Die meisten Menschen haben von der Arbeit gehört, die Projektmanager leisten – sie orchestrieren die Planung, Durchführung und den Abschluss eines Projekts, stellen sicher, dass es seine Ziele, Termine und das Budget einhält, überwinden dabei Herausforderungen und koordinieren die Bemühungen des Teams. Aber was ist mit der Rolle, die den Projektmanager aktiv in seinen Bestrebungen unterstützt?

Die Rolle des PMO-Analysten unterstützt nicht nur die Umsetzung von Projekten und Programmen, sondern hilft der Organisation auch dabei, besser bei der Umsetzung zu werden und gleichzeitig ihre strategischen Ziele zu erreichen.

Es ist eine Rolle, die oft im Hintergrund agiert und dafür sorgt, dass Projekte wie ein gut geöltes Uhrwerk laufen.

In diesem Artikel rücken wir den PMO Analyst ins Rampenlicht und finden heraus, was ein PMO Analyst macht, welche Kenntnisse und Fähigkeiten für die Tätigkeit als PMO Analyst erforderlich sind und wie man einer wird.

Es gibt viele verfügbare Definitionen dafür, was ein 'PMO' ist und was es tut. Im House of PMO bevorzugen wir die Definition: „Ein PMO ist jede Einzelperson, jedes Team oder jede Abteilung, die die Portfolio-, Programm- und Projektabwicklung innerhalb einer Organisation unterstützt."¹

PMO als Akronym kann „Project Management Office", „Programme Management Office" oder „Portfolio Management Office" bedeuten.

Daher ist ein PMO-Analyst eine Rolle, die in vielen verschiedenen Arten von PMOs zu finden ist.

Die Rolle eines PMO-Analysten wird als eine beschrieben, die: "den Projekt-, Programm- oder Portfoliomanager und sein Team bei der Durchführung unterstützt, einschließlich Koordination, Planung, Kontrolle, Berichterstattung, Analyse und Erkenntnisgewinnung. Die Rolle unterstützt auch den PMO-Manager bei der Umsetzung von PMO-Initiativen".²

Der Zweck der PMO-Analyst-Rolle gliedert sich in zwei verschiedene Bereiche – der erste ist die Unterstützung des Projekt- oder Programmmanagers und des Teams.

Die Rollen und Verantwortlichkeiten hier bestehen darin, Unterstützung in den Kernbereichen der Durchführung zu bieten. Von PMO-Analysten kann erwartet werden, dass sie einige der folgenden Tätigkeiten ausführen, zum Beispiel:

• Pflege von Zeitplänen und Plänen;
• Finanzielle Überwachung;
• Entscheidungsunterstützung;
• Nutzenverfolgung;
• Pflege von Risiko-, Aktions-, Problem- und Änderungsregistern;
• Abhängigkeitsmanagement;
• Ressourcenmanagement;
• Unterstützung von Kommunikationsmechanismen; und
• Entwicklung von Dokumentation.

Der PMO-Analyst verbringt einen Großteil seiner Zeit mit Daten und Informationen, um Erkenntnisse zu liefern, die es anderen ermöglichen, wichtige Entscheidungen für den erfolgreichen Projektfortschritt zu treffen. Diese analytische Seite der Rolle bedeutet, dass PMO-Analysten kompetent im Umgang mit PPM-Tools und Tabellenkalkulationen sind, jedoch gibt es noch eine andere Seite der Rolle. PMO-Analysten sind ausgezeichnete Beziehungsaufbauer und Kommunikatoren – Kernfähigkeiten, die bei der Arbeit mit einer Vielzahl von Stakeholdern, Führungskräften, Kunden und Auftraggebern erforderlich sind.

