PMO Analist

De meeste mensen hebben wel gehoord over het werk dat Projectmanagers doen, het orkestreren van de planning, uitvoering en afronding van een project, ervoor zorgend dat het zijn doelstellingen, deadlines en budget haalt, terwijl ze uitdagingen overwinnen en de inspanningen van het team coördineren. Maar hoe zit het met de rol die de Projectmanager actief ondersteunt in hun inspanningen?

De PMO Analist rol is er een die niet alleen de oplevering van projecten en programma's ondersteunt, maar ook een rol die de organisatie helpt beter te worden in oplevering terwijl ze hun strategische doelen behalen.

Het is een rol die vaak op de achtergrond plaatsvindt en ervoor zorgt dat projecten blijven draaien als een geoliede machine.

In dit artikel zetten we de PMO Analist in de schijnwerpers en ontdekken wat een PMO Analist precies doet, welke kennis en vaardigheden er nodig zijn om PMO Analist te worden en hoe je er een kunt worden.

Er zijn veel definities beschikbaar voor wat een 'PMO' is en wat het doet. Bij het House of PMO geven we de voorkeur aan de definitie van, "een PMO is elke individuele persoon, team of afdeling die portfolio-, programma- en projectrealisatie binnen een organisatie ondersteunt."¹

PMO als afkorting kan betekenen, 'project management office', 'programme management office' of 'portfolio management office.

Daarom is een PMO Analist een rol die in veel verschillende soorten PMO's kan worden aangetroffen.

De rol van een PMO Analist wordt omschreven als een rol die: "De Project-, Programma- of Portfoliomanager en hun team ondersteunt bij de uitvoering, inclusief coördinatie, planning, beheersing, rapportage, analyse en inzichten. De rol ondersteunt ook de PMO Manager bij de uitvoering van PMO-initiatieven".²

Het doel van de PMO Analist rol valt uiteen in twee verschillende kampen – de eerste is het bieden van ondersteuning aan de project- of programmamanager en het team.

De rollen en verantwoordelijkheden hier gaan over het bieden van ondersteuning in de kerngebieden van oplevering. Van PMO Analisten kan verwacht worden dat zij enkele van de volgende activiteiten uitvoeren, bijvoorbeeld:

• Het onderhouden van schema's en plannen;
• Financiële monitoring;
• Beslissingsondersteuning;
• Het volgen van voordelen;
• Het onderhouden van risico's, acties, problemen en wijzigingsregisters;
• Afhankelijkheidsbeheer;
• Resourcebeheer;
• Het ondersteunen van communicatiemechanismen; en
• Het ontwikkelen van documentatie.

De PMO Analist besteedt veel tijd aan data en informatie om inzichten te verschaffen die anderen in staat stellen belangrijke beslissingen te nemen voor het succesvol voortzetten van het project. Deze analytische kant van de rol betekent dat PMO Analisten bekwaam zijn in het gebruik van PPM-tools en spreadsheets, maar er is nog een andere kant aan de rol. PMO Analisten zijn uitstekende relatiebuilders en communicatoren, kernvaardigheden die vereist zijn bij het werken met een heel scala aan stakeholders, senior executives, klanten en afnemers.

Het tweede gebied van hun rol – samenwerken met de PMO Manager om ervoor te zorgen dat de PMO geschikt blijft voor het doel – betekent dat ze vaak werken aan hun eigen initiatieven of projecten. Bijvoorbeeld, de organisatie heeft een nieuwe PPM-tool nodig (project portfolio management). Het is de rol van de PMO om succesvol te identificeren, plannen, sourcen, implementeren en het doorlopende gebruik van de tool te beheren. Andere initiatieven kunnen activiteiten omvatten zoals het introduceren van nieuwe processen, het ontwikkelen van trainingsprogramma's, het inbedden van nieuwe leveringsmethoden – alles wat de organisatie helpt om hun projecten en programma's succesvol te blijven leveren.

De competenties, kennis, vaardigheden en gedragingen die vereist zijn bij PMO Analisten zijn uiteengezet in het PMO Competency Framework (een van de kernteksten voor de Essentials for PMO Analyst kwalificatie).

Werken binnen een PMO-functie wordt vaak gezien als een geweldige stap de wereld van projectmanagement in. Binnen een PMO wordt de rol van PMO Administrator vaak gezien als het startpunt, en na het opdoen van ervaring wordt de volgende stap van PMO Analyst haalbaar.

PMO Analist worden is ook mogelijk als je al werkzaam bent in een bedrijfsgerelateerde functie – bijvoorbeeld als Bedrijfsadministrateur, Persoonlijk Assistent of in een teamgebaseerde administratieve rol. Na het opdoen van kennis in projectmanagement (de Praxis kwalificatie is een goede optie) zijn er veel overdraagbare vaardigheden die de overgang naar de PMO Analist rol mogelijk maken.

