Cos'è l'Earned Value Management e perché è importante?

L'earned value management (EVM) è una tecnica di gestione dei progetti che integra ambito, pianificazione e costi per valutare le prestazioni e i progressi del progetto. Quanto spesso ti capita di scoprire che il costo stimato per completare un progetto è troppo basso e, di fatto, supera il budget? O hai mai avuto bisogno di cambiare la traiettoria di un progetto?

Fornendo dati quantitativi, l'EVM aiuta i manager a misurare oggettivamente quanto lavoro è stato completato, quanto è pianificato e quindi come ottimizzare al meglio i risultati, i rischi e i cambiamenti.

La forza di EVM risiede nella sua capacità di collegare tre elementi fondamentali del progetto—costo, programma e ambito in un unico sistema integrato di misurazione delle prestazioni. Questo livello di visibilità porta la gestione dei progetti a un nuovo livello mantenendo le iniziative in carreggiata, identificando i rischi precocemente e dando priorità alle decisioni basate sui dati.

EVM fornisce un approccio strutturato al monitoraggio e alla previsione dei progetti oltre ai seguenti benefici:

EVM ti aiuta a monitorare le prestazioni di un progetto in tempo reale. Fornendo un quadro chiaro dello stato attuale del progetto in termini di ambito, tempo e costi, questo consente a partner e stakeholder di prendere decisioni tempestive e informate.

EVM si basa su metriche quantitative piuttosto che su valutazioni soggettive, quindi dite addio alle stime di progetto basate sull'intuito. Questa obiettività garantisce che tutti gli stakeholder siano allineati nella comprensione dello stato del progetto.

Le metriche EVM possono essere facilmente visualizzate e comunicate attraverso grafici e report, motivo per cui sono diventate popolari nei dashboard per la leadership. Mostrando le metriche EVM in un modo facile da ottenere e interpretare, questa chiarezza aiuta a promuovere la fiducia e migliora il processo decisionale collaborativo.

Esaminando le tendenze attuali delle prestazioni, l'EVM consente una previsione più accurata dei risultati del progetto, come i costi finali e le date di completamento. Questa previsione supporta una migliore pianificazione strategica e allocazione delle risorse.

Uno dei principali vantaggi di EVM è la sua capacità di rilevare tempestivamente i problemi di performance. Analizzando le varianze e gli indici di performance, i manager possono identificare potenziali ritardi o sforamenti di budget prima che diventino critici.

Andando oltre, EVM supporta anche strategie proattive di mitigazione del rischio. I rischi potenziali possono essere identificati attraverso l'analisi delle tendenze e le metriche di performance, il che ci porta al nostro ultimo beneficio di EVM…

Le organizzazioni possono utilizzare i dati EVM per confrontare le prestazioni tra progetti. Nel tempo, questo aiuta a perfezionare i processi di gestione dei progetti e migliorare l'efficienza complessiva.

Per comprendere l'EVM, è essenziale familiarizzare con alcuni concetti fondamentali: valore pianificato, Earned Value e costo effettivo. Se hai dimestichezza con la terminologia di gestione dei progetti, questi termini ti saranno familiari. Di seguito sono riportate le definizioni che ci aiuteranno a orientarci nei calcoli EVM successivi.

Valore Pianificato (PV): Il costo stimato approvato del lavoro programmato per essere completato entro una certa data.

Questa misurazione può essere anche conosciuta come costo preventivato del lavoro programmato (BCWS), tuttavia sempre più professionisti stanno adottando il termine più breve e l'acronimo PV. Come regola generale, il PV dovrebbe essere calcolato per singole attività e poi sommato insieme per trovare il PV totale del progetto. Utilizziamo il seguente scenario per calcolare il PV:

L'Attività A deve creare 100 gadget in 4 settimane. Entro la seconda settimana, sono stati realizzati 50 gadget. Se il costo per creare un gadget è di $200, qual è il valore pianificato?

Per trovare il valore pianificato, prendi la percentuale di lavoro completato (50% in questo caso) moltiplicata per il costo preventivato ($20.000).

• 50% x $20000 = $10.000.
• PV= $10.000

Da questo scenario semplificato, puoi presumere che $10.000 saranno destinati per realizzare i restanti 50 gadget.

Pertanto, il valore pianificato aiuta a rispondere alla domanda: "Quanto dovrebbe costare il lavoro?"

Earned Value (EV): Altrimenti noto come costo preventivato del lavoro eseguito (BCWP), questo è il costo stimato del lavoro effettivamente completato.

Questo valore aiuta a rispondere: "quanto lavoro è stato fatto?" Basandosi sul budget del progetto, l'EV può essere trovato con la seguente formula:

• EV = % Completamento (Effettivo) x Budget dell'Attività
• EV= 75% x $10.000
• EV= $7.500

Detto diversamente, l'EV è il 'valore del lavoro svolto ad oggi' e può aiutare i project manager nel riportare i progressi e i risultati associati a un progetto.

