Was macht ein Operations Manager?
Betriebsleiter überwachen alles – von der Mitarbeiterführung und dem Ausgleichen von Budgets bis hin zur Erstellung von Bestandsplänen, der Entwicklung von Leistungskennzahlen (KPIs) und der Optimierung betrieblicher Abläufe.
Ein Operations Manager überwacht die täglichen Geschäftsaktivitäten und gewährleistet Effizienz und Produktivität. Sie verwalten Ressourcen, koordinieren zwischen Abteilungen, implementieren Richtlinien und optimieren Prozesse. Zu ihren Aufgaben gehören Budgetplanung, Personalwesen und die Aufrechterhaltung von Qualitätsstandards zur Erreichung der Unternehmensziele. Sie bearbeiten auch operative Probleme und treiben kontinuierliche Verbesserungen voran.
Im Mittelpunkt jedes erfolgreichen Unternehmens steht ein Operations Manager, der die Arbeitsabläufe orchestriert und dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft. Ob es sich um ein Startup, einen Großkonzern oder etwas dazwischen handelt, der Operations Manager ist der Schlüssel dafür, dass alles effizient funktioniert. Operations Manager überwachen alles – von der Mitarbeiterführung und der Budgetbalance bis hin zur Erstellung von Lagerplänen, der Entwicklung von Key Performance Indicators (KPIs) und der Optimierung operativer Praktiken.
Ein typischer Tag für einen Operations Manager kann sehr abwechslungsreich sein. Hier sind einige häufige Aufgaben und Aktivitäten, mit denen sie sich beschäftigen könnten:
- Berichte durchgehen: Den Tag mit der Durchsicht der Leistungsberichte vom Vortag beginnen, um Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
- Teambesprechungen: Teambesprechungen durchführen oder daran teilnehmen, um Tagesziele, Updates und dringende Angelegenheiten zu besprechen.
- Strategische Planung: Die Prioritäten und Aufgaben des Tages festlegen und dabei die Ausrichtung auf die übergeordneten Unternehmensziele sicherstellen.
- Problemlösung: Operative Probleme oder Engpässe angehen, die auftreten, und dabei nach Bedarf mit verschiedenen Abteilungen koordinieren.
- Kommunikation: Offene Kommunikationswege mit Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden aufrechterhalten, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
- Leistungsanalyse: Key Performance Indicators (KPIs) und Experience Level Agreements (XLAs) analysieren und darüber berichten, um Fortschritte zu verfolgen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
- Schulung und Entwicklung: Teammitgliedern Schulungen und Unterstützung bieten, um ihre Fähigkeiten und Leistung zu verbessern.
- Tagesabschluss: Sicherstellen, dass alle Aufgaben erledigt sind und sich auf die Aktivitäten des nächsten Tages vorbereiten.
Obwohl ihre Rolle je nach Branche variieren kann, bleibt die Kernaufgabe dieselbe: Prozesse zu optimieren, um sicherzustellen, dass das Unternehmen bestmöglich funktioniert.
Ihre Verantwortlichkeiten erstrecken sich über mehrere Geschäftsbereiche, einschließlich Einkauf, Produktion, Buchhaltung, Personalwesen, Facility Management, Qualitätskontrolle und mehr. Letztendlich stellen sie sicher, dass alle Prozesse auf die Hauptziele des Unternehmens ausgerichtet sind.
Operations Manager müssen oft anpassungsfähig sein und bereit, unerwartete Herausforderungen zu bewältigen, was ihre Rolle sowohl anspruchsvoll als auch lohnend macht.
Hier sind die zehn wichtigsten Branchen, in denen Operations Manager unverzichtbar sind:
- Fertigung Überwachung von Produktionsplänen, Lagerhaltung und Personalmanagement. Oft ist der Operations Manager für die Durchführung von Prozessen und damit für die Qualität des Produkts am Ende des Fertigungsprozesses verantwortlich.
- Gesundheitswesen: Optimierung der Abläufe in Krankenhäusern, Kliniken und anderen medizinischen Einrichtungen, wo Präzision, Compliance und Mitgefühl Hand in Hand arbeiten müssen.