Terugkijkend op de definitie voor PMO's, "elk individu, team of afdeling dat portfolio-, programma- en projectoplevering binnen een organisatie ondersteunt" zijn PMO's steeds gebruikelijker geworden in organisaties waar veel veranderingsactiviteit plaatsvindt en waar projecten en programma's steeds complexer en gecompliceerder zijn geworden. Het gebruik van een PMO om een grote portfolio van verandering te helpen beheren is een van de belangrijkste factoren die organisaties helpt consistenter te worden in de manier waarop zij projecten opleveren, en met consistentie komen verbeteringen in prestaties, efficiëntie en uiteindelijk succes. Zonder PMO's, en bij uitbreiding de rol van de PMO Analist, is er geen centraal punt van toezicht en controle voor het beheren van deze complexiteiten.

PMO Analisten brengen cruciale expertise op gebieden zoals risicobeheer, planning, resource-allocatie en processtandaardisatie, en spelen een essentiële rol bij het verbeteren van projectoplevering. Hun analytische vaardigheden helpen niet alleen bij het identificeren van potentiële problemen voordat ze daadwerkelijk problemen worden, maar ook bij het benutten van datagedreven inzichten om de besluitvorming over de hele linie te verbeteren. In essentie kan de waarde van PMO Analisten bij het maximaliseren van projectresultaten niet worden overschat; zij zijn de lijm die de diverse aspecten van projectmanagement bij elkaar houdt, en zorgen ervoor dat zelfs te midden van verandering en complexiteit, efficiëntie en succes binnen handbereik blijven.

De verscheidenheid aan taken en verantwoordelijkheden betekent dat geen twee dagen hetzelfde zijn – de ene dag ben je misschien diep aan het duiken in data-analyse om projectresultaten te voorspellen, en de volgende dag zou je een retrospectieve kunnen faciliteren.

Voor degenen die nieuw zijn in een PMO Analist rol kan het een paar maanden duren om gewend te raken aan de rol, dat is volkomen normaal! Om je te helpen wennen, zijn hier vijf tips voor nieuwe PMO analisten:

• De rol van een PMO Analist kan variëren van organisatie tot organisatie – zorg ervoor dat je vanaf het begin een duidelijk begrip hebt van wat er van je verwacht wordt in de rol.
   
• Een PMO Analist moet weten wie wie is in de organisatie, dus zorg ervoor dat je in de eerste dagen en weken zoveel mogelijk leert kennen – van het hoofdcontactpunt voor het boeken van vergaderruimtes tot het contact op de financiële afdeling.
   
• Zoek een maatje – werken in een PMO is teamwork dus er zal iemand zijn op wie je kunt rekenen voor ondersteuning en begeleiding in de eerste maanden.

• Een belangrijk onderdeel van de PMO Analyst rol is begrijpen wat de rapportagecycli zijn – dit is het leverritme van welke informatie vereist is en wanneer, dit zal je leidraad zijn wanneer je begint in de rol.
   
• Begrijp wat je meetpunten zijn – dit zijn de dingen die de organisatie vertellen dat je goed werk levert. Als je nieuwe rol een proeftijd van 6 maanden heeft, is het cruciaal om te weten dat je op de goede weg bent en goed past in je nieuwe team en rol.

Bij de House of PMO, de ledenenorganisatie voor mensen die werkzaam zijn in PMO's, zijn we grote voorstanders van het benutten van de community en het netwerk van je beroep. Een drukke nieuwe rol zoals die van PMO Analyst betekent dat je nieuwe dingen tegenkomt om over te leren, of ideeën en begeleiding nodig hebt van andere bronnen buiten je PMO. Voor je PMO carrière op de langere termijn gaat het er ook om dat je op de hoogte blijft van nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied die je terug kunt gebruiken in je PMO.

Bezoek de House of PMO website voor meer informatie.

Samenvattend speelt de PMO Analist een cruciale maar vaak onderschatte rol binnen organisaties. Dit artikel heeft licht geworpen op de rol van de PMO Analist, waarbij hun verantwoordelijkheden, de vereiste vaardigheden en kennis, en wegen naar deze professie zijn belicht. Het werk van de PMO Analist is dynamisch en vereist een evenwicht tussen analytisch vermogen en interpersoonlijke vaardigheden om de complexiteit van projectmanagement te overwinnen en succesvolle resultaten te helpen realiseren.

Voor iedereen die overweegt een carrière als PMO Analist na te streven of degenen die de waarde willen begrijpen die zij aan een organisatie brengen.

Het is duidelijk dat deze rol meer is dan alleen ondersteuning; het gaat erom organisaties te helpen volwassener te worden in hun aanpak van veranderingsprocessen en met volwassenheid komen hogere projectsuccespercentages.

Terwijl we blijven werken in een wereld waar verandering de enige constante is, zal de rol van de PMO Analyst ongetwijfeld nog belangrijker worden. Degenen die deze rol op zich nemen kunnen uitkijken naar een carrière vol kansen voor groei, leren en aanzienlijke beloningen. Met de juiste aanpak en toewijding kan de reis van een PMO Analyst zowel vervullend als transformerend zijn, niet alleen voor het individu maar voor hun hele organisatie.

¹  Het PMO als Bedrijfsfunctie (2023) Inside PMO Report, House of PMO.
² PMO Competency Framework (2024) House of PMO, TSO, 2e Editie