Costo Effettivo (AC): Il costo effettivo sostenuto per il lavoro completato. Potresti aver anche sentito questo valore chiamato spese effettive (AE), o costo effettivo del lavoro eseguito (ACWP). Questo aiuta a rispondere alla domanda: "quanto è costato effettivamente questo lavoro?"

Come formula, l'AC è semplicemente la somma delle spese:

• AC= somma delle spese associate all'attività*

*Questo importo dovrebbe includere elementi come materiali, attrezzature, manodopera e altre spese fisse.

Combinati, questi tre elementi formano la base di tutti i calcoli e le analisi EVM. Il valore pianificato (PV) è determinato dalla baseline dei costi e della programmazione; l'Earned Value (EV) ti dice, in termini fisici, cosa ha realizzato il progetto; e il costo effettivo (AC) è determinato dal costo effettivo sostenuto nel progetto.

Confrontandoli, i project manager possono valutare se un progetto è avanti o indietro rispetto alla programmazione e sopra o sotto budget.

Comprendere come calcolare le metriche chiave dell'EVM è fondamentale per applicare il metodo efficacemente. Utilizzando lo stesso scenario sopra descritto che coinvolge 100 gadget, ecco i calcoli essenziali utilizzati nella gestione del valore guadagnato:

La varianza di pianificazione mostra se un progetto è in anticipo o in ritardo rispetto alla programmazione. È il ritmo del progetto e indica se si sta lavorando più velocemente o più lentamente del previsto, accelerando o decelerando.  Una SV positiva significa che il progetto è in anticipo sulla programmazione, mentre una SV negativa indica che è in ritardo.

Formula:

SV = EV - PV

Esempio: Se EV = $7.500 e PV = $10.000:

SV = $7.500 - $10.000 =- $2.500*

SV= - $2.500

*Il progetto è IN RITARDO di $2.500 di lavoro.

La varianza di pianificazione può aiutarti a rilevare l'accelerazione o il ritardo di un progetto, sia in termini di denaro che di tempo.

L'Indice di Performance del Cronoprogramma (SPI) misura l'efficienza del cronoprogramma. Un valore superiore a 1 indica una performance migliore del previsto, mentre un valore inferiore a 1 indica un ritardo.

Formula:

SPI = EV / PV

Esempio: Se EV = $7.500 e PV = $10.000:

SPI = $7.500 / $10.000 = 0,75*

*Il progetto sta operando con un'efficienza del cronoprogramma del 75%. Più lento del previsto.

Questo può essere utile per capire quanto velocemente stai completando il lavoro secondo il piano. Come misura relativa, l'SPI è anche utile per i cruscotti direzionali e per confrontare progetti nel tempo.

La Varianza dei Costi indica se un progetto è sotto o sopra budget. Una CV positiva significa che il progetto è sotto budget, mentre una CV negativa significa che è sopra budget.

Formula:

CV = EV - AC

Esempio: Se EV = $7.500 e AC = $20.000:

CV = $7.500 - $20.000 = -$12.500*

*Il progetto gadget è sopra budget di $12.500.

In qualsiasi momento durante il progetto, puoi valutare se sei sotto o sopra budget. Molti trovano questo valore utile per compilare revisioni del budget o quando si deve determinare se è necessaria una correzione di rotta per un progetto.

Simile al SPI, l'indice di performance dei costi (CPI) valuta l'efficienza dei costi. Un CPI superiore a 1 significa che il progetto sta performando in modo più efficiente rispetto al budget; sotto 1 significa che è meno efficiente rispetto al budget.

Formula:

CPI = EV / AC

Esempio: Se EV = $7.500 e AC = $20.000:

CPI = $7.500 / $20.000 = 0,375*

*Il progetto sta operando al 37,5% di efficienza dei costi, il che rappresenta una scarsa efficienza.

Questo ti aiuta a capire meglio quanto valore stai acquisendo rispetto al lavoro necessario. Questa misura è anche utile per decisioni a livello di portfolio quando utilizzata nei report sulla salute del progetto.

La varianza alla conclusione (VAC) prevede la varianza dei costi alla fine del progetto. Rappresenta l'importo per il quale un progetto dovrebbe sforare il budget (VAC negativa) o rimanere sotto budget (VAC positiva). Per trovare questo valore, avrai bisogno del budget alla conclusione (BAC) e della stima alla conclusione (EAC), come mostrato di seguito:

• BAC: Il budget totale per il progetto; nel nostro scenario: $20.000
• EAC:
  • Formula per EAC = AC + (BAC – EV)*
    • EAC = $20.000 + ($20.000 - $7.500)
    • EAC = $32.500

*Nota: l'EAC fornita non si adatta alle tendenze di prestazione in corso. Se devi rivedere il budget, dovrai tenere conto della programmazione del progetto e delle prestazioni dei costi. Per una previsione più completa, usa la seguente formula:

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SP)

EAC= $20000 + [($20000 - $7500) / (.375 x .75)]

$20000 + $12500 /,28

$20000 + $44444

$64444

Unendo i due valori insieme, confronteremo il BAC con l'EAC utilizzando la seguente

Formula della Varianza al Completamento (VAC):

VAC = BAC - EAC

Esempio: Se BAC = $20.000 e EAC = $64.444:

VAC = $20.000 - $64.444 = -$44.444*

*Il progetto dovrebbe finire con $44.444 di sforamento del budget.

