Czym jest zarządzanie Earned Value i dlaczego jest ważne?

Zarządzanie wartością wypracowaną (EVM) to technika zarządzania projektami, która integruje zakres, harmonogram i koszty w celu oceny wydajności i postępu projektu. Jak często zdarza Ci się, że szacowany koszt ukończenia projektu jest zbyt niski i faktycznie przekracza budżet? Albo czy kiedykolwiek musiałeś zmienić kierunek projektu?

Dostarczając dane ilościowe, EVM pomaga menedżerom obiektywnie mierzyć, ile pracy zostało ukończone, ile jest zaplanowane, a tym samym jak najlepiej zoptymalizować rezultaty, ryzyko i zmiany.

Siła EVM polega na jej zdolności do połączenia trzech podstawowych elementów projektu—kosztów, harmonogramu i zakresu w jeden zintegrowany system pomiaru wydajności. Ten poziom widoczności podnosi zarządzanie projektami na nowy poziom, utrzymując inicjatywy na właściwym torze, identyfikując ryzyko wcześnie i priorytetyzując decyzje oparte na danych.

EVM zapewnia ustrukturyzowane podejście do śledzenia i prognozowania projektów, a także następujące korzyści:

EVM pomaga śledzić wydajność projektu w czasie rzeczywistym. Zapewniając jasny obraz aktualnego statusu projektu pod względem zakresu, czasu i kosztów, umożliwia to partnerom i interesariuszom podejmowanie terminowych i świadomych decyzji.

EVM opiera się na wskaźnikach ilościowych, a nie na subiektywnych ocenach — więc pożegnaj się z szacowaniem projektów opartym na przeczuciach. Ta obiektywność zapewnia, że wszyscy interesariusze są zgodni w swoim rozumieniu statusu projektu.

Metryki EVM można łatwo wizualizować i komunikować za pomocą wykresów i raportów, dlatego zyskały popularność w panelach zarządczych. Dzięki przedstawianiu metryk EVM w sposób łatwy do uzyskania i interpretacji, ta przejrzystość pomaga budować zaufanie i poprawia wspólne podejmowanie decyzji.

Analizując aktualne trendy wydajności, EVM umożliwia dokładniejsze prognozowanie wyników projektu, takich jak koszty końcowe i terminy ukończenia. To prognozowanie wspiera lepsze planowanie strategiczne i alokację zasobów.

Jedną z kluczowych zalet EVM jest jego zdolność do wczesnego wykrywania problemów z wydajnością. Poprzez analizę odchyleń i wskaźników wydajności, menedżerowie mogą zidentyfikować potencjalne opóźnienia lub przekroczenia budżetu zanim staną się one krytyczne.

Idąc o krok dalej, EVM wspiera również proaktywne strategie ograniczania ryzyka. Potencjalne zagrożenia można zidentyfikować poprzez analizę trendów i wskaźniki wydajności, co prowadzi nas do ostatniej korzyści EVM…

Organizacje mogą wykorzystywać dane EVM do porównywania projektów. Z czasem pomaga to udoskonalić procesy zarządzania projektami i zwiększyć ogólną efektywność.

Aby zrozumieć EVM, konieczne jest zapoznanie się z kilkoma podstawowymi pojęciami: wartością planowaną, Earned Value i kosztem rzeczywistym. Jeśli jesteś dobrze obeznany z terminologią zarządzania projektami, to te słowa będą Ci znajome. Poniżej znajdują się definicje, które pomogą nam w dalszych obliczeniach EVM.

Wartość Planowana (PV): Zatwierdzony szacunkowy koszt pracy zaplanowanej do wykonania do określonej daty.

Ten pomiar może być również znany jako budżetowy koszt zaplanowanej pracy (BCWS), jednak coraz więcej specjalistów przyjmuje krótszy termin i akronim PV. Zasadniczo, PV powinno być obliczane dla poszczególnych zadań, a następnie sumowane w celu znalezienia całkowitego PV projektu. Użyjmy następującego scenariusza do obliczenia PV:

Zadanie A musi stworzyć 100 gadżetów w ciągu 4 tygodni. Do drugiego tygodnia wykonano 50 gadżetów. Jeśli koszt stworzenia jednego gadżetu wynosi 200 dolarów, to jaka jest wartość planowana?

