Osiąganie sukcesu projektu dzięki modelowi pięciu przypadków: Rozmowa z dr. Joe Flanaganem

Dr Joe Flanagan, doświadczony ekspert w zakresie służby publicznej i realizacji projektów, jest prawdopodobnie najlepiej znany jako architekt metodologii Five Case Model oraz autor Przewodników HM Treasury dotyczących opracowywania przypadków biznesowych dla programów i projektów. Z ponad 50-letnim doświadczeniem w służbie publicznej, praca Joe'go pomogła kształtować sposób, w jaki myślimy o opracowywaniu przypadków biznesowych dla programów i projektów, zarówno w Wielkiej Brytanii, jak i na arenie międzynarodowej. Jego praca pomogła zarówno sektorowi publicznemu, jak i prywatnemu podejmować bardziej świadome, opłacalne decyzje, jeśli chodzi o inwestycje oraz realizację programów i projektów.

W tym artykule badamy przemyślenia Joe'go na temat trwałej aktualności Five Case Model; dlaczego tak wiele projektów nie spełnia oczekiwań; i co możemy zrobić, aby poprawić realizację programów/projektów w przyszłości.

Bogactwo doświadczenia w służbie publicznej

Kariera Joe'go obejmuje kilka dekad, z godnymi uwagi rolami, w tym Dyrektor Handlowy ds. IT NHS w Anglii i Walii oraz zaangażowanie w National Programme for IT (NPfIT), a także Dyrektor Polityki Inwestycyjnej i Oceny dla NHS Wales, gdzie prowadził Rady Zdrowia i Rząd Walijski przez opracowywanie i ocenę ich programów.

Joe rozpoczął swoją karierę w HM Treasury w 1972 roku, a do czasu przejścia na emeryturę w 2017 roku współpracował z wieloma zagranicznymi rządami i agencjami, w tym z ponad 30 departamentami rządu brytyjskiego przy niezliczonych programach.

Po przejściu na emeryturę Joe nadal wywiera znaczący wpływ, szczególnie w swojej roli Głównego Egzaminatora Wspólnego dla Better Business Case Programmes Accreditation and Training Scheme.

Model Pięciu Przypadków: Czy przetrwa?

Model Pięciu Przypadków jest obecnie ugruntowaną metodologią używaną do oceny wykonalności propozycji inwestycyjnych, a Joe jest przekonany, że przetrwa. Pięć kluczowych pytań modelu - obejmujących określanie zakresu i planowanie strategicznych, ekonomicznych, komercyjnych, finansowych i zarządczych wymiarów studium wykonalności - zapewnia solidną strukturę do podejmowania decyzji, która gwarantuje, że projekty są zgodne z celami strategicznymi, oferują optymalną wartość za pieniądze, są przystępne cenowo i mogą być realizowane komercyjnie i realistycznie.

Joe wyjaśnia: "Niezależnie od tego, czy nazywamy to Modelem Pięciu Przypadków, czy nie, to są fundamentalne pytania, które nie znikną": w istocie Model Pięciu Przypadków zostanie z nami, ponieważ te podstawowe pytania dotyczą fundamentów każdego udanego projektu. Istotnym problemem dzisiejszych studiów wykonalności jest to, że często są zbyt długie i czasochłonne w tworzeniu. Joe uważa, że można tego uniknąć, jeśli ludzie będą postępować zgodnie z kluczowymi krokami i działaniami opisanymi w wytycznych oraz interpretować i wykorzystywać podane rady pragmatycznie i proporcjonalnie.

Dlaczego tak wiele studiów wykonalności kończy się niepowodzeniem?

Pomimo solidnej struktury zapewnianej przez Model Pięciu Przypadków, wiele organizacji nadal ma trudności z opracowywaniem skutecznych studiów wykonalności. Joe identyfikuje kluczowy powód tego stanu rzeczy: ludzie często rzucają się w projekty bez pełnego rozważenia podstawowych pytań, którymi zajmuje się Model Pięciu Przypadków. Zbyt często studia wykonalności są pisane z perspektywy czasu, po tym jak projekt już się rozpoczął, co prowadzi do nieoptymalnego planowania.

Joe zwraca uwagę, że jednym z największych problemów w realizacji projektów, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, jest brak przemyślanego planowania przed zaangażowaniem zasobów. "Kiedy zdasz sobie sprawę, że tylko jeden na dziesięć projektów zostanie zrealizowany na czas, zgodnie ze specyfikacją i w ramach kosztów, problem staje się oczywisty," mówi Joe: większość projektów przekracza budżet, dostarcza mniej niż oczekiwano i trwa znacznie dłużej niż przewidywano.

To brak ustrukturyzowanego myślenia przed rozpoczęciem projektów prowadzi do nieefektywności i przekroczeń kosztów; a często końcowy rezultat jest daleki od pierwotnych oczekiwań.

Rola ludzi w udanej realizacji

Jednym z najważniejszych spostrzeżeń Joe'a jest to, że ludzie są najważniejszym czynnikiem zapewniającym sukces projektów. Chociaż narzędzia, techniki i metodologie takie jak Model Pięciu Przypadków są niezbędne, są skuteczne tylko wtedy, gdy odpowiedni ludzie są zaangażowani w proces. Angażowanie właściwych interesariuszy i wspieranie środowiska współpracy podczas kluczowych warsztatów może zrobić ogromną różnicę w opracowaniu solidnego studium wykonalności.

Joe kontynuował: "Ludzie zbyt często skupiają się na 'pisaniu studium wykonalności', ale chodzi o myślenie, a nie o pisanie. Proces polega na określaniu zakresu i planowaniu propozycji interwencji i wydatków; studium wykonalności to po prostu repozytorium dla bazy dowodowej."

