennen, zoals de rol van Assistant Project Manager of dieper ingaan op specialistische rollen binnen de PMO, bijvoorbeeld gericht op financiën, risico of planning.

Get in touch

Have you found what you need on this page?