Projectsucces stimuleren met het Five Case Model: Een gesprek met Dr Joe Flanagan
Dr Joe Flanagan, een ervaren expert in openbare dienstverlening en projectuitvoering, staat misschien wel het best bekend als de grondlegger van de Five Case Model-methodologie en auteur van de HM Treasury Gidsen over de ontwikkeling van programma- en projectbusiness cases. Met meer dan 50 jaar ervaring in de openbare dienst heeft Joe's werk bijgedragen aan de manier waarop we denken over het ontwikkelen van business cases voor programma's en projecten, zowel in het VK als internationaal. Zijn werk heeft zowel de publieke als private sector geholpen om beter geïnformeerde, kosteneffectieve beslissingen te nemen als het gaat om investeringen en de uitvoering van programma's en projecten.
In dit artikel onderzoeken we Joe's gedachten over de blijvende relevantie van het Five Case Model; waarom zoveel projecten er niet in slagen om aan de verwachtingen te voldoen; en wat we kunnen doen om de uitvoering van programma's/projecten vooruit te helpen.
Een Schat aan Ervaring in de Openbare Dienst
Joe's carrière beslaat verschillende decennia, met opmerkelijke rollen waaronder Commercial Director voor NHS IT in Engeland en Wales en betrokkenheid bij het National Programme for IT (NPfIT), en Director of Investment Policy and Appraisal voor NHS Wales, waar hij Health Boards en de Welsh Government begeleidde bij de ontwikkeling en beoordeling van hun plannen.
Joe begon zijn carrière bij HM Treasury in 1972, en tegen de tijd dat hij in 2017 met pensioen ging had hij gewerkt met vele buitenlandse regeringen en instanties, waaronder meer dan 30 Britse regeringsdepartementen aan talloze projecten.
Na zijn pensionering blijft Joe een aanzienlijke impact maken, met name in zijn rol als Joint Chief Examiner voor de Better Business Case Programmes Accreditation and Training Scheme.
Het Vijf Case Model: Zal Het Standhouden?
Het Vijf Case Model is nu een gevestigde methodologie die wordt gebruikt om de haalbaarheid van investeringsvoorstellen te beoordelen, en Joe is er zeker van dat het zal standhouden. De vijf kernvragen van het model - die de afbakening en planning van de strategische, economische, commerciële, financiële en managementdimensies van de business case bestrijken - bieden een robuust kader voor besluitvorming dat ervoor zorgt dat plannen aansluiten bij strategische doelstellingen, optimale waar voor geld bieden, betaalbaar zijn, en commercieel en realistisch uitgevoerd kunnen worden.
Joe legt uit: "Ongeacht of we het wel of niet het Vijf Case Model noemen, dat zijn fundamentele vragen die niet zullen verdwijnen": in wezen is het Vijf Case Model gekomen om te blijven omdat deze kernvragen de fundamenten van elk succesvol project aanpakken. Een belangrijk probleem met business cases vandaag de dag is dat ze vaak te langdradig en tijdrovend zijn om te maken. Joe gelooft dat dit vermeden kan worden als mensen de kernstappen en acties volgen die in de richtlijnen worden beschreven, en het gegeven advies pragmatisch en proportioneel interpreteren en gebruiken.
Waarom Falen Zoveel Business Cases?
Ondanks het solide kader dat het Vijf Case Model biedt, worstelen veel organisaties nog steeds met het ontwikkelen van effectieve business cases. Joe identificeert een belangrijke reden hiervoor: mensen storten zich vaak op projecten zonder de kernvragen die het Vijf Case Model behandelt volledig te overwegen. Te vaak worden business cases achteraf geschreven, nadat een project al is begonnen, wat leidt tot suboptimale planning.
Joe wijst erop dat een van de grootste problemen bij projectuitvoering, zowel in de publieke als private sector, een gebrek aan doordachte planning is voordat middelen worden toegewezen. "Zodra je beseft dat slechts één op de tien projecten op tijd, volgens specificatie en binnen budget wordt opgeleverd, wordt het probleem duidelijk," zegt Joe: de meeste projecten gaan over budget, leveren minder dan verwacht, en duren veel langer dan verwacht om op te leveren"
Het is het gebrek aan gestructureerd denken voor het starten van projecten dat leidt tot inefficiënties en kostenoverschrijdingen; en vaak is het eindresultaat ver van de oorspronkelijke verwachtingen.
De Rol van Mensen bij Succesvolle Oplevering
Een van Joe's belangrijkste inzichten is dat mensen de meest cruciale factor zijn om het succes van projecten te waarborgen. Hoewel tools, technieken en methodologieën zoals het Vijf Case Model essentieel zijn, zijn ze alleen effectief als de juiste mensen bij het proces betrokken zijn. Het betrekken van de juiste belanghebbenden en het bevorderen van een samenwerkingsgerichte omgeving tijdens belangrijke workshops kan een wereld van verschil maken bij het ontwikkelen van een solide business case.
Joe vervolgde: "Mensen fixeren zich te vaak op 'het schrijven van de business case,' maar het gaat om denken in plaats van schrijven. Het proces draait volledig om het afbakenen en plannen van een voorstel voor interventie en uitgaven; de business case is simpelweg de bewaarplaats voor de bewijsvoering."