Aby pomóc, Joe opisuje dwa krytyczne warsztaty: pierwszy koncentruje się na definiowaniu argumentów za zmianą i celów inwestycyjnych, podczas gdy drugi bada różne opcje i ocenia rozwiązania. Zauważa: "Jeśli zaangażujesz właściwych ludzi, otrzymasz właściwe odpowiedzi."

Joe podkreśla kluczową strukturę, którą wprowadził do Treasury Green Book, filtr struktury opcji, który pomaga zespołom projektowym ocenić szeroki zakres opcji, zamiast po prostu wybierać tę, która wydaje się najłatwiejsza lub najwygodniejsza. Poprzez systematyczne przemyślenie wszystkich możliwości zespoły mogą uniknąć pułapki dopasowywania studium wykonalności do już podjętej decyzji o rozwiązaniu.

Joe wyjaśnił, że "Główną zaletą filtra struktury opcji jest jego zdolność do pomagania kluczowym interesariuszom w szybkim i wolnym myśleniu oraz szybkiej identyfikacji i ocenie opcji dla projektu podczas warsztatu; może być stosowany do polityk, portfeli, programów, a także projektów."

Rozwijając swój wcześniejszy punkt, Joe powiedział: "Zbyt wiele zamówień publicznych na całym świecie nie osiąga optymalnej wartości za pieniądze, ponieważ wybierają 'najlepsze z najgorszych' z źle pomyślanej krótkiej listy, zamiast zidentyfikować szeroki zakres możliwych opcji na długiej liście od samego początku".

Poprzez włączenie filtra struktury opcji do warsztatów z właściwymi interesariuszami i użytkownikami końcowymi, to wyzwanie może być skutecznie rozwiązane, prowadząc do poprawy wartości publicznej z istniejących wydatków.

Znaczenie ustrukturyzowanego myślenia

Rozwijanie umiejętności krytycznego myślenia jest niezbędne dla każdego zaangażowanego w opracowywanie studium wykonalności. Joe uważa, że kluczem do wspierania takich umiejętności są ustrukturyzowane warsztaty, które prowadzą uczestników przez różne etapy planowania. Wspomina warsztat, podczas którego dwie grupy, jedna skupiona na IT, a druga na transformacji usług, początkowo nie zgadzały się co do celu projektu. Jednak dzięki ustrukturyzowanemu podejściu były w stanie zharmonizować swoje myślenie i wyjaśnić swoje cele inwestycyjne.

Joe jest także zdecydowanym zwolennikiem angażowania użytkowników końcowych w proces. Zaangażowanie osób, które ostatecznie skorzystają z projektu lub będą go używać, może prowadzić do bardziej skutecznych, innowacyjnych i opłacalnych rozwiązań. Dzieli się pamiętnym przykładem z projektu rozwoju drogi, gdzie kierowcy ciężarówek pomogli zidentyfikować proste rozwiązanie problemu ruchu—stworzenie zatok, aby złagodzić korki—zamiast początkowo proponowanej, kosztownej rozbudowy drogi.

Rola społeczeństwa w kształtowaniu skutecznej polityki

W opinii Joe'a udana realizacja projektów nie ogranicza się tylko do sektora prywatnego czy publicznego. Nawet rozwój polityki może skorzystać z ustrukturyzowanego myślenia, które zachęca HM Treasury Green Book. Joe współpracował z rządami, aby wykorzystać narzędzia i techniki Green Book do opracowywania strategii polityk i programów, co jest podejściem rzadko spotykanym w tradycyjnym rozwoju polityki.

Uważa, że dobra polityka powinna być oparta na przemyślanym planowaniu, a nie na decyzjach podejmowanych doraźnie. Politycy, jak mówi, często wymyślają polityki w locie—takie jak pomysł szybkiej kolei, a następnie próbują dowiedzieć się, gdzie ją umieścić. Lepszym podejściem byłoby przemyślenie celów polityki i zapewnienie, że każda inwestycja jest od samego początku zgodna z tymi celami.

W przód: Wezwanie do lepszego podejmowania decyzji

W opinii Joe'a poprawa realizacji projektów i programów sprowadza się do dwóch kluczowych rzeczy: angażowania właściwych ludzi i stosowania ustrukturyzowanego, przemyślanego podejścia do opracowywania studium wykonalności. Zadając właściwe pytania z góry, angażując interesariuszy w znaczące dyskusje i przyjmując Model Pięciu Przypadków, możemy podejmować lepsze decyzje i unikać kosztownych błędów.

Kluczowy wniosek z spostrzeżeń Joe'a jest jasny: udane projekty i programy wymagają starannego myślenia, współpracy i planowania. W miarę jak idziemy naprzód, istotne jest bardziej konsekwentne stosowanie tych zasad i narzędzi w sektorze publicznym i prywatnym, aby zapewnić najlepszą wartość naszych inwestycji.

Jeśli jest jedna rzecz, która wyróżnia się z tej rozmowy, to fakt, że chociaż struktury i modele takie jak Model Pięciu Przypadków są ważne, to ludzie, którzy z nimi współpracują—myśląc krytycznie, współpracując skutecznie i podejmując świadome decyzje—ostatecznie napędzają sukces projektu.

Better Business Cases TM

Szkolenie i certyfikacja Better Business Cases opierają się na 'Modelu Pięciu Przypadków' – podejściu najlepszych praktyk rządu brytyjskiego do opracowywania propozycji wydatków i umożliwiania skutecznych decyzji biznesowych.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak opracowywać propozycje, które dokładnie określają zakres inicjatywy i zapewniają wsparcie kierownictwa oraz finansowanie, odwiedź naszą stronę produktu Better Business Cases.