Wat is Earned Value Management en waarom is het belangrijk?

Earned value management (EVM) is een projectmanagementtechniek die reikwijdte, planning en kosten integreert om projectprestaties en voortgang te beoordelen. Hoe vaak merk je dat de geschatte kosten voor het voltooien van een project te laag zijn en het budget in werkelijkheid wordt overschreden? Of heb je ooit de koers van een project moeten bijstellen?

Door kwantitatieve gegevens te verstrekken, helpt EVM managers om objectief te meten hoeveel werk er is voltooid, hoeveel er gepland is, en daarom hoe ze de output, risico's en veranderingen het beste kunnen optimaliseren.

De kracht van EVM ligt in het vermogen om drie fundamentele projectelementen—kosten, planning en scope—te verbinden tot één geïntegreerd systeem van prestatiemeting. Dit niveau van zichtbaarheid tilt projectmanagement naar een nieuw niveau door initiatieven op koers te houden, risico's vroegtijdig te identificeren en datagedreven beslissingen te prioriteren.

EVM biedt een gestructureerde aanpak voor projectopvolging en voorspelling, evenals de volgende voordelen:

EVM helpt je de prestaties van een project in real-time te volgen. Door een helder beeld te geven van de huidige status van het project op het gebied van scope, tijd en kosten, stelt dit partners en stakeholders in staat om tijdige en weloverwogen beslissingen te nemen.

EVM vertrouwt op kwantitatieve meetwaarden in plaats van subjectieve beoordelingen— dus zeg maar dag tegen projectschattingen gebaseerd op onderbuikgevoel. Deze objectiviteit zorgt ervoor dat alle belanghebbenden op één lijn zitten in hun begrip van de projectstatus.

EVM-metrieken kunnen eenvoudig worden gevisualiseerd en gecommuniceerd via grafieken en rapporten, daarom zijn ze populair geworden in leiderschapsdashboards. Door EVM-metrieken weer te geven op een manier die gemakkelijk te verkrijgen en te interpreteren is, bevordert deze duidelijkheid vertrouwen en verbetert het de samenwerking bij besluitvorming.

Door huidige prestatieontwikkelingen te onderzoeken, maakt EVM nauwkeurigere prognoses van projectresultaten mogelijk, zoals eindkosten en voltooiingsdatums. Deze prognoses ondersteunen betere strategische planning en resource-allocatie.

Een van de belangrijkste voordelen van EVM is het vermogen om prestatieproblemen vroegtijdig te detecteren. Door afwijkingen en prestatie-indicatoren te analyseren, kunnen managers potentiële vertragingen of budgetoverschrijdingen identificeren voordat ze kritiek worden.

Nog een stap verder gaat EVM ook proactieve risicobeperkingsstrategieën ondersteunen. Potentiële risico's kunnen worden geïdentificeerd door middel van trendanalyse en prestatiemetrieken, wat ons brengt bij ons laatste EVM-voordeel…

Organisaties kunnen EVM-gegevens gebruiken voor benchmarking tussen projecten. Na verloop van tijd helpt dit bij het verfijnen van projectmanagementprocessen en het verbeteren van de algehele efficiëntie.

Om EVM te begrijpen, is het essentieel om vertrouwd te zijn met een paar fundamentele concepten: geplande waarde, Earned Value en werkelijke kosten. Als je goed bekend bent met projectmanagement terminologie, dan zullen deze woorden je bekend voorkomen. Hieronder staan definities die ons zullen helpen bij het navigeren door verdere EVM berekeningen.

Geplande Waarde (PV): De goedgekeurde geschatte kosten van werk dat gepland staat om voltooid te worden voor een bepaalde datum.

Deze meting kan ook bekend staan als gebudgetteerde kosten van gepland werk (BCWS), echter steeds meer professionals nemen de kortere term en acroniem PV over. Als algemene regel moet PV per individuele taak berekend worden en vervolgens bij elkaar opgeteld worden om de totale PV van het project te vinden. Laten we het volgende scenario gebruiken om de PV te berekenen:

Taak A moet 100 gadgets maken in 4 weken. Tegen de tweede week zijn er 50 gadgets gemaakt. Als de kosten om één gadget te maken $200 zijn, wat is dan de geplande waarde?

Om de geplande waarde te vinden, neem je het percentage voltooid werk (50% in dit geval) vermenigvuldigd met de gebudgetteerde kosten ($20.000).

• 50% x $20000 = $10.000.
• PV= $10.000

Uit dit vereenvoudigde scenario kun je aannemen dat $10.000 toegewezen zal worden om de resterende 50 gadgets te maken.

Als zodanig helpt geplande waarde bij het beantwoorden van de vraag: "Hoeveel zou het werk moeten kosten?"

Earned Value (EV): Ook wel bekend als gebudgetteerde kosten van uitgevoerd werk (BCWP), dit zijn de geschatte kosten van werk dat daadwerkelijk voltooid is.