- Technologie: Eine Schlüsselrolle, ob es sich um ein Start-up oder ein etabliertes Technologieunternehmen handelt. Verwaltung von Produkteinführungen, IT-Infrastruktur und Servicebereitstellung
- Finanzdienstleistungen: Abwicklung von Transaktionsverarbeitung, Compliance und Risikomanagement.
- Einzelhandel: Sicherstellung effizienter Geschäftsabläufe und direkter Kundenbetreuung, zusätzlich zur Verwaltung von Logistik und Lieferketten.
- Lieferkette: Verwaltung der Beschaffung, Lagerung und Lieferung von Waren, aller erforderlichen Maschinen und Lizenzen für die Logistik.
- Transport und Logistik: Koordinierung der Bewegung von Waren und Dienstleistungen, Überwachung der Compliance von Werkzeugen und Fahrzeugen.
- Gastgewerbe: Überwachung von Hotel- und Restaurantbetrieben. Wo der gebotene Kundenservice entscheidend für den Erfolg des Unternehmens ist.
- Bauwesen: Unterstützung bei der Einhaltung von Projektzeitplänen, Ressourcen und Budgets.
- Energie und Versorgung: Sicherstellung effizienter Abläufe in Kraftwerken und Versorgungsunternehmen. Anpassungsfähigkeit sowohl an Technologien als auch an Gesetze ist für diese Branche entscheidend.
Ob auf einer Fabriketage, in einem Vorstandszimmer oder in einem geschäftigen Krankenhaus - Operations Manager sind der Kit, der alles zusammenhält.
Hauptaufgaben eines Betriebsleiters
Hier sind zehn häufige Aufgaben, die ein Operations Manager typischerweise übernimmt:
- Überwachung des Tagesgeschäfts: Sicherstellen, dass alle Abteilungen reibungslos und effizient funktionieren.
- Budgetverwaltung: Überwachung und Kontrolle der Ausgaben, um im Budget zu bleiben.
- Prozessverbesserung: Identifizierung von Verbesserungsbereichen und Umsetzung von Änderungen zur Steigerung der Produktivität.
- Personalführung: Einstellung, Schulung und Verwaltung von Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass sie die Leistungsstandards erfüllen.
- Compliance-Sicherstellung: Sicherstellen, dass das Unternehmen alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhält und alle Audit-Anforderungen erfüllt werden.
- Bestandsverwaltung: Überwachung der Lagerbestände und Bestellung von Materialien nach Bedarf.
- Kundenservice: Bearbeitung von Kundenbeschwerden und Sicherstellung hoher Kundenzufriedenheit.
- Leistungsüberwachung: Verfolgung von Leistungskennzahlen (KPIs) und Experience Level Agreements (XLAs) zur Erfolgsmessung und Identifizierung von Verbesserungsbereichen.
- Strategische Planung: Umsetzung langfristiger Strategien zur Erreichung der Unternehmensziele.
- Koordination mit anderen Abteilungen: Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen der Organisation.
Operations Manager jonglieren täglich mit mehreren Aufgaben und stellen sicher, dass alle Bereiche der Organisation harmonisch zusammenarbeiten. Von der Budgetplanung bis zum Teammanagement können sich die täglichen Verantwortlichkeiten eines Operations Managers je nach Unternehmensgröße, Branche und Zielsetzung stark unterscheiden.
Sie müssen Problemlöser und klare Entscheidungsträger sein, die dafür sorgen, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht. Im Gespräch mit einem Direktor eines der größten Personalvermittlungsunternehmen in Großbritannien teilte er mit, dass ihre Kunden bei der Einstellung von Operations Managern typischerweise nach einem bestimmten Kompetenzprofil suchen:
„Problemlösung, strategisches Denken, Organisationsmanagement und ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten sind allesamt entscheidend. Darüber hinaus wünschen sich Unternehmen jemanden mit einer datengetriebenen Denkweise, der fundierte Entscheidungen auf Basis von Kennzahlen treffen kann. Branchenspezifische Erfahrung wird ebenfalls hoch geschätzt, ebenso wie die Fähigkeit, Details zu erkennen und zu handhaben, die andere möglicherweise übersehen. Es geht wirklich darum, jemanden zu finden, der übergeordnete Strategie mit dem Tagesgeschäft in Einklang bringen kann."
