Projektkoordinator

Was macht ein Project Coordinator?

Der Mechanismus einer Uhr benötigt viele sich drehende Teile, Zahnräder und Räder, damit die Uhr erfolgreich läuft; jedes Teil ist auf die Bewegung der anderen angewiesen. Die Rolle des Projektkoordinators für ein Unternehmen ist wie die Zahnräder und Räder für eine Uhr. Ein unschätzbares Gut für die Projektplanung und das Unternehmen, das dafür sorgt, dass es reibungslos und effizient läuft.

Oft haben Projektkoordinatoren eine vielseitige Rolle und arbeiten mit verschiedenen Fristen. Dies umfasst die Unterstützung anderer im Projektteam bei administrativen Aufgaben, der Planung von Ressourcen, Planung, Analytik und Berichterstattung. Eine unterstützende Rolle zu haben bedeutet, dass der Projektkoordinator oft die Brücke zwischen anderen Teams wie Finanzen, Entwicklung, Fertigung, Management und Betrieb ist.

Zu den zusätzlichen Aufgaben gehört es, herauszufinden, welche Aktivitäten ein Projekt beeinflussen könnten und gleichzeitig, wie das Projekt das Unternehmen beeinflussen könnte.

Um Verbindungen zu schaffen, sind Kommunikationsfähigkeiten und Einsichten sowohl für den Erfolg des Projekts als auch für die beteiligten Stakeholder von Vorteil. Sie können sich beruhigt fühlen, dass der Projektkoordinator ein Auge auf jedes Detail und jeden beweglichen Teil des Projekts haben wird. Diese Unterstützung ist unersetzlich, da sie das Bindeglied zwischen den anderen Zahnrädern darstellt, die alle gegenseitige Unterstützung benötigen, um voranzukommen.

Hauptaufgaben eines Projektkoordinators

Innerhalb der Rolle des Projektkoordinators kann es eine Vielzahl von Verantwortlichkeiten geben. Dies kann je nach Art und Größe der Organisation und der Struktur der Projektteammitglieder unterschiedlich sein. Einige der wichtigsten Verantwortlichkeiten sind:

Administrative Aufgaben: Diese können die Genehmigung von Rechnungen im Zusammenhang mit Projektarbeiten oder das Ausfüllen von Formularen, Projektplänen und Dokumentation für das Projekt umfassen.
Terminplanung: Bei der Terminplanung von Teamressourcen ist der Projektkoordinator dafür verantwortlich, die Verfügbarkeit des Teams für die Erledigung von Aufgaben zu ermitteln, die für den Projekterfolg entscheidend sind. Dies sollte effizient erfolgen, um ein Gleichgewicht mit den anderen Terminen und Verpflichtungen zu schaffen, die das Team möglicherweise hat.
Planung: Ressourcen müssen geplant werden, um ihre Verfügbarkeit für das Projekt sicherzustellen. Sollte der Projektkoordinator Herausforderungen bei dieser Planung identifizieren, kann er diese Risiken auch an den Projektmanager weiterleiten. Die Ressourcen variieren je nach Projekt; dies können Personen, Materialien, Ausrüstung, Software usw. sein.

Berichterstattung: Der Projektkoordinator wird häufig mit Systemen und Daten arbeiten, um Projektfortschritte und -aktivitäten zu erfassen und zu verfolgen. Diese sollten regelmäßig berichtet werden, um sicherzustellen, dass Stakeholder und das Senior Management Einblick in den Projektfortschritt haben.
Analyse: Zusätzlich zur Berichterstattung müssen Projektkoordinatoren möglicherweise auch Daten analysieren, Trends oder Anomalien identifizieren, die auf ein Risiko hindeuten könnten. Dann entsprechend eskalieren und Unterstützung bei der Vermeidung von Problemen im Projekt