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Job role

Administrador PMO

¿Qué es un Administrador de PMO? Una descripción general del rol y sus principales responsabilidades.

Administrador de Base de Datos Gerente de Cambios Gerente de Operaciones Analista de Ciberseguridad Planificador de Proyectos Analista de Negocios Facilitador Gerente de Programa Gerente de Relaciones Comerciales Analista PMO Gerente de Proyecto Coordinador de Proyecto Gerente de Proyectos Ágil Gerente de Servicios de TI Redactor Técnico Scrum Master

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¿Qué hace un Administrador de PMO?

Un Administrador de PMO es un rol que se considera de nivel inicial en PMO y es principalmente responsable de apoyar al Gerente de Proyecto y su equipo en la entrega del proyecto.

Un Administrador de PMO es un rol clave de nivel inicial dentro de una PMO, responsable de brindar apoyo administrativo integral a los equipos de proyecto. Esto incluye mantener la documentación, hacer seguimiento del progreso y coordinar la comunicación entre las partes interesadas. Se aseguran del buen funcionamiento de las actividades del proyecto configurando y administrando herramientas, actualizando informes y manteniendo las mejores prácticas.

Las PMO – definidas como "cualquier individuo, equipo o departamento que apoya la entrega de portafolios, programas y proyectos dentro de una organización" (House of PMO) – tendrán un equipo dedicado y un rol que se ve frecuentemente dentro de la PMO es el Administrador de PMO.

El rol de Administrador de PMO apoya proyectos en áreas administrativas como mantener la documentación, hacer seguimiento del progreso y coordinar la comunicación entre diferentes partes interesadas. También son típicamente responsables de apoyar la configuración y uso continuo de herramientas y sistemas, actualizar paneles de control e informes, y asegurar que las mejores prácticas se sigan a lo largo del proyecto.

Un Administrador de PMO puede ser asignado a un solo proyecto o a múltiples proyectos dependiendo de la cantidad de apoyo necesario. A veces pueden ser la única persona brindando apoyo o pueden formar parte de un equipo más grande de profesionales de PMO, nuevamente, dependiendo del tamaño del proyecto y la cantidad de apoyo necesario.

La mayoría de las organizaciones que utilizan proyectos y programas para gestionar el cambio hoy en día emplean una PMO para ayudar a asegurar que los proyectos se entreguen exitosamente.

Si un Administrador de PMO forma parte de un equipo de PMO más grande, también brindará apoyo al Gerente de PMO en varias tareas administrativas para asegurar la entrega exitosa de iniciativas dentro de la PMO misma.

El rol de Administrador de PMO se considera el rol de nivel inicial en una PMO y trabajará junto con otros roles como el Analista de PMO. Para más información sobre este rol, consulta nuestro blog sobre qué hace un Analista de PMO.

El Administrador de PMO tiende a reportar al Gerente de PMO pero también tendrá una línea diaria de responsabilidad hacia los gerentes de proyecto a quienes está apoyando.

Responsabilidades Clave de un Administrador de PMO

Las PMO han ganado popularidad en muchas organizaciones por varias razones clave.

  • Estandarización: Las PMO aseguran prácticas consistentes de gestión de proyectos en toda la organización, lo que lleva a una mejor previsibilidad y control.
  • Gobernanza: Las PMO proporcionan supervisión y gobernanza, asegurando que los proyectos se alineen con los objetivos organizacionales y cumplan con las regulaciones.
  • Eficiencia: Las PMO ayudan a optimizar los procesos, mejorar la asignación de recursos, reducir el desperdicio, lo que lleva a ahorros de costos y mayor eficiencia.
  • Soporte: Las PMO ofrecen apoyo a los gerentes de proyecto a través de capacitación, herramientas y metodologías, mejorando el éxito en la entrega de proyectos.
  • Alineación Estratégica: Las PMO aseguran que los proyectos y programas estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización, mejorando la efectividad general.
  • Gestión de Riesgos: Las PMO ayudan en la identificación y mitigación de riesgos de manera temprana, aumentando la probabilidad de éxito del proyecto.

The House of PMO proporcionó un perfil integral del rol de un Administrador de PMO dentro del texto del curso para el curso Essentials para Administrador de PMO.

El texto del curso – el Marco de Competencias PMO – describe cinco responsabilidades clave que los Administradores de PMO deberían esperar realizar en su rol:

  1. Proporcionar un servicio administrativo integral que puede incluir desde brindar apoyo en reuniones, hacer seguimiento de acciones, realizar compras y atender consultas puntuales.
  2. Asegurar que toda la información y documentación relacionada con el proyecto esté registrada, con control de versiones, mantenida, monitoreada y archivada.
  3. Mantener sistemas para el registro de todos los datos del proyecto – hojas de tiempo, costos, etc.
  4. Coordinar la recopilación de informes y producir informes resumen y paquetes.
  5. Mantener registros de riesgos, acciones, problemas, cambios y dependencias.