Welche Fähigkeiten braucht ein Betriebsleiter?
APMG kann Ihnen dabei helfen, viele dieser wesentlichen Fähigkeiten durch unser Angebot an professionellen Zertifizierungen zu entwickeln und zu meistern. Zum Beispiel ist unsere Leadership-Zertifizierung STAR Manager ein gemischtes, vollständig virtuelles Management-Entwicklungsprogramm. Bewährt von der London School of Economics und der britischen Regierung, transformiert es Managementverhalten und -fähigkeiten in nur sechs Monaten.
Die wichtigsten Fähigkeiten, die Sie benötigen, sind:
- Leadership: Die Fähigkeit, Teams zu inspirieren und zu führen, um Ziele zu erreichen, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
- Kommunikation: Klare, einfühlsame und effektive Kommunikation mit der Geschäftsführung, Teammitgliedern, Stakeholdern und Kunden.
- Problemlösung: Die Fähigkeit, Probleme zu identifizieren und praktische Lösungen zu entwickeln.
- Entscheidungsfindung: Fundierte und zeitnahe Entscheidungen treffen, oft unter Druck.
- Zeitmanagement: Effiziente Zeitverwaltung und Priorisierung mehrerer Aufgaben, um Fristen einzuhalten.
- Analytisches Denken: Die Fähigkeit, Daten und Trends zu analysieren, um strategische Entscheidungen zu treffen und Datenergebnisse mit den Geschäftsanforderungen in Einklang zu bringen.
- Anpassungsfähigkeit: Flexibilität, um sich an veränderte Umstände, neue Herausforderungen und Technologien anzupassen.
- Aufmerksamkeit für Details: Genauigkeit und Gründlichkeit in allen Arbeitsbereichen sicherstellen.
- Teamarbeit: Effektive Zusammenarbeit mit anderen zur Erreichung gemeinsamer Ziele.
- Kundenorientierung: Die Bedürfnisse von Kunden und Auftraggebern verstehen und erfüllen.
- Technologie-versiert: Angesichts der wachsenden Abhängigkeit von digitalen Tools, künstlicher Intelligenz und Software in Unternehmen ist ein fundiertes Verständnis von Technologie unerlässlich.
Ich habe einen ehemaligen Kollegen gebeten, der als Operations Manager bei einem Corporate Training-Unternehmen in London arbeitet, seinen typischen Tag zu beschreiben, welche Tools er für die erfolgreiche Ausführung des Jobs hilfreich findet und welche Kernstärken seiner Meinung nach ein erfolgreicher Operations Manager haben sollte. Hier ist, was er geschrieben hat:
1- Wie sieht ein typischer Tag für Sie aus?
Ich beginne meinen Tag damit, E-Mails und Slack-Nachrichten zu überprüfen, um sicherzustellen, dass ich über alle unmittelbaren Bedürfnisse oder Updates informiert bin. Anschließend organisiere ich mein Trello-Board und kümmere mich um dringende Aufgaben, die gelöst werden müssen.
Operations Manager zu sein kann sich manchmal anfühlen, als wäre man in einem Tornado gefangen—es ist schnelllebig und die Priorisierung dessen, was wirklich dringend ist, ist entscheidend. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass mein Team alles hat, was es braucht, damit der Betrieb reibungslos läuft.
Mein Tag besteht aus der Teilnahme an verschiedenen Meetings und strategischer Planung, aber ehrlich gesagt gibt es keinen typischen Tag—es gibt eher eine typische Woche. Ich erledige wiederkehrende Aufgaben lieber früher in der Woche und lasse den späteren Teil für laufende Projekte und strategische Arbeiten frei, die meine Aufmerksamkeit erfordern.
2- Gibt es Tools, die Sie bei Ihren Aufgaben unterstützen?