Deze waarde helpt bij het beantwoorden van "hoeveel van het werk is er gedaan?" Gebaseerd op het projectbudget kan EV gevonden worden met de volgende formule:

• EV = % Voltooid (Werkelijk) x Taakbudget
• EV= 75% x $10.000
• EV= $7.500

Anders gezegd, EV is de 'waarde van werk gedaan tot nu toe' en kan projectmanagers helpen bij het rapporteren van voortgang en prestaties gerelateerd aan een project.

Werkelijke Kosten (AC): De werkelijke kosten gemaakt voor het voltooide werk. Je hebt deze waarde mogelijk ook wel werkelijke uitgaven (AE) of werkelijke kosten van uitgevoerd werk (ACWP) horen noemen. Dit helpt bij het beantwoorden van de vraag: "hoeveel heeft dit werk werkelijk gekost?"

Als formule is AC simpelweg de som van uitgaven:

• AC= som van taak-gerelateerde uitgaven*

*Dit bedrag moet items bevatten zoals materialen, uitrusting, arbeid en andere vaste uitgaven.

Samen vormen deze drie elementen de basis van alle EVM berekeningen en analyses. Geplande waarde (PV) wordt bepaald door de kosten- en tijdschema baseline; Earned Value (EV) vertelt je, in fysieke termen, wat het project heeft bereikt; en werkelijke kosten (AC) worden bepaald door de werkelijke kosten gemaakt aan het project.

Door ze te vergelijken kunnen projectmanagers evalueren of een project voor of achter op schema ligt en boven of onder budget zit.

Begrijpen hoe je belangrijke EVM-statistieken berekent is cruciaal voor het effectief toepassen van de methode. Met hetzelfde scenario hierboven met 100 gadgets zijn hier de essentiële berekeningen die gebruikt worden in earned value management:

Planningsvariantie toont of een project voor of achter op schema ligt. Het is het tempo van het project en toont of je sneller of langzamer werkt dan gepland, versnellend of vertragend.  Een positieve SV betekent dat het project voor op schema ligt, terwijl een negatieve SV aangeeft dat het achterloopt.

Formule:

SV = EV - PV

Voorbeeld: Als EV = €7.500 en PV = €10.000:

SV = €7.500 - €10.000 = -€2.500*

SV = -€2.500

*Het project loopt ACHTER op schema met €2.500 aan werk.

Planningsvariantie kan je helpen versnelling of vertraging van een project te detecteren, zowel in termen van geld als tijd.

Schedule Performance Index (SPI) meet de efficiëntie van de planning. Een waarde boven 1 duidt op betere prestaties dan gepland, en onder 1 duidt op een achterstand.

Formule:

SPI = EV / PV

Voorbeeld: Als EV = $7.500 en PV = $10.000:

SPI = $7.500 / $10.000 = 0,75*

*Het project werkt op 75% planningsefficiëntie. Langzamer dan gepland.

Dit kan nuttig zijn om te begrijpen hoe snel je werk voltooit volgens het plan. Als relatieve maatstaf is SPI ook nuttig voor managementdashboards en het vergelijken van projecten over tijd.

Kostenverschil geeft aan of een project onder of boven het budget uitkomt. Een positief CV betekent dat het project onder het budget blijft, en een negatief CV betekent dat het boven het budget uitkomt.

Formule:

CV = EV - AC

Voorbeeld: Als EV = $7.500 en AC = $20.000:

CV = $7.500 - $20.000 = -$12.500*

*Het gadgetsproject gaat $12.500 over het budget.

Op elk willekeurig moment tijdens het project kun je beoordelen of je onder of boven het budget zit. Veel mensen vinden deze waarde nuttig voor het opstellen van budgetoverzichten of bij het bepalen of een koerscorrectie nodig is voor een project.

Net als SPI beoordeelt de kostenprestatieindex (CPI) de kostenefficiëntie. Een CPI boven 1 betekent dat het project efficiënter presteert dan het budget; onder 1 betekent dat het minder efficiënt is dan het budget.

Formule:

CPI = EV / AC

Voorbeeld: Als EV = $7.500 en AC = $20.000:

CPI = $7.500 / $20.000 = 0,375*

*Het project werkt met 37,5% kostenefficiëntie, wat een slechte efficiëntie is.

Dit helpt je beter begrijpen hoeveel waarde je verkrijgt ten opzichte van de inspanning die het kost. Deze maatstaf is ook nuttig voor beslissingen op portfolioniveau wanneer deze wordt gebruikt in projectgezondheidsrapporten.

Variantie bij voltooiing (VAC) voorspelt de kostenvariantie aan het einde van het project. Het vertegenwoordigt het bedrag waarmee een project naar verwachting zal overschrijden (negatieve VAC) of onderschrijden (positieve VAC). Om deze waarde te vinden, heb je het budget bij voltooiing (BAC) en de schatting bij voltooiing (EAC) nodig, zoals hieronder weergegeven:

• BAC: Het totale budget voor het project; in ons scenario: $20.000
• EAC:
  • Formule voor EAC = AC + (BAC – EV)*
    • EAC = $20.000 + ($20.000 - $7.500)
    • EAC = $32.500

*Opmerking: de verstrekte EAC houdt geen rekening met lopende prestatie-trends. Als je het budget moet herzien, moet je rekening houden met de projectplanning en kostenprestatie. Voor een meer uitgebreide prognose gebruik je de volgende formule:

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SP)

EAC= $20000 + [($20000 - $7500) / (.375 x .75)]

$20000 + $12500 /,28

$20000 + $44444

$64444

Door de twee waarden samen te brengen, zullen we de BAC afwegen tegen de EAC met behulp van de volgende

Afwijking bij Voltooiing (VAC) Formule:

VAC = BAC - EAC

Voorbeeld: Als BAC = $20.000 en EAC = $64.444:

VAC = $20.000 - $64.444 = -$44.444*

*Het project zal naar verwachting $44.444 boven het budget uitkomen.