Aby znaleźć wartość planowaną, weź procent ukończonej pracy (50% w tym przypadku) pomnożony przez budżetowy koszt (20 000 dolarów).

• 50% x 20 000 dolarów = 10 000 dolarów.
• PV= 10 000 dolarów

Na podstawie tego uproszczonego scenariusza możesz założyć, że 10 000 dolarów zostanie przeznaczone na wykonanie pozostałych 50 gadżetów.

Jako taka, wartość planowana pomaga odpowiedzieć na pytanie: "Ile powinna kosztować ta praca?"

Earned Value (EV): Znana również jako budżetowy koszt wykonanej pracy (BCWP), jest to szacunkowy koszt rzeczywiście ukończonej pracy.

Ta wartość pomaga odpowiedzieć na pytanie: "ile pracy zostało wykonane?" Na podstawie budżetu projektu, EV można znaleźć za pomocą następującego wzoru:

• EV = % Ukończenia (Rzeczywisty) x Budżet Zadania
• EV= 75% x 10 000 dolarów
• EV= 7 500 dolarów

Mówiąc inaczej, EV to 'wartość pracy wykonanej do tej pory' i może pomóc kierownikom projektów przy raportowaniu postępu i osiągnięć związanych z projektem.

Koszt Rzeczywisty (AC): Rzeczywisty koszt poniesiony za ukończoną pracę. Możesz również słyszeć tę wartość nazywaną rzeczywistymi wydatkami (AE) lub rzeczywistym kosztem wykonanej pracy (ACWP). To pomaga odpowiedzieć na pytanie: "ile rzeczywiście kosztowała ta praca?"

Jako wzór, AC to po prostu suma wydatków:

• AC= suma wydatków związanych z zadaniem*

*Ta kwota powinna obejmować elementy takie jak materiały, sprzęt, robocizna i inne koszty stałe.

Razem te trzy elementy stanowią podstawę wszystkich obliczeń i analiz EVM. Wartość planowana (PV) jest określona przez bazę kosztów i harmonogramu; Earned Value (EV) mówi, w kategoriach fizycznych, co projekt osiągnął; a koszt rzeczywisty (AC) jest określany przez rzeczywisty koszt poniesiony w projekcie.

Porównując je, kierownicy projektów mogą ocenić, czy projekt jest wyprzedzający lub opóźniony w stosunku do harmonogramu oraz czy przekracza lub mieści się w budżecie.

Zrozumienie sposobu obliczania kluczowych wskaźników EVM jest kluczowe dla skutecznego stosowania tej metody. Korzystając z tego samego scenariusza opisanego powyżej, dotyczącego 100 gadżetów, oto podstawowe obliczenia używane w zarządzaniu wartością wypracowaną:

Odchylenie harmonogramu pokazuje, czy projekt jest przed czy za harmonogramem. To tempo projektu i pokazuje, czy pracujesz szybciej czy wolniej niż planowano, przyspieszając lub zwalniając.  Pozytywne SV oznacza, że projekt jest przed harmonogramem, podczas gdy negatywne SV wskazuje, że jest za harmonogramem.

Wzór:

SV = EV - PV

Przykład: Jeśli EV = 7 500$ i PV = 10 000$:

SV = 7 500$ - 10 000$ = -2 500$*

SV = -2 500$

*Projekt jest OPÓŹNIONY w harmonogramie o wartość 2 500$ prac.

Odchylenie harmonogramu może pomóc w wykryciu przyspieszenia lub opóźnienia projektu, czy to w kategoriach pieniężnych, czy czasowych.

Wskaźnik Wydajności Harmonogramu (SPI) mierzy efektywność harmonogramu. Wartość powyżej 1 wskazuje na lepszą od planowanej wydajność, a poniżej 1 wskazuje na opóźnienie.

Wzór:

SPI = EV / PV

Przykład: Jeśli EV = 7 500 $ i PV = 10 000 $:

SPI = 7 500 $ / 10 000 $ = 0,75*

*Projekt działa z 75% efektywnością harmonogramu. Wolniej niż planowano.