Ja, mehrere Tools sind für meine täglichen Abläufe unverzichtbar. Ich verlasse mich stark auf unser Customer Relationship Management (CRM)-System, um die Kommunikation mit Delegierten und Trainern effizient zu verwalten. Excel-Tabellen sind entscheidend für die Erstellung von Berichten und die Verfolgung verschiedener Kennzahlen, was mir hilft, Leistung und Budgetierung im Blick zu behalten. Trello hält meine Aufgaben organisiert, während Slack eine schnelle, effiziente Kommunikation mit meinem Team ermöglicht.
Zusätzlich verwende ich verschiedene Finanztools für Budgetierung und Prognosen, um sicherzustellen, dass unsere Projekte im Zielbereich bleiben.
3- Welche Schlüsselstärken sollte Ihrer Meinung nach ein erfolgreicher Operations Manager haben?
Ein erfolgreicher Operations Manager sollte sich auszeichnen in:
- Priorisierung: Bei so vielen Aufgaben, die auf einen zukommen, ist es entscheidend zu wissen, was wirklich dringend ist und was warten kann. Das hilft sicherzustellen, dass das Team alles hat, was es braucht, um die Abläufe am Laufen zu halten.
- Anpassungsfähigkeit: Keine zwei Tage sind gleich, daher ist es unerlässlich, flexibel zu sein und sich an neue Herausforderungen oder Veränderungen anpassen zu können, um die Abläufe reibungslos zu gestalten.
- Kommunikation: Ob mit dem internen Team oder externen Stakeholdern, klare Kommunikation ist der Schlüssel. Sicherzustellen, dass jeder die benötigten Informationen hat, fördert Effizienz und Zusammenarbeit.
- Organisation: Angesichts der schieren Menge an Aufgaben ist es ein Muss, mit Tools wie Trello oder Projektmanagement-Software organisiert zu bleiben, um alles im Griff zu behalten.
- Belastbarkeit: Es ist wichtig zu akzeptieren, dass nicht alles in Ihrer Kontrolle liegt—Sie können das Wetter nicht kontrollieren, aber Sie können kontrollieren, wie Sie damit umgehen. Belastbarkeit ermöglicht es Ihnen, Herausforderungen direkt anzugehen, sich von Rückschlägen zu erholen und unter Druck gelassen zu bleiben, was in einer so dynamischen Rolle entscheidend ist.
- Leadership und Befähigung: Ein guter Operations Manager muss sein Team mit Selbstvertrauen führen und sicherstellen, dass es die nötige Unterstützung und Ressourcen für den Erfolg hat.
Wie viel verdient ein Operations Manager?
Geld ist wichtig, oder? Also sprechen wir über das Gehalt.
Während sich die täglichen Aufgaben eines Operations Managers unterscheiden können, sind die Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung umfangreich. Auch die finanziellen Vorteile können erheblich sein, mit einem wettbewerbsfähigen Durchschnittsgehalt und dem Potenzial, in verschiedenen Regionen gut zu verdienen.
Im Vereinigten Königreich können Operations Manager mit etwa £45.000 bis £60.000 pro Jahr rechnen, je nach Erfahrung, Branche und Standort, so die Association for Project Management (APM).
Für unsere Freunde jenseits des großen Teichs entspricht das ungefähr $55.000 bis $73.000 USD. Bedenken Sie, dass in größeren Unternehmen oder bestimmten Branchen die Gehälter weit über diese Durchschnittswerte hinausschießen können, insbesondere bei zusätzlichen Verantwortlichkeiten wie der Überwachung internationaler Geschäfte oder der Leitung großer Teams.
Wie man Operations Manager wird
Die berufliche Entwicklung zu einem Operations Manager als Hochschulabsolvent oder Person, die ihre berufliche Laufbahn beginnt, umfasst eine Kombination aus Ausbildung, praktischer Erfahrung und Zertifizierungen. Hier ist ein Fahrplan, der Ihnen beim Einstieg hilft:
Zertifizierungen
- Certified Operations Manager (COM): Angeboten vom Institute of Operations Management, validiert diese Zertifizierung Ihre Expertise im Management operativer Prozesse.