Om te helpen beschrijft Joe twee kritische workshops: de eerste richt zich op het definiëren van de case for change en investeringsdoelstellingen, terwijl de tweede verschillende opties verkent en de oplossingen beoordeelt. Hij merkt op: "Als je de juiste mensen betrekt, krijg je de juiste antwoorden."
Joe benadrukt een belangrijk kader dat hij introduceerde in het Treasury Green Book, de opties framework filter, die projectteams helpt om een breed scala aan opties te beoordelen in plaats van simpelweg die te kiezen die het makkelijkst of meest handig lijkt. Door alle mogelijkheden systematisch door te denken, kunnen teams de val vermijden van het achteraf aanpassen van een business case rond een reeds besloten oplossing.
Joe legde uit dat "Het primaire voordeel van de opties framework filter zijn vermogen is om belangrijke belanghebbenden te helpen snel en langzaam te denken en opties voor een plan snel te identificeren en beoordelen tijdens een workshop; het kan worden toegepast op beleid, portfolio's, programma's, evenals projecten."
Uitbreidend op zijn eerdere punt zei Joe: "Te veel aanbestedingen in de publieke sector wereldwijd slagen er niet in om optimale waar voor geld te bereiken, omdat ze de 'beste van de slechtste' selecteren uit een slecht bedachte shortlist, in plaats van het brede scala aan mogelijke opties in een longlist vanaf het begin te identificeren".
Door de opties framework filter op te nemen in workshops met de juiste belanghebbenden en eindgebruikers, kan deze uitdaging effectief worden aangepakt, wat leidt tot verbeterde publieke waarde uit bestaande uitgaven.
Het Belang van Gestructureerd Denken
Het ontwikkelen van kritisch denkvermogen is essentieel voor iedereen die betrokken is bij business case ontwikkeling. Joe gelooft dat de sleutel tot het bevorderen van dergelijke vaardigheden ligt in gestructureerde workshops die deelnemers door de verschillende fasen van planning leiden. Hij herinnert zich een workshop waarin twee groepen, een gericht op IT en de andere op servicetransformatie, aanvankelijk oneens waren over het doel van een project. Door een gestructureerde aanpak konden ze echter hun denken op elkaar afstemmen en hun investeringsdoelstellingen verduidelijken.
Joe is ook een fervent voorstander van het betrekken van eindgebruikers bij het proces. Het betrekken van de mensen die uiteindelijk zullen profiteren van of gebruik maken van het project kan leiden tot effectievere, innovatievere en kostenefficiëntere oplossingen. Hij deelt een gedenkwaardig voorbeeld van een wegontwikkelingsproject waarbij vrachtwagenchauffeurs hielpen een eenvoudige oplossing voor een verkeersprobleem te identificeren—het creëren van uitwijkplaatsen om congestie te verlichten—in plaats van de aanvankelijk voorgestelde, kostbare wegverbreding.
De Rol van het Publiek bij het Vormgeven van Effectief Beleid
Naar Joe's mening beperkt succesvolle projectuitvoering zich niet alleen tot de private of publieke sector. Zelfs beleidsontwikkeling kan profiteren van het gestructureerde denken dat het HM Treasury Green Book aanmoedigt. Joe heeft met overheden gewerkt om Green Book tools en technieken te gebruiken voor het ontwikkelen van beleids- en programmastrategieën, wat een aanpak is die niet vaak wordt gezien in traditionele beleidsontwikkeling.
Hij gelooft dat goed beleid gebaseerd moet zijn op doordachte planning in plaats van ad-hoc beslissingen. Politici, zegt hij, komen vaak ter plekke met beleid—zoals het idee van een hogesnelheidstrein en proberen dan uit te vinden waar deze neer te zetten. Een betere aanpak zou inhouden dat de doelstellingen van het beleid worden doordacht en ervoor wordt gezorgd dat elke investering vanaf het begin afgestemd is op die doelen.
Vooruitgaan: Een Oproep voor Betere Besluitvorming
Naar Joe's mening komt het verbeteren van project- en programma-uitvoering neer op twee belangrijke zaken: de juiste mensen betrekken en een gestructureerde, doordachte aanpak toepassen bij business case ontwikkeling. Door de juiste vragen vooraf te stellen, belanghebbenden te betrekken bij betekenisvolle discussies, en het Vijf Case Model te omarmen, kunnen we betere beslissingen nemen en kostbare fouten vermijden.
De belangrijkste les uit Joe's inzichten is duidelijk: succesvolle projecten en programma's vereisen zorgvuldig denken, samenwerking en planning. Terwijl we vooruitgaan, is het essentieel om deze principes en tools consistenter toe te passen in zowel de publieke als private sector om ervoor te zorgen dat we de beste waarde krijgen voor onze investeringen.
Als er één ding opvalt uit dit gesprek, is het dat hoewel kaders en modellen zoals het Vijf Case Model belangrijk zijn, het de mensen zijn die ermee omgaan—kritisch denkend, effectief samenwerkend en geïnformeerde beslissingen nemend—die uiteindelijk projectsucces bewerkstelligen.
Better Business Cases TM
Better Business Cases training en certificering is gebaseerd op het 'Vijf Case Model' – de best practice aanpak van de Britse regering voor het ontwikkelen van uitgavenvoorstellen en het mogelijk maken van effectieve bedrijfsbeslissingen.
Om meer te leren over hoe voorstellen te ontwikkelen die een initiatief accuraat afbakenen en managementondersteuning en financiering veiligstellen, bezoek onze Better Business Cases productpagina.