Le metriche EVM sono più efficaci quando utilizzate insieme. Ad esempio, un SPI alto e un CPI basso indicano che il progetto è in anticipo sui tempi ma sta spendendo più del previsto. I manager possono utilizzare queste informazioni per riequilibrare le risorse o rivedere l'ambito del progetto.

La visualizzazione dei dati è fondamentale. Che si tratti di presentare un report o di mantenere una dashboard, avere la tendenza o la traiettoria complessiva di un progetto convertita in una tabella può comunicare informazioni complesse a colpo d'occhio.

Quando esamini i tuoi dati e come appaiono sull'asse Y (costi) e sull'asse X (tempo), ci sono alcuni suggerimenti per comprendere rapidamente cosa stanno comunicando le linee del grafico.

Ad esempio, più ripida è la linea EV, più velocemente viene completato il lavoro. Se la linea si appiattisce, significa che la produzione si è arrestata.

Inoltre, se la tua linea AC sembra salire più velocemente della tua linea EV, allora stai spendendo più del previsto per svolgere il lavoro. Questo potrebbe indicare inefficienze nell'ambito o nell'allocazione delle risorse, ma è un chiaro indicatore che le performance finanziarie di un progetto stanno peggiorando.

EVM è tutto basato sull'equilibrio. Idealmente, questo significherebbe che la tua linea del valore guadagnato rimane vicina alla tua linea del valore pianificato (PV) e allo stesso modo per la tua linea del costo effettivo (AC).

La gestione del valore realizzato è molto più di un insieme di formule: è un approccio completo per comprendere lo stato di salute del progetto in tempo reale. Combina i dati di costo, ambito e cronoprogramma in un sistema integrato unificato che consente decisioni informate e una gestione proattiva.

Sfruttando l'EVM:

• I project manager hanno maggiori probabilità di consegnare i progetti nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
• Le organizzazioni possono migliorare le previsioni e la pianificazione strategica.
• I team possono collaborare in modo più efficace con metriche di performance chiare e oggettive.

Negli ambienti progettuali odierni, caratterizzati da ritmi serrati e complessità, adottare l'EVM non è solo vantaggioso, è essenziale. Che tu stia gestendo infrastrutture su larga scala o lo sviluppo agile di software, l'EVM fornisce le informazioni necessarie per avere successo.

Per i professionisti che desiderano far progredire la propria carriera, padroneggiare l'EVM rappresenta una svolta. Ottenere una certificazione in earned value management non solo approfondisce la comprensione dell'analisi delle prestazioni di progetto, ma dimostra anche un alto livello di competenza ai datori di lavoro.

Inoltre, i professionisti certificati sono spesso meglio posizionati per guidare progetti complessi, comunicare più efficacemente con gli stakeholder e fornire risultati allineati agli obiettivi aziendali.

Scopri come applicare questi calcoli in scenari reali, interpretare le tendenze e guidare progetti di successo attraverso il nostro programma di certificazione completo in Earned Value Management.

In questo corso di formazione di base, riceverai una panoramica completa della terminologia e dei metodi EVM. Questo corso è principalmente rivolto a Project Manager, responsabili, capi dipartimento e altri che hanno bisogno di una migliore comprensione degli elementi dell'EVM.

• I concetti di Earned Value.
• Selezione e implementazione delle formule di Earned Value.
• Il processo di Earned Value.

Fai progredire la tua carriera con le competenze su cui si basano i migliori project manager di oggi. L'Earned Value Management non è solo uno strumento—è un vantaggio competitivo. Questo corso è progettato per professionisti che hanno lavorato (e stanno lavorando) in un ambiente di Earned Value Management per un periodo di due anni. Questo includerà una vasta gamma di persone che lavorano su progetti basati su EV, inclusi project manager, control account manager, pianificatori di progetto e analisti di progetto.

• Come stabilire una Baseline di Misurazione delle Prestazioni per un progetto.
• Come progettare e valutare i processi di raccolta dati Earned Value per un progetto specifico.
• Interpretare i dati Earned Value per un determinato scenario e fornire raccomandazioni sull'azione appropriata.
• Gestire in modo appropriato le modifiche a una Baseline di Misurazione delle Prestazioni.
• Tenere conto del rischio nella pianificazione, esecuzione e valutazione di un progetto Earned Value.
• Come applicare metodi per rivedere l'integrità, validità e prestazioni di un Sistema di Gestione Earned Value.