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O que faz um Administrador de PMO?

Um Administrador de PMO é uma função considerada como uma função de nível inicial de PMO e é principalmente responsável por apoiar o Gerente de Projeto e sua equipe na entrega do projeto.

Um Administrador de PMO é um papel de entrada fundamental dentro de um PMO, responsável por fornecer suporte administrativo abrangente às equipes de projeto. Isso inclui manter documentação, acompanhar o progresso e coordenar a comunicação entre as partes interessadas. Eles garantem o funcionamento eficiente das atividades do projeto configurando e gerenciando ferramentas, atualizando relatórios e mantendo as melhores práticas.

PMOs – definidos como "qualquer indivíduo, equipe ou departamento que apoia a entrega de portfólio, programa e projeto dentro de uma organização" (House of PMO) – terão uma equipe dedicada e um papel frequentemente visto dentro do PMO é o Administrador de PMO.

O papel de Administrador de PMO apoia projetos em áreas administrativas como manter documentação, acompanhar o progresso e coordenar a comunicação entre diferentes partes interessadas. Eles também são tipicamente responsáveis por apoiar a configuração e o uso contínuo de ferramentas e sistemas, atualizar painéis e relatórios, e garantir que as melhores práticas sejam seguidas ao longo do projeto.

Um Administrador de PMO pode ser designado para apenas um projeto ou múltiplos projetos, dependendo da quantidade de suporte necessário. Às vezes, eles podem ser a única pessoa fornecendo suporte ou podem fazer parte de uma equipe maior de profissionais de PMO, novamente, dependendo do tamanho do projeto e da quantidade de suporte necessário.

A maioria das organizações que utilizam projetos e programas para gerenciar mudanças hoje em dia utiliza um PMO para ajudar a garantir que os projetos sejam entregues com sucesso.

Se um Administrador de PMO faz parte de uma equipe maior de PMO, ele também fornecerá suporte ao Gerente de PMO em várias tarefas administrativas para garantir a entrega bem-sucedida de iniciativas dentro do próprio PMO.

O papel de Administrador de PMO é considerado o cargo de nível inicial em um PMO e trabalhará ao lado de outros papéis, como o Analista de PMO. Para mais informações sobre este papel, confira nosso blog sobre o que um Analista de PMO faz.

O Administrador de PMO tende a se reportar ao Gerente de PMO, mas também terá uma linha de responsabilidade do dia a dia com os gerentes de projeto que está apoiando.

Principais Responsabilidades de um Administrador de PMO

PMOs ganharam popularidade em muitas organizações por uma série de razões fundamentais.

  • Padronização: PMOs garantem práticas consistentes de gerenciamento de projetos em toda a organização, levando a melhor previsibilidade e controle.
  • Governança: PMOs fornecem supervisão e governança, garantindo que os projetos estejam alinhados com os objetivos organizacionais e cumpram as regulamentações.
  • Eficiência: PMOs ajudam a otimizar processos, melhorar a alocação de recursos, reduzir desperdícios, resultando em economia de custos e aumento da eficiência.
  • Suporte: PMOs oferecem suporte aos gerentes de projeto através de treinamento, ferramentas e metodologias, aprimorando o sucesso na entrega de projetos.
  • Alinhamento Estratégico: PMOs garantem que projetos e programas estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização, melhorando a eficácia geral.
  • Gestão de Riscos: PMOs ajudam na identificação e mitigação de riscos precocemente, aumentando a probabilidade de sucesso do projeto.

The House of PMO forneceu um perfil de função abrangente de um Administrador de PMO dentro do texto do curso para o Essentials for PMO Administrator.

O texto do curso – o PMO Competency Framework – descreve cinco responsabilidades-chave que os Administradores de PMO devem esperar desempenhar em sua função:

  1. Fornecer um serviço administrativo abrangente que pode incluir desde oferecer suporte a reuniões, acompanhar ações, fazer compras e lidar com consultas pontuais.
  2. Garantir que todas as informações e documentações relacionadas ao projeto sejam registradas, com controle de versão, mantidas, monitoradas e arquivadas.
  3. Manter sistemas para o registro de todos os dados do projeto – planilhas de horas, custos etc.
  4. Coordenar a coleta de relatórios e produzir relatórios resumidos e pacotes.
  5. Manter registros de riscos, ações, questões, mudanças e dependências.

Quais Habilidades um Administrador de PMO Precisa Ter?

