¡Los Agentes de Cambio Ágil al rescate!
La gestión eficaz del cambio y el trabajo Agile requieren construir una amplia red de personas que puedan iniciar y apoyar procesos de cambio. Ellas comprenden la necesidad del cambio y tienen las competencias necesarias para apoyar efectivamente a las personas en la implementación de nuevas soluciones.
Estos individuos provienen de diferentes niveles de la organización, realizando diferentes tareas a diario. Incluyen líderes, jefes de unidades organizacionales, expertos de dominio, especialistas, miembros de equipos de proyecto, consultores... Colectivamente se les puede llamar Agentes de Cambio Agile.
Como sabe cualquier buen gerente de proyectos o gestión del cambio, implementar el cambio rara vez (¡si es que alguna vez!) es fácil. Usualmente hay una serie de obstáculos a lo largo del camino; desafíos que son cruciales de abordar efectivamente si un proyecto o iniciativa de cambio ha de resultar exitoso en última instancia.
En esta característica, analizamos cómo el curso de Agente de Cambio Agile aborda algunos desafíos comunes de gestión de proyectos y cambio.
Agentes de Cambio Ágiles vs planificación
Hoy en día, planificar el cambio se está volviendo cada vez más desafiante. Por un lado, existe la necesidad de planificación estratégica del cambio organizacional en cada empresa para ayudar a controlar el caos y permitir la preparación de proyectos, el compromiso fluido de las partes interesadas y una estrategia de comunicación adecuada. Por otro lado, las organizaciones cambian tan rápidamente que a menudo no hay tiempo suficiente para construir visiones a largo plazo y coaliciones que las respalden.
Los cambios deben implementarse rápidamente. Se requiere creatividad ya que las formas estándar de hacer las cosas a menudo ya no aplican. En esta situación, los líderes necesitan comprender completamente el concepto de planificación ágil del cambio en todos los niveles: programas, proyectos e iniciativas más simples.
El taller de Agente de Cambio Ágil introduce el concepto de una Hoja de Ruta en lugar de planes detallados. La Hoja de Ruta asegura que una iniciativa de cambio esté organizada a un alto nivel de generalidad, con conciencia de su propósito general. Al mismo tiempo, deja mucha libertad en el desarrollo de la solución y permite correcciones de rumbo. Las etapas de la iniciativa son, por tanto, iteraciones sucesivas, que terminan con la implementación de la parte funcional de la solución que entrega los beneficios planificados.
La Hoja de Ruta puede aplicarse a una sola tarea, proyecto o una gama de proyectos. También permite la integración de diferentes métodos y mejores prácticas de gestión como PRINCE2, AgilePM, AgilePgM y MSP. En este sentido, la Hoja de Ruta ofrece un enfoque extremadamente versátil, abierto a diferentes metodologías de gestión, mientras permite una planificación ágil e incremental.
Herramientas clave del Agente de Cambio Ágil en esta área: Hoja de Ruta.
Agentes de Cambio Ágiles vs comunicación
Existen varias condiciones clave para que la planificación de Roadmap ocurra exitosamente. Las entregas más rápidas y eficientes no son tanto el resultado de un trabajo más intensivo y gran dedicación de equipos completos, como lo son el resultado de una comunicación eficiente. Para que la comunicación sea eficiente, se requiere la participación adecuada de todos los participantes en la iniciativa de cambio. Sin participación no habrá éxito, pero también es difícil (si no imposible) si tratas de lograrlo solo desde una posición de autoridad; dando instrucciones en lugar de involucrarse constructivamente con los miembros del equipo y otras partes interesadas.
La participación de todos los participantes es un principio fundamental con los enfoques e iniciativas ágiles. Por lo tanto, la comunicación efectiva es más que solo información comprensiva. Es todo un sistema de gestión, fortaleciendo la motivación interna en el equipo para participar en los cambios, en contraposición a que les impongan los cambios.
El papel de un Agente de Cambio Ágil es trabajar con las personas - en todos los niveles de la iniciativa de cambio - escuchando activamente y promoviendo una cultura de retroalimentación. Una manifestación de construir comunicación efectiva es integrar las iniciativas de cambio con objetivos de negocio bien entendidos.
