Agents de changement agiles à la rescousse !
Une gestion du changement efficace et un travail Agile nécessitent de construire un large réseau de personnes capables d'initier et de soutenir les processus de changement. Elles comprennent le besoin de changement et possèdent les compétences nécessaires pour accompagner efficacement les personnes dans la mise en œuvre de nouvelles solutions.
Ces individus proviennent de différents niveaux de l'organisation et accomplissent des tâches variées au quotidien. Ils incluent des dirigeants, des responsables d'unités organisationnelles, des experts métier, des spécialistes, des membres d'équipes projet, des consultants... Collectivement, ils peuvent être appelés Agents de Changement Agile.
Comme tout bon chef de projet ou gestionnaire du changement le sait, mettre en œuvre le changement est rarement (voire jamais !) facile. Il y a généralement plusieurs obstacles en cours de route ; des défis qu'il est crucial de relever efficacement si un projet ou une initiative de changement doit finalement s'avérer fructueuse.
Dans cette présentation, nous examinons comment le cours Agent de Changement Agile aborde certains défis courants de la gestion de projet et du changement.
Agents de changement Agile vs planification
Aujourd'hui, planifier le changement devient de plus en plus difficile. D'une part, il y a un besoin de planification stratégique du changement organisationnel dans chaque entreprise pour aider à contrôler le chaos et permettre la préparation de projets, un engagement fluide des parties prenantes et une stratégie de communication appropriée. D'autre part, les organisations changent si rapidement qu'il n'y a souvent pas suffisamment de temps pour construire des visions à long terme et les coalitions pour les soutenir.
Les changements doivent être mis en œuvre rapidement. La créativité est requise car les façons standard de faire les choses ne s'appliquent souvent plus. Dans cette situation, les dirigeants doivent pleinement comprendre le concept de planification agile du changement à tous les niveaux : programmes, projets et initiatives plus simples.
L'atelier Agent de Changement Agile introduit le concept de Feuille de Route au lieu de plans détaillés. La Feuille de Route garantit qu'une initiative de changement est organisée à un niveau élevé de généralité, avec une conscience de son objectif global. En même temps, elle laisse beaucoup de liberté dans le développement de la solution et permet des corrections de parcours. Les étapes de l'initiative sont donc des itérations successives, se terminant par la mise en œuvre de la partie fonctionnelle de la solution qui délivre les bénéfices planifiés.
La Feuille de Route peut s'appliquer à une tâche unique, un projet ou une gamme de projets. Elle permet également l'intégration de différentes méthodes et meilleures pratiques de gestion telles que PRINCE2, AgilePM, AgilePgM et MSP. En ce sens, la Feuille de Route offre une approche extrêmement polyvalente, ouverte à différentes méthodologies de gestion, tout en permettant une planification agile et incrémentale.
Outils clés de l'Agent de Changement Agile dans ce domaine : Feuille de Route.
Agents de changement agiles vs communication
Il existe plusieurs conditions clés pour qu'une planification de Roadmap se déroule avec succès. Des livraisons plus rapides et plus efficaces ne résultent pas tant d'un travail plus intensif et d'un grand dévouement de toutes les équipes, que d'une communication efficace. Pour que la communication soit efficace, une implication appropriée de tous les participants à l'initiative de changement est requise. Sans implication, il n'y aura pas de succès, mais c'est aussi difficile (voire impossible) si vous essayez de l'atteindre uniquement à partir d'une position d'autorité ; en donnant des instructions plutôt qu'en vous engageant de manière constructive avec les membres de l'équipe et autres parties prenantes.
L'implication de tous les participants est un principe fondamental des approches et initiatives agiles. Par conséquent, une communication efficace est plus qu'une simple information complète. C'est tout un système de gestion, renforçant la motivation interne de l'équipe à participer aux changements, par opposition au fait d'avoir des changements qui leur sont imposés.
Le rôle d'un Agent de Changement Agile est de travailler avec les personnes - à tous les niveaux de l'initiative de changement - en écoutant activement et en promouvant une culture de retour d'information. Une manifestation de la construction d'une communication efficace est l'intégration des initiatives de changement avec des objectifs métier bien compris.