Der zweite Bereich ihrer Rolle – die Zusammenarbeit mit dem PMO-Manager, um sicherzustellen, dass das PMO zweckmäßig bleibt – bedeutet, dass sie oft an eigenen Initiativen oder Projekten arbeiten. Zum Beispiel benötigt die Organisation ein neues PPM-Tool (Projektportfolio-Management). Es ist die Aufgabe des PMO, das Tool erfolgreich zu identifizieren, zu planen, zu beschaffen, zu implementieren und die laufende Nutzung zu verwalten. Andere Initiativen können Aktivitäten wie die Einführung neuer Prozesse, die Entwicklung von Schulungsprogrammen, die Einbettung neuer Liefermethoden umfassen – alles, was der Organisation dabei hilft, ihre Projekte und Programme weiterhin erfolgreich zu liefern.

Die Kompetenzen, das Wissen, die Fähigkeiten und Verhaltensweisen, die bei PMO-Analysten erforderlich sind, werden im PMO Competency Framework dargelegt (einer der Kerntexte für die Essentials for PMO Analyst Qualifikation).

Die Arbeit in einer PMO-Funktion wurde oft als großartiger Einstieg in die Welt des Projektmanagements betrachtet. Innerhalb eines PMO wird die Rolle des PMO-Administrators oft als Ausgangspunkt gesehen, und nach dem Sammeln von Erfahrungen wird der nächste Schritt zum PMO-Analysten erreichbar.

PMO-Analyst zu werden ist auch möglich, wenn Sie bereits in einer geschäftsbezogenen Rolle arbeiten – zum Beispiel als Business Administrator, Persönliche Assistenz oder in einer teambasierten Verwaltungsrolle. Nach dem Erwerb von Kenntnissen im Projektmanagement (die Praxis-Qualifikation ist eine gute Option) gibt es viele übertragbare Fähigkeiten, die den Übergang in die PMO-Analyst-Rolle ermöglichen.

Rückblickend auf die Definition für PMOs, „jede Einzelperson, jedes Team oder jede Abteilung, die die Portfolio-, Programm- und Projektabwicklung innerhalb einer Organisation unterstützt", sind PMOs in Organisationen immer häufiger geworden, in denen es viel Veränderungsaktivität gibt und in denen Projekte und Programme zunehmend komplex und kompliziert geworden sind. Die Verwendung eines PMO zur Unterstützung bei der Verwaltung eines großen Portfolios von Veränderungen ist einer der wichtigsten Faktoren, die Organisationen dabei helfen, konsistenter in der Art und Weise zu werden, wie sie Projekte durchführen, und mit Konsistenz kommen Verbesserungen in Leistung, Effizienz und letztendlich Erfolg. Ohne PMOs und damit auch ohne die Rolle des PMO-Analysten gibt es keinen zentralen Punkt der Aufsicht und Kontrolle für die Verwaltung dieser Komplexitäten.

PMO-Analysten bringen entscheidende Expertise in Bereichen wie Risikomanagement, Terminplanung, Ressourcenzuteilung und Prozessstandardisierung mit und spielen eine zentrale Rolle bei der Verbesserung der Projektdurchführung. Ihre analytischen Fähigkeiten helfen nicht nur dabei, potenzielle Probleme zu identifizieren, bevor sie zu echten Schwierigkeiten werden, sondern auch dabei, datengestützte Erkenntnisse zu nutzen, um die Entscheidungsfindung insgesamt zu verbessern. Im Wesentlichen kann der Wert von PMO-Analysten für die Maximierung von Projektergebnissen nicht hoch genug eingeschätzt werden; sie sind das Bindeglied, das die verschiedenen Aspekte des Projektmanagements zusammenhält und sicherstellt, dass selbst inmitten von Veränderungen und Komplexität Effizienz und Erfolg erreichbar bleiben.

Die Vielfalt der Aufgaben und Verantwortlichkeiten bedeutet, dass kein Tag dem anderen gleicht – an einem Tag könnten Sie sich in die Datenanalyse vertiefen, um Projektergebnisse vorherzusagen, und am nächsten Tag eine Retrospektive moderieren.