Może to być przydatne do zrozumienia, jak szybko wykonujesz pracę zgodnie z planem. Jako miara względna, SPI jest również przydatny dla pulpitów zarządzających i porównywania projektów w czasie.

Wariancja kosztów wskazuje, czy projekt mieści się w budżecie, czy go przekracza. Dodatnia CV oznacza, że projekt mieści się w budżecie, a ujemna CV oznacza, że przekracza budżet.

Wzór:

CV = EV - AC

Przykład: Jeśli EV = 7 500 $ i AC = 20 000 $:

CV = 7 500 $ - 20 000 $ = -12 500 $*

*Projekt gadżetów przekracza budżet o 12 500 $.

W każdym momencie realizacji projektu możesz ocenić, czy mieścisz się w budżecie, czy go przekraczasz. Wielu uważa tę wartość za przydatną przy sporządzaniu przeglądów budżetowych lub przy ustalaniu, czy konieczna jest korekta kursu projektu.

Podobnie jak SPI, wskaźnik efektywności kosztów (CPI) ocenia wydajność kosztową. CPI powyżej 1 oznacza, że projekt działa bardziej efektywnie niż przewidywał budżet; poniżej 1 oznacza, że jest mniej efektywny niż zakładał budżet.

Wzór:

CPI = EV / AC

Przykład: Jeśli EV = 7 500$ i AC = 20 000$:

CPI = 7 500$ / 20 000$ = 0,375*

*Projekt działa z 37,5% efektywnością kosztową, co stanowi słabą wydajność.

Pomaga to lepiej zrozumieć, ile wartości uzyskujesz w stosunku do nakładu pracy, jakiego wymaga. Ta miara jest również przydatna przy podejmowaniu decyzji na poziomie portfela, gdy jest wykorzystywana w raportach o kondycji projektów.

Wariancja przy zakończeniu (VAC) prognozuje wariancję kosztów na końcu projektu. Reprezentuje kwotę, o którą projekt przewiduje się przekroczy budżet (ujemna VAC) lub będzie poniżej budżetu (dodatnia VAC). Aby znaleźć tę wartość, będziesz potrzebować budżetu przy zakończeniu (BAC) i oszacowania przy zakończeniu (EAC), jak pokazano poniżej:

• BAC: Całkowity budżet na projekt; w naszym scenariuszu: $20,000
• EAC:
  • Formuła dla EAC = AC + (BAC – EV)*
    • EAC = $20,000 + ($20,000 - $7,500)
    • EAC = $32,500

*Uwaga: podane EAC nie dostosowuje się do bieżących trendów wydajnościowych. Jeśli musisz skorygować budżet, musisz wziąć pod uwagę harmonogram projektu i wydajność kosztową. Dla bardziej wszechstronnej prognozy użyj następującej formuły:

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SP)

EAC= $20000 + [($20000 - $7500) / (.375 x .75)]

$20000 + $12500 /,28

$20000 + $44444

$64444

Łącząc te dwie wartości, porównamy BAC z EAC używając następującego

Wzoru na Odchylenie przy Zakończeniu (VAC):

VAC = BAC - EAC

Przykład: Jeśli BAC = $20,000 a EAC = $6 $64444:

VAC = $20,000 - $64444 = -$44444*

*Oczekuje się, że projekt zakończy się z przekroczeniem budżetu o $44444.

Wskaźniki EVM są najskuteczniejsze, gdy są używane razem. Na przykład, wysoki SPI i niski CPI wskazują, że projekt wyprzedza harmonogram, ale wydaje więcej niż planowano. Menedżerowie mogą wykorzystać te informacje, aby przywrócić równowagę zasobów lub ponownie przeanalizować zakres projektu.

Wizualizacja danych jest kluczowa. Niezależnie od tego, czy przesyłasz raport, czy prowadzisz pulpit nawigacyjny, konwersja trendu lub ogólnej trajektorii projektu do tabeli może przekazać złożone informacje jednym rzutem oka.

Podczas przeglądania danych i sposobu ich wyświetlania na osi Y (koszt) i osi X (czas), istnieje kilka wskazówek, które pomogą szybko zrozumieć, co komunikują wykreślone linie.