Outils clés de l'Agent de Changement Agile dans ce domaine : Business Case ; Stratégie de Gestion du Changement ; Plan de Gestion du Changement ; Plan de Communication ; Écoute Active, Retour d'Information.
Agents de changement agiles vs. résistance au changement
Si les initiatives de changement sont bien fondées et que les projets ont du sens du point de vue de leurs participants, la probabilité de gérer avec succès la résistance au changement augmente. Cependant, il est important de se rappeler que cette résistance est, dans une certaine mesure, de nature humaine. Un Agent de Changement Agile comprend la résistance qui survient naturellement et est capable d'offrir un soutien à ceux qui vivent le changement.
Les agents de changement qui réussissent doivent être familiers avec les concepts d'apprentissage de base car le changement organisationnel peut continuellement forcer les participants (clients ou collègues) à s'adapter à de nouvelles situations et à apprendre continuellement de nouvelles façons de faire les choses. Cela implique de sortir de sa zone de confort, donnant lieu à un sentiment périodique de déclin de l'efficacité et des niveaux de confiance.
Le rôle de l'Agent de Changement Agile dans la préparation des personnes à faire face à ces états périodiques est inestimable. Dans un environnement qui permet la prise de risques, acceptant la possibilité de faire des erreurs, la volonté d'utiliser sa propre créativité et innovation, la performance est souvent beaucoup plus élevée. C'est précisément cette attitude et cette atmosphère de travail qui permettent à certaines organisations de s'adapter plus efficacement en réponse à la pression des changements fréquents dans l'environnement.
Outils clés de l'Agent de Changement Agile dans ce domaine : Écoute Active ; Feedback.
Agents de changement agiles vs Collaboration
Si nous voulons qu'une initiative de changement change de cap d'une manière qui lui permette de maintenir continuellement son alignement avec les objectifs métier, nous devons inviter les parties prenantes à collaborer pour réviser continuellement les hypothèses initiales et les confronter aux besoins changeants de l'organisation.
Ces parties prenantes vont de celles qui bénéficient du changement à celles qui travaillent activement sur la solution, ou qui ont simplement besoin de changer leurs propres façons de faire. Il est judicieux d'adopter une approche large pour travailler avec tous les domaines qui seront affectés par les résultats du changement. L'invitation à collaborer peut se faire en utilisant largement les retours d'information et en s'assurant que des options pour un dialogue régulier et continu soient disponibles.
Le rôle des dirigeants évolue également, d'une approche descendante vers la création de conditions pour des équipes et des individus autonomes tout en s'assurant qu'un soutien pertinent et nécessaire soit disponible. Pour de nombreuses organisations, cela nécessite une réévaluation complète de l'approche managériale, passant d'une approche prescriptive à une approche d'autonomisation qui soutient la créativité et l'innovation. L'Agent de Changement Agile est un rôle qui comprend parfaitement ces conditions et possède les compétences d'un facilitateur et d'un coach.
Outils clés de l'Agent de Changement Agile dans ce domaine : Priorisation des Exigences - MoSCoW ; Questionnaire d'Identification des Bénéfices ; Carte Communautaire ; Questionnaire de Motivation.
Agents de Changement Agiles vs Stakeholder Engagement
Le rôle fondamental d'un Agent de Changement Agile est d'engager efficacement les parties prenantes dans les initiatives de changement. La qualité de cet engagement détermine souvent l'efficacité de la solution et/ou du changement mis en œuvre. Un degré élevé de sensibilité est nécessaire, car un groupe de parties prenantes peut avoir des exigences et des perspectives différentes. D'une part, vous ne devriez pas trop élargir ce groupe, mais d'autre part, vous devez vous assurer que toutes les parties prenantes pertinentes sont efficacement engagées et adopter les stratégies les plus appropriées.
La sélection d'une stratégie d'engagement appropriée commence par la réalisation d'une analyse des parties prenantes, la classification des parties prenantes, et enfin la proposition de l'approche appropriée (et nécessaire) à la communication et à l'engagement.
Outils d'Agent de Changement Agile dans ce domaine : Évaluation Personnelle ; Questionnaire de Réponse Émotionnelle ; Leadership Personnel ; Maîtrise de Soi ; Communication Empathique ; Environnement de Soutien.