Herramientas clave del Agente de Cambio Ágil en esta área: Caso de Negocio; Estrategia de Gestión de Cambio; Plan de Gestión de Cambio; Plan de Comunicación; Escucha Activa, Retroalimentación.
Agentes de Cambio Ágiles vs. resistencia al cambio
Si las iniciativas de cambio están bien fundamentadas y los proyectos tienen sentido desde la perspectiva de sus participantes, aumenta la probabilidad de gestionar con éxito la resistencia al cambio. Sin embargo, es importante recordar que esta resistencia es, hasta cierto punto, parte de la naturaleza humana. Un Agente de Cambio Ágil comprende la resistencia que ocurre naturalmente y es capaz de ofrecer apoyo a quienes experimentan el cambio.
Los agentes de cambio exitosos deben estar familiarizados con conceptos básicos de aprendizaje, ya que el cambio organizacional puede forzar continuamente a los participantes (clientes o colegas) a adaptarse a nuevas situaciones y aprender continuamente nuevas formas de hacer las cosas. Esto implica salir de la zona de confort, lo que da lugar a una sensación periódica de disminución en los niveles de efectividad y confianza.
El papel del Agente de Cambio Ágil en preparar a las personas para lidiar con estos estados periódicos es invaluable. En un entorno que permite la toma de riesgos, aceptar la posibilidad de cometer errores, la disposición a usar la propia creatividad e innovación, el rendimiento es a menudo mucho mayor. Es precisamente esta actitud y atmósfera de trabajo lo que permite a algunas organizaciones adaptarse más efectivamente en respuesta a la presión de cambios frecuentes en el entorno.
Herramientas clave del Agente de Cambio Ágil en esta área: Escucha Activa; Retroalimentación.
Agentes de Cambio Ágil vs Colaboración
Si queremos que una iniciativa de cambio modifique su rumbo de manera que le permita mantener continuamente la alineación con los objetivos empresariales, necesitamos invitar a las partes interesadas a colaborar en la revisión continua de las suposiciones originales y confrontarlas con las necesidades cambiantes de la organización.
Estas partes interesadas van desde aquellas que se benefician del cambio hasta aquellas que están trabajando activamente en la solución, o que simplemente necesitan cambiar sus propias formas de trabajar. Es prudente adoptar un enfoque amplio para trabajar con todas las áreas que se verán afectadas por los resultados del cambio. La invitación a colaborar puede realizarse haciendo un uso extensivo de la retroalimentación y asegurando opciones para el diálogo regular y continuo.
El papel de los líderes también está cambiando, de un enfoque de arriba hacia abajo a crear condiciones para equipos e individuos empoderados mientras se asegura que el apoyo relevante y necesario esté disponible. Para muchas organizaciones esto requiere una reevaluación completa del enfoque de gestión, de uno que es prescriptivo a uno de empoderamiento que apoya la creatividad e innovación. El Agente de Cambio Ágil es un rol que comprende perfectamente estas condiciones y tiene las competencias de un facilitador y coach.
Herramientas clave del Agente de Cambio Ágil en esta área: Priorización de Requisitos - MoSCoW; Cuestionario de Identificación de Beneficios; Mapa de Comunidad; Cuestionario de Motivación.
Agentes de Cambio Ágiles vs Stakeholder Engagement
El papel fundamental de un Agente de Cambio Ágil es involucrar eficazmente a las partes interesadas en las iniciativas de cambio. La calidad de esta participación a menudo determina la efectividad de la solución y/o cambio que se está implementando. Se necesita un alto grado de sensibilidad, ya que un grupo de partes interesadas puede tener diferentes requisitos y perspectivas. Por un lado, no debes expandir demasiado este grupo, pero por otro lado necesitas asegurar que todas las partes interesadas relevantes estén efectivamente involucradas y adoptar las estrategias más apropiadas.
Seleccionar una estrategia de participación apropiada comienza con realizar un análisis de partes interesadas, clasificar a las partes interesadas y, finalmente, proponer el enfoque apropiado (y necesario) para la comunicación y participación.
Herramientas del Agente de Cambio Ágil en esta área: Evaluación Personal; Cuestionario de Respuesta Emocional; Liderazgo Personal; Autocontrol; Comunicación Empática; Entorno Sostenible.
