APMP in de Defensie- en Ruimtevaarsectoren

Kun je ons vertellen over je achtergrond en je huidige rol?

Ik werk als Business Development Manager en Bid Manager. Momenteel ben ik verantwoordelijk voor de internationale verkoop van IT-diensten aan internationale organisaties zoals NATO, Frontex, organen van de Europese Unie, European Space Agency, evenals aan entiteiten in de defensie- en ruimtevaartsector.

Kun je je reis naar Bid Management beschrijven?

Mijn reis om Bid Manager te worden was niet voor de hand liggend. Ik ben afgestudeerd in Internationale Economische Betrekkingen. Tijdens mijn studie was ik geïnteresseerd in defensiegerelateerde aangelegenheden. In die tijd nam ik deel aan veel conferenties en seminars over dit onderwerp. Feitelijk schreef ik mijn scriptie over de defensie-industrie in de Russische Federatie. Tijdens mijn studie liep ik stage bij verschillende soorten defensieorganen en had ik het genoegen om te werken in een van de NATO-hoofdkwartieren.

Na mijn afstuderen begon ik mijn carrière in de defensie-industrie als Strategisch Analist, waar ik verantwoordelijk was voor de analyse van de wereldwijde defensiemarkt. Gedurende die periode leerde ik de waarde van internationale markten te herkennen en inschatten. Op een gegeven moment kreeg ik een aanbod voor een baan in de IT-sector, waar een kleine groep werd gevormd om business development voor de defensiemarkt te behandelen. Het was een volledig nieuw marktgebied voor mij, dus ik was blij om het te accepteren.

Sommige projecten duren vele jaren om te leveren. Hoe lang kan het volgens jouw ervaring duren tussen de eerste uitnodiging en het in gebruik nemen van het product?

Tijdens een van de conferenties hoorde ik een toespraak van een vertegenwoordiger uit Silicon Valley: 'als je echte zaken wilt doen en een hoog rendement wilt hebben, voer dan geen defensieprojecten uit.' Dit is een zeer waarheidsgetrouwe uitspraak. Om succes te behalen in de defensie- en lucht- en ruimtevaartsector duurt het vele jaren om een product of dienst te ontwikkelen; de defensiesector biedt zeker niet de snelle en hoge winsten zoals de civiele sector. Maar het is zeker een stabiele en solide sector, die jaren van groei biedt.

De drempel om deze sector binnen te komen is zeer hoog. Niet elk bedrijf is in staat om te voldoen aan de formele vereisten (bijv. veiligheidsmachtiging) van Ministeries van Defensie, internationale instellingen of ruimteagentschappen. Voor IT-diensten is dit proces veel korter, variërend van 2 tot 4 jaar.

Gedurende deze periode is het nodig om de bekendheid van het bedrijf op te bouwen, een team te vormen, en het vertrouwen van de klant in zijn geloofwaardigheid en kwaliteit te winnen. Laten we de O&O-projecten voor de defensie- en lucht- en ruimtevaartsectoren niet vergeten. In beide gevallen, vooral in de ruimtevaartsector, worden de programma's of projecten gedurende enkele jaren of soms zelfs decennia uitgevoerd. Dus het biedingsproces wordt dienovereenkomstig verlengd van een paar maanden tot 1-2 jaar.

Er zijn verschillende acroniemen: RFI, RFP. Wat is een typisch proces voor uw branche?

Al deze processen worden toegepast in de defensie- en luchtvaartindustrie. Request For Information (RFI) wordt meestal gebruikt door aanbestedende instanties die geen volledig gespecificeerde vereisten hebben voor de uiteindelijke oplossing. Zij zoeken naar reeds bestaande oplossingen op de markt en passen deze aan hun eigen behoeften aan. Na een RFI kondigt de opdrachtgevende partij meestal een Request for Proposal (RFP) aan waarbij er een race is tussen verschillende partijen die het meest geschikte product of dienst kunnen aanbieden.

Wat is in uw ervaring de grootte van teams bij het produceren van documentatie en hoe wordt dat proces beheerd?

Ik kan niet één antwoord geven, omdat het allemaal afhangt van de omvang van het project.

Ik heb het genoegen gehad om aanbiedingen alleen voor te bereiden omdat hun structuur en omvang niet de deelname van veel mensen vereiste. Natuurlijk werd het aanbod gecontroleerd door een lid van mijn bedrijf voordat het werd verzonden. Tegelijkertijd nam ik deel aan de voorbereiding van aanbiedingen waarbij verschillende bedrijven lid waren van het consortium en de betrokkenheid van een groot aantal mensen vereiste. Onder de leden die betrokken waren bij de voorbereiding van het aanbod waren niet alleen juristen of financiële specialisten, maar ook IT-systeemarchitecten, programmeurs, vakexperts van cloudoplossingen en ruimtetechnologieën.

In totaal was het het werk van meer dan 40 mensen. Zij moesten goed gecoördineerd worden om aan de formele voorwaarden van de klant te voldoen en het technische deel te leveren dat voldeed aan de aanvraag voor voorstellen. Het grootste deel van de verantwoordelijkheid lag bij de hoofdaannemer - het bedrijf waarvoor ik werkte - om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van het aanbod van het hoogste niveau was.

U hebt onlangs de APMP Foundation training en het examen behaald. Kunt u ons vertellen over uw beslissing om die certificering te behalen?

Ik was al geruime tijd op zoek naar een certificering om mijn Business Development en Bid Management expertise aan te tonen; ik begon te zoeken naar een certificaat dat zou voldoen aan mijn vereisten. Zo ontdekte ik de APMP training en examen. Ik las de folder en bekeek de beschikbare opnames van de voorbereidende lessen. Daarnaast volgde ik de lijst van entiteiten die APMP gebruiken en ontdekte verschillende bedrijven uit de defensie- en luchtvaartindustrie, wat mijn overtuiging bevestigde dat het de moeite waard is om de training te ondernemen en een certificaat te behalen.

De APMP-methodologie zelf zou schaalbaar moeten zijn naar de biedingsprocessen die elke Bid Manager in de toekomst wil ondernemen. Want in het geval van kleine bedrijven bijvoorbeeld, is het moeilijk om zoveel rollen vast te stellen die verantwoordelijk zijn voor het voorbereiden van een aanbod. Persoonlijk gingen de belangrijkste punten over het biedingsmanagementproces zelf, vooral wat betreft voorbereidingstechnieken.

Wij worden allemaal uitgedaagd om mensen te betrekken die dagelijks met ander werk bezig zijn, maar hun bijdrage aan de bieding, vooral het technische deel, is van vitaal belang. APMP presenteert verschillende tools die samenwerking met experts vergemakkelijken, zowel soepele voorbereiding van voorstellen mogelijk maken als voorkomen dat zij afgeleid worden van hun werk.