EVM-metrieken zijn het krachtigst wanneer ze samen worden gebruikt. Een hoge SPI en lage CPI geven bijvoorbeeld aan dat het project voor op schema ligt maar meer uitgeeft dan gepland. Managers kunnen deze informatie gebruiken om middelen opnieuw in balans te brengen of de projectscope te herzien.

Datavisualisatie is essentieel. Of je nu een rapport indient of een dashboard onderhoudt, het omzetten van de trend of het algehele traject van een project naar een tabel kan complexe informatie in één oogopslag communiceren.

Bij het beoordelen van uw gegevens en hoe deze verschijnen op de Y-as (kosten) en X-as (tijd), zijn er een paar tips om snel te begrijpen wat de grafieklijnen communiceren.

De steiler de EV-lijn bijvoorbeeld is, hoe sneller het werk wordt voltooid. Als de lijn afvlakt, betekent dit dat de productie tot stilstand is gekomen.

Bovendien, als uw AC-lijn sneller lijkt te stijgen dan uw EV-lijn, dan besteedt u meer dan gepland om het werk te doen. Dit kan duiden op inefficiënties in de scope of resource-toewijzing, maar het is een duidelijke indicator dat de financiële prestaties van een project verslechteren.

EVM draait helemaal om balans. Idealiter zou dit betekenen dat uw earned value lijn dicht bij uw planned value (PV) lijn blijft en evenzo voor uw actual cost (AC) lijn.

Earned value management is meer dan een set formules—het is een alomvattende benadering om de gezondheid van projecten in realtime te begrijpen. Het combineert kosten-, omvang- en planningsgegevens in een geïntegreerd systeem dat weloverwogen beslissingen en proactief management mogelijk maakt.

Door gebruik te maken van EVM:

• Hebben projectmanagers meer kans om projecten op tijd en binnen budget op te leveren.
• Kunnen organisaties voorspellingen en strategische planning verbeteren.
• Kunnen teams effectiever samenwerken met duidelijke, objectieve prestatiemaatstaven.

In de hedendaagse snelle en complexe projectomgevingen is het toepassen van EVM niet alleen voordelig—het is essentieel. Of je nu grootschalige infrastructuur of agile softwareontwikkeling beheert, EVM biedt het inzicht dat nodig is om te slagen.

Voor professionals die hun carrière willen bevorderen, is het beheersen van EVM een gamechanger. Het behalen van een certificering in Earned Value management verdiept niet alleen je begrip van projectprestatie-analyse, maar toont ook een hoog niveau van competentie aan werkgevers.

Bovendien zijn gecertificeerde professionals vaak beter gepositioneerd om complexe projecten te leiden, effectiever te communiceren met stakeholders, en resultaten te leveren die afgestemd zijn op bedrijfsdoelstellingen.

Ontdek hoe je deze berekeningen kunt toepassen in real-world scenario's, trends kunt interpreteren, en succesvolle projecten kunt leiden door ons uitgebreide Earned Value Management certificeringsprogramma.

In deze basistraining krijgt u een uitgebreid overzicht van EVM-terminologie en -methoden. Deze cursus is voornamelijk bestemd voor projectmanagers, managers, afdelingshoofden en anderen die een beter begrip nodig hebben van de elementen van EVM.

• De concepten van Earned Value.
• Het selecteren en inzetten van Earned Value formules.
• Het Earned Value Proces.

Vooruitgang boeken in je carrière met de vaardigheden waarop de beste projectmanagers van vandaag vertrouwen. Earned Value Management is niet alleen een tool—het is een concurrentievoordeel. Deze cursus is ontworpen voor professionals die twee jaar lang hebben gewerkt (en werken) in een Earned Value Management omgeving. Dit omvat een breed scala aan mensen die werken aan EV-gebaseerde projecten, waaronder projectmanagers, control account managers, projectplanners en projectanalisten.

• Hoe je een Performance Measurement Baseline voor een project opstelt.
• Hoe je Earned Value dataverzamelingsprocessen voor een specifiek project ontwerpt en evalueert.
• Het interpreteren van Earned Value data voor een gegeven scenario en het doen van aanbevelingen voor gepaste actie.
• Het op juiste wijze beheren van wijzigingen aan een Performance Measurement Baseline.
• Rekening houden met risico's bij de planning, uitvoering en evaluatie van een Earned Value project.
• Hoe methoden toe te passen om de integriteit, geldigheid en prestatie van een Earned Value Management System te beoordelen.