- Praxis Framework™ - Projekt- und Programmmanagement mit Vertiefung in Schlüsselfähigkeiten, die einem Operations Manager erheblich zugutekommen, wie Priorisierung, Budgetierung, Risikomanagement und die Anwendung skalierbarer Prozesse.
- Lean Green Belt: Fokussiert auf Prozessverbesserung und Qualitätsmanagement, die für Operations Manager von entscheidender Bedeutung sind.
- STAR® Manager - Operational Coaching® Skills für Führungskräfte und Manager, um Produktivität, Inklusivität und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verankern.
- Neuroscience for Change Certification – Operations Manager werden unweigerlich häufig mit Veränderungen konfrontiert. Verstehen Sie die Neurowissenschaft hinter Veränderungen und schaffen Sie bewusstes Verständnis für einen ansonsten unbewussten Prozess.
Praktische Erfahrung
- Einstiegspositionen: Beginnen Sie in Rollen wie Operations Assistant, Projektplaner oder PMO Administrator, um praktische Erfahrungen zu sammeln und relevante Fähigkeiten zu entwickeln.
- Berufliche Weiterentwicklung: Suchen Sie kontinuierlich nach Möglichkeiten zum Lernen und Wachstum, wie Workshops und Seminaren. Der Beitritt zu Berufsverbänden kann eine großartige Ressource sein.
- Verbesserungsprojekte: Unterstützen Sie bei der Identifizierung von Ineffizienzen in aktuellen Prozessen und schlagen Sie Lösungen zur Optimierung der Abläufe vor.
- Herausforderungen annehmen: Ob es darum geht, die Bearbeitung einer Kundenbeschwerde zu leiten, eine Nachhaltigkeitsinitiative umzusetzen oder neue Technologien zu untersuchen und zu testen. Eine Herausforderung erfordert oft, die eigenen Grenzen zu überschreiten und zu lernen, wodurch sich neue Möglichkeiten eröffnen.
Bildungsweg
- Einen Bachelor-Abschluss erwerben: Beginnen Sie mit einem Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich. Dies bietet eine solide Grundlage in wesentlichen Geschäftskonzepten.
- Praktika oder Ausbildungen absolvieren: Sammeln Sie praktische Erfahrungen im Bereich Operations oder verwandten Bereichen. Dies hilft Ihnen, reale Anwendungen zu verstehen und berufliche Netzwerke aufzubauen.
Der Einstieg in das Operations Management erfordert nicht unbedingt einen prestigeträchtigen Abschluss, aber viele erfolgreiche Operations Manager beginnen oft mit einer Grundlage in Betriebswirtschaft, Management oder Ingenieurwesen. Während formale Bildung nützlich sein kann, ist praktische Erfahrung von entscheidender Bedeutung.
Operations Manager zu werden ist ein Weg, der praktische Erfahrung mit dem Engagement für kontinuierliches Lernen verbindet. Der Erwerb beruflicher Zertifizierungen kann Ihre Glaubwürdigkeit erheblich steigern und Ihr Engagement für kontinuierliche berufliche Entwicklung demonstrieren. Durch den Erwerb von Zertifizierungen können Sie einen Wettbewerbsvorteil erlangen, ob Sie nun eine neue Position suchen oder interne Beförderungen anstreben.
Letztendlich sind es Ihre praktischen Erfahrungen und Ihr Engagement für berufliches Wachstum, die Sie wirklich von anderen unterscheiden werden. Durch Investitionen in Zertifizierungen und die Verfeinerung Ihrer praktischen Fähigkeiten werden Sie nicht nur Ihre Marktfähigkeit steigern, sondern sich auch als dynamische Führungskraft etablieren, die operativen Erfolg vorantreiben kann. Ob Sie gerade Ihre Laufbahn beginnen oder weiter vorankommen möchten – die richtige Kombination aus Wissen, Fähigkeiten und Zertifizierungen kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele im Operations Management zu verwirklichen.
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