Na przykład, im bardziej stroma jest linia EV, tym szybciej wykonywana jest praca. Jeśli linia się wyrównuje, oznacza to, że produkcja została wstrzymana.

Dodatkowo, jeśli linia AC wydaje się rosnąć szybciej niż linia EV, oznacza to, że wydajesz więcej niż planowano na wykonanie pracy. Może to wskazywać na nieefektywność w zakresie lub alokacji zasobów, ale jest to wyraźny wskaźnik, że wyniki finansowe projektu się pogarszają.

EVM to przede wszystkim równowaga. Idealnie oznaczałoby to, że linia wartości wypracowanej pozostaje blisko linii wartości planowanej (PV), podobnie jak linia rzeczywistego kosztu (AC).

Zarządzanie wartością wypracowaną to coś więcej niż zestaw wzorów—to kompleksowe podejście do zrozumienia kondycji projektu w czasie rzeczywistym. Łączy dane dotyczące kosztów, zakresu i harmonogramu w jednolity, zintegrowany system, który umożliwia podejmowanie świadomych decyzji i proaktywne zarządzanie.

Dzięki wykorzystaniu EVM:

• Kierownicy projektów mają większe szanse na dostarczenie projektów na czas i w ramach budżetu.
• Organizacje mogą poprawić prognozowanie i planowanie strategiczne.
• Zespoły mogą współpracować bardziej efektywnie dzięki jasnym, obiektywnym wskaźnikom wydajności.

W dzisiejszym dynamicznym i złożonym środowisku projektowym, przyjęcie EVM to nie tylko korzyść—to konieczność. Niezależnie od tego, czy zarządzasz wielkoskalową infrastrukturą czy zwinnym rozwojem oprogramowania, EVM zapewnia wgląd potrzebny do osiągnięcia sukcesu.

Dla profesjonalistów chcących rozwijać swoje kariery, opanowanie EVM to przełom. Zdobycie certyfikatu z zarządzania wartością wypracowaną nie tylko pogłębia zrozumienie analizy wydajności projektów, ale także wykazuje wysoki poziom kompetencji przed pracodawcami.

Dodatkowo, certyfikowani profesjonaliści są często lepiej przygotowani do kierowania złożonymi projektami, bardziej efektywnej komunikacji z interesariuszami oraz dostarczania rezultatów zgodnych z celami biznesowymi.

Odkryj, jak zastosować te obliczenia w rzeczywistych scenariuszach, interpretować trendy i prowadzić udane projekty dzięki naszemu kompleksowemu programowi certyfikacji Earned Value Management.

W tym podstawowym szkoleniu otrzymasz kompleksowy przegląd terminologii i metod EVM. Ten kurs jest przeznaczony przede wszystkim dla kierowników projektów, menedżerów, kierowników działów i innych osób, które potrzebują lepszego zrozumienia elementów EVM.

• Koncepcje Earned Value.
• Wybieranie i wdrażanie formuł Earned Value.
• Proces Earned Value.

Rozwijaj swoją karierę dzięki umiejętnościom, na których polegają dzisiejsi najlepsi kierownicy projektów. Zarządzanie Earned Value to nie tylko narzędzie—to przewaga konkurencyjna. Ten kurs jest przeznaczony dla profesjonalistów, którzy pracowali (i pracują) w środowisku Zarządzania Earned Value przez okres dwóch lat. Obejmuje to szeroki krąg osób pracujących przy projektach opartych na EV, w tym kierowników projektów, menedżerów rachunków kontrolnych, planistów projektów i analityków projektów.

• Jak ustanowić Bazę Pomiaru Wydajności dla projektu.
• Jak zaprojektować i ocenić procesy zbierania danych Earned Value dla konkretnego projektu.
• Interpretacja danych Earned Value dla danego scenariusza i formułowanie rekomendacji dotyczących odpowiednich działań.
• Właściwe zarządzanie zmianami w Bazie Pomiaru Wydajności.
• Uwzględnienie ryzyka w planowaniu, realizacji i ocenie projektu Earned Value.
• Jak stosować metody przeglądu integralności, ważności i wydajności Systemu Zarządzania Earned Value.