De kunst van het identificeren van een projectvoordeel

Managing Benefits - Optimizing the Return from Investment door Steve Jenner begeleiding definieert een voordeel als een "meetbare verbetering door verandering [d.w.z. uitkomsten], die door één of meer belanghebbenden als positief wordt ervaren, en die bijdraagt aan organisatorische (inclusief strategische) doelstellingen". Het definiëren van een voordeel vormt een cruciaal onderdeel van de initiële "Identificeren en Kwantificeren" praktijk van de voordelen management cyclus die een solide basis legt voor:

1. geïnformeerde optie-analyse in de progressieve ontwikkeling van het programma/project business case in termen van haalbaarheid (risico's), betaalbaarheid (kosten) en het allerbelangrijkste, wenselijkheid (voordelen).
2. investeringsbeoordeling van de definitieve business case om totale levensduurkosten (zowel kapitaal- als operationele uitgaven) te vergelijken versus rendement op investering door verwachte voordelen die gerealiseerd zullen worden.
3. portfolio prioritering die zou moeten resulteren in geoptimaliseerde voordelen bijdrage tegen strategische doelstellingen voor de organisatie.
4. management van voordelen realisatie in operationele dienstverlening om die nieuwe strategische doelstellingen te actualiseren.

Dit is waarom voordelen de primaire rationale zouden moeten zijn voor elke kapitaalinvestering besluitvorming. Als zodanig, wanneer je aanvankelijk een voordeel identificeert als onderdeel van een voordelen mapping oefening, is het belangrijk om consequent de meetbare verbetering door verandering te articuleren op een gestructureerde manier om progressieve objectieve beoordeling van het voordelen plan tegen de business case mogelijk te maken. De reden hiervan is dat de voordelen vermeld in de business case die gebruikt wordt voor voortdurende bedrijfsrechtvaardiging meer zinvol zijn als beide basislijn documenten uitgelijnd blijven en tegelijkertijd goedgekeurd worden.

Om voordelen op een solide basis te plaatsen, zou het type voordeel moeten verwijzen naar die voordelen categorieën die gecommuniceerd zijn in het portfolio voordelen management framework van de organisatie en deze voordelen categorieën worden op hun beurt gebruikt in het portfolio management framework om investeringen te categoriseren tegen nieuwe strategische doelstellingen. Bijvoorbeeld, een "efficiëntie - verzilverbaar" voordelen categorie zou typisch geschreven worden als [verhoogde kostenbesparing van "X"% over "Y" jaren]. 

Dat wil zeggen, [meetbare verbetering met behulp van een werkwoord] door [type voordeel] van [hoeveelheid als percentage of datareeks] over [tijdsperiode]. Als zodanig zou het nagestreefde voordeel een eerste concept moeten articuleren van wat de strategische behoefte wil bereiken (d.w.z. de voordelen voor de sponsorende organisatie die geleverd willen worden als gevolg van elke kapitaalinvestering). De nagestreefde voordelen zouden het potentieel moeten bevatten om verhoogde waarde te leveren (waar mogelijk), terwijl de strategie succesvol wordt uitgevoerd. Aangezien voordelen en waardemanagement wederzijds ondersteunende disciplines zijn die zich bezighouden met het leveren van value for money. 

De Gids voor Effectief Benefits Management in Grote Projecten adviseert de volgende criteria die iedereen kan gebruiken om elk type voordeel te valideren. Dat wil zeggen, een voordeel:

1. moet per definitie meetbaar zijn – zo niet, dan kan het niet als gerealiseerd worden geclaimd.
2. is een verbetering die voortvloeit uit een uitkomst (het eindresultaat) van de verandering. Een voordeel is niet de verandering zelf.
3. ligt in het oog van de beschouwer – stakeholders waarderen dezelfde voordelen verschillend. Als zodanig kan een voordeel voor de ene stakeholder een nadeel zijn (een uitkomst die als negatief wordt ervaren) voor een ander.
4. creëert een expliciete link tussen tastbare outputs, capaciteiten, uitkomsten en voordelen met – nieuwe strategische doelen.
5. zorgt ervoor dat er afstemming is van inspanning, middelen en investeringen gericht op het bereiken van organisatiedoelstellingen (inclusief strategische doelstellingen).

Naast het bovenstaande adviseert Stephen Jenner ook bevestiging van:

1. De eigenaar van het voordeel en hun instemming om verantwoordelijk te zijn voor het voordeel, met name de vereiste ondersteunende bedrijfsveranderingen. Daarbij moet worden opgemerkt dat verantwoordelijkheid een persoonlijke keuze is, je moet verantwoordelijk willen worden gehouden voor het realiseren van voordelen.
2. Hoe zal de sponsorende organisatie weten of het voordeel daadwerkelijk is gerealiseerd (d.w.z. welke basislijnen en meetinstrumenten zullen worden gebruikt)?
3. Wat is de omvang van het verwachte voordeel (d.w.z. hoeveel?) en wanneer zal het worden gerealiseerd (d.w.z. de oploop of het traject naar volledige realisatie van voordelen met inachtneming van gewenning aan nieuwe en verbeterde werkwijzen)?
4. Welk deel van de organisatie, of een onderdeel daarvan, verbetert het verwachte voordeel daadwerkelijk?
5. Aan welke nieuwe strategische doelstelling draagt het voordeel bij en hoe sterk is deze bijdrage bijvoorbeeld logisch/empirisch, direct/indirect?

Veel te veel organisaties worstelen met het aantonen van daadwerkelijke prestatieverbeteringen door opkomende en voorspelde voordelen die in de praktijk zouden moeten worden gerealiseerd, vooral wanneer voordelen niet goed worden geïdentificeerd en gemeten vanaf het begin in een business case. Het moet worden erkend dat benefits management niet een ander aspect is van programma- of projectmanagement, maar eerder de beweegreden voor optieanalyse, investeringsbeoordeling en portfolioprioritering in elke besluitvorming over kapitaalinvesteringen tegen beschikbare organisatiemiddelen. Als zodanig moet voorzichtigheid worden betracht bij het identificeren en claimen van elk voordeel om ervoor te zorgen dat het de kritieke succesfactoren beschrijft die door de sponsorende organisatie kunnen worden gebruikt om succesvolle strategieuitvoering door middel van programma's en projecten te bepalen. 

1. APMG International (2014). Managing Benefits by Steve Jenner, 2e editie. The Stationery Office, Norwich.
2. Infrastructure and Projects Authority (2017). Gids voor effectief voordelen management in grote projecten. Beschikbaar op: https://www.gov.uk/government/publications/guide-for-effective-benefits-management-in-major-projects
3. Building Queensland (2020). Investment Logic Mapping Gids (Business Case Development Framework 3^e Release. Beschikbaar op: https://buildingqueensland.qld.gov.au/wp-content/uploads/2020/04/Investment-Logic-Mapping-Guide.pdf
4. Antonio-Nieto Rodriguez, A. & Speculand, R. (2021). Strategy Implementation Body of Knowledge. Strategy Implementation Institute, Verenigd Koninkrijk.