Für diejenigen, die neu in der Rolle als PMO-Analyst sind, kann es einige Monate dauern, bis sie sich in der Position eingelebt haben – das ist völlig normal! Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, hier fünf Tipps für neue PMO-Analysten:

• Die Rolle eines PMO-Analysten kann von Organisation zu Organisation variieren – stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an ein klares Verständnis davon haben, was in dieser Rolle von Ihnen erwartet wird.
   
• Ein PMO-Analyst muss wissen, wer wer in der Organisation ist, also sorgen Sie dafür, dass Sie in den ersten Tagen und Wochen so viel wie möglich kennenlernen – vom Hauptansprechpartner für die Buchung von Besprechungsräumen bis hin zum Kontakt in der Finanzabteilung.
   
• Finden Sie sich einen Buddy – die Arbeit in einem PMO ist Teamarbeit, daher wird es jemanden geben, auf den Sie sich in den ersten Monaten für Unterstützung und Anleitung verlassen können.

• Ein wichtiger Teil der PMO Analyst Rolle ist es zu verstehen, wie die Berichtszyklen aussehen – das ist der Lieferrhythmus für welche Informationen benötigt werden und wann, dies wird Ihr Leitstern sein, wenn Sie in der Rolle anfangen.
   
• Verstehen Sie, was Ihre Kennzahlen sind – das sind die Dinge, die der Organisation zeigen, dass Sie gute Arbeit leisten. Wenn Ihre neue Rolle eine 6-monatige Probezeit hat, ist es entscheidend zu wissen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und sich in Ihr neues Team und Ihre neue Rolle einfügen.

Im House of PMO, der Mitgliederorganisation für Personen, die in PMOs arbeiten, sind wir große Befürworter davon, auch die Community und das Netzwerk Ihres Berufs zu nutzen. Eine arbeitsreiche neue Rolle wie die des PMO Analyst bedeutet, dass Sie auf neue Dinge stoßen werden, über die Sie lernen müssen, oder Ideen und Anleitungen aus anderen Quellen außerhalb Ihres PMO benötigen. Für Ihre langfristige PMO-Laufbahn geht es auch darum, über neue Entwicklungen im Bereich auf dem Laufenden zu bleiben, die Sie in Ihrem PMO einsetzen können.

Besuchen Sie die House of PMO Website für weitere Informationen.

Zusammenfassend spielt der PMO-Analyst eine entscheidende, aber oft unterschätzte Rolle in Organisationen. Dieser Artikel hat die Rolle des PMO-Analysten beleuchtet und seine Verantwortlichkeiten, die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse sowie Wege in diesen Beruf aufgezeigt. Die Arbeit des PMO-Analysten ist dynamisch und erfordert ein Gleichgewicht zwischen analytischen Fähigkeiten und zwischenmenschlichen Kompetenzen, um die Komplexität des Projektmanagements zu bewältigen und erfolgreiche Ergebnisse zu fördern.

Für alle, die eine Laufbahn als PMO-Analyst in Betracht ziehen oder den Wert verstehen möchten, den sie für eine Organisation bringen.

Es ist klar, dass diese Rolle mehr als nur Unterstützung bedeutet; es geht darum, Organisationen dabei zu helfen, reifer in ihren Ansätzen zur Umsetzung von Veränderungen zu werden, und mit der Reife kommen höhere Projekterfolgsraten.

Da wir weiterhin in einer Welt arbeiten, in der Veränderung die einzige Konstante ist, wird die Rolle des PMO-Analysten zweifellos noch bedeutsamer werden. Diejenigen, die in diese Rolle einsteigen, können sich auf eine Laufbahn voller Wachstums-, Lern- und bedeutsamer Belohnungsmöglichkeiten freuen. Mit dem richtigen Ansatz und der nötigen Hingabe kann die Laufbahn eines PMO-Analysten sowohl erfüllend als auch transformierend sein – nicht nur für die Person selbst, sondern für ihre gesamte Organisation.

¹  The PMO as a Business Function (2023) Inside PMO Report, House of PMO.
² PMO Competency Framework (2024) House of PMO, TSO, 2. Auflage