A função exige excelentes habilidades organizacionais, de comunicação e analíticas, e oferece um ambiente de trabalho dinâmico e variado. Os Administradores de PMO frequentemente se reportam aos Gerentes de PMO e podem trabalhar em múltiplos projetos simultaneamente, tornando-os vitais para a entrega bem-sucedida de iniciativas organizacionais.

O Framework de Competências do PMO também delineia o conhecimento fundamental, as habilidades e os comportamentos que um Administrador de PMO normalmente precisa para desempenhar suas funções com sucesso.

Existem muitas habilidades necessárias, porém as três principais incluiriam:

Habilidades organizacionais – os melhores Administradores de PMO são aqueles que conseguem gerenciar muitas tarefas diferentes, frequentemente ao mesmo tempo, mantendo as pessoas informadas. O ambiente de projetos é ideal para quem ama trabalhar em um ambiente movimentado com muitos prazos concorrentes.

Habilidades de comunicação – o papel do Administrador de PMO é definitivamente uma função baseada em pessoas e há MUITAS pessoas que veem o Administrador de PMO como o centro de informações, ajuda e orientação. Os Administradores de PMO tendem a saber quem está fazendo o quê e a quem perguntar quando precisam de respostas.

Habilidades analíticas – com a quantidade de relatórios que acontecem em um projeto, nenhum Administrador de PMO será estranho a uma planilha ou duas. Nesta fase da carreira em PMO, trata-se de desenvolver habilidades básicas de dados de projeto com o objetivo de avançar e trabalhar com informações e análises mais complexas.

Quanto Ganha um Administrador de PMO?

De acordo com a Association for Project Management (APM), o salário médio para esse cargo no Reino Unido fica em torno de £25.000 a £35.000 por ano. Quando o salário médio é convertido para dólares americanos, essa faixa fica aproximadamente entre $35.000 e $50.000 por ano. No entanto, os salários podem variar dependendo da organização, localização e nível de experiência.

Como se Tornar um Administrador de PMO

Uma função de Administrador de PMO é desafiadora e variada, frequentemente não há dois dias iguais. É uma função baseada em equipe, apoiando muitas pessoas diferentes com demandas diferentes. Se você prospera em um ambiente dinâmico, gosta de multitarefas e tem um olhar atento aos detalhes, uma função de Administrador de PMO pode ser uma ótima opção para você.

Você normalmente precisa de experiência em um cargo de escritório, idealmente algo administrativo como administração de empresas, assistente pessoal, suporte de equipe. Para iniciantes completos, sem qualquer conhecimento de gerenciamento de projetos ou experiência anterior na área, pode ser útil obter treinamento de certificação neste campo, para demonstrar seu conhecimento e habilidades. Essentials for PMO Administrators fornece uma introdução ao Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólios (P3M), dentro do contexto de um PMO e é um ótimo lugar para começar para todos os aspirantes a administradores de PMO e projetos.

Tornar-se um Administrador de PMO requer uma combinação de experiência, habilidades e educação.

  • Faça uma pesquisa sobre o papel de Administrador de PMO e aprenda mais sobre as funções, responsabilidades e expectativas do cargo.
  • Considere educação formal em gerenciamento de projetos e PMO – o Essentials for PMO Administrators foi criado especificamente para pessoas que desejam entrar no PMO.
  • Entenda quais habilidades transferíveis são necessárias em um papel de Administrador de PMO e como estas podem ser fortalecidas
  • Descubra se já existem oportunidades dentro da sua organização atual para fazer uma transição para gerenciamento de projetos.

Obter treinamento pode ajudar a construir confiança na compreensão de como os projetos funcionam e o que se espera que os administradores de PMO façam em seu primeiro papel. Também ajudará a destacar quais habilidades transferíveis você já possui e que serão usadas em seu papel de administração de PMO.

O Treinamento e Certificação Essentials for PMO Administrators é um curso de três dias projetado para iniciantes, para fornecer uma introdução ao Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólios (P3M), dentro do contexto de um Escritório de Gerenciamento de Projetos. Este curso mergulha nos quatro papéis principais dentro de um PMO e descobre o que é necessário para ter sucesso em um papel de suporte.

Saiba mais sobre Treinamento e Certificação para administradores de PMO

Após ganhar experiência como Administrador de PMO, você pode ter a oportunidade de avançar para o próximo nível no PMO, que é o papel de Analista de PMO.

Há outras avenidas para explorar, como o papel de Assistente de Gerente de Projetos ou se aprofundar em papéis especializados dentro do PMO, por exemplo, focando em finanças, riscos ou planejamento.

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