¿Qué Habilidades Necesita un Administrador de PMO?

El puesto requiere excelentes habilidades organizacionales, de comunicación y analíticas, y ofrece un entorno de trabajo dinámico y variado. Los Administradores de PMO suelen reportar a los Gerentes de PMO y pueden trabajar en múltiples proyectos simultáneamente, lo que los convierte en elementos vitales para el éxito en la entrega de iniciativas organizacionales.

El Marco de Competencias de PMO también describe los conocimientos, habilidades y comportamientos clave que un Administrador de PMO normalmente necesita para llevar a cabo sus funciones con éxito.

Aunque se necesitan muchas habilidades, las tres principales incluirían:

Habilidades organizacionales – los mejores Administradores de PMO son aquellos que pueden gestionar muchas tareas diferentes, a menudo al mismo tiempo, mientras mantienen informadas a las personas. El entorno de proyectos se adapta perfectamente a cualquier persona que disfrute trabajar en un ambiente dinámico con múltiples plazos competitivos.

Habilidades de comunicación – el rol del Administrador de PMO es definitivamente un puesto centrado en las personas y hay MUCHAS personas que ven al Administrador de PMO como el centro neurálgico para información, ayuda y orientación. Los Administradores de PMO tienden a saber quién está haciendo qué, y a quién preguntar cuando se necesitan respuestas.

Habilidades analíticas – con la cantidad de informes que se generan en un proyecto, ningún Administrador de PMO será ajeno a una hoja de cálculo o dos. En esta etapa de una carrera en PMO se trata de desarrollar habilidades básicas de datos de proyectos con miras a avanzar y trabajar con información y análisis más complejos.

¿Cuánto gana un administrador de PMO?

Según la Association for Project Management (APM), el salario promedio para este rol en el Reino Unido es de alrededor de £25,000 a £35,000 por año. Cuando el salario promedio se convierte a dólares americanos, este rango es aproximadamente de $35,000 a $50,000 por año. Sin embargo, los salarios pueden variar dependiendo de la organización, ubicación y nivel de experiencia.

Cómo Convertirse en un Administrador de PMO

Un rol de Administrador de PMO es desafiante y variado, a menudo no hay dos días iguales. Es un rol basado en trabajo en equipo, que brinda apoyo a muchas personas diferentes con distintas demandas. Si prosperas en un entorno dinámico, disfrutas realizar múltiples tareas y tienes buen ojo para los detalles, un rol de Administrador de PMO podría ser perfecto para ti.

Normalmente necesitas experiencia en un puesto de oficina, idealmente algo administrativo como administración de empresas, asistente personal o apoyo de equipo. Para principiantes completos, sin conocimiento de gestión de proyectos o experiencia previa laboral en el campo, puede ser útil obtener formación certificada en esta área, para demostrar tus conocimientos y habilidades. Essentials for PMO Administrators proporciona una introducción a la Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios (P3M), dentro del contexto de una PMO y es un excelente lugar para comenzar para todos los aspirantes a administradores de PMO y proyectos.

Convertirse en Administrador de PMO requiere una combinación de experiencia, habilidades y educación.

  • Investiga sobre el puesto de Administrador de PMO y aprende más sobre las funciones, responsabilidades y expectativas del puesto.
  • Considera la educación formal en gestión de proyectos y PMO – el Essentials for PMO Administrators ha sido creado específicamente para personas que buscan ingresar a PMO.
  • Comprende qué habilidades transferibles se necesitan en un puesto de Administrador de PMO y cómo estas pueden fortalecerse
  • Averigua si ya existen oportunidades dentro de tu organización actual para hacer una transición hacia la gestión de proyectos.

Obtener formación puede ayudar a generar confianza en la comprensión de cómo funcionan los proyectos y qué se espera que hagan los administradores de PMO en su primer puesto. También ayudará a destacar qué habilidades transferibles ya tienes que se utilizarán en tu rol de administración de PMO.

La Formación y Certificación Essentials for PMO Administrators es un curso de tres días diseñado para principiantes, para proporcionar una introducción a la Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios (P3M), dentro del contexto de una Oficina de Gestión de Proyectos. Este curso profundiza en los cuatro roles clave dentro de una PMO y descubre lo que se necesita para tener éxito en un rol de apoyo.

Obtén más información sobre Formación y Certificación para administradores de PMO

Después de obtener experiencia como Administrador de PMO, puedes tener la oportunidad de avanzar al siguiente nivel en la PMO, que es el rol de Analista de PMO.

Hay otras vías que explorar, como el rol de Asistente de Gerente de Proyecto o profundizar en roles especializados dentro de la PMO, por ejemplo, enfocándose en finanzas, riesgos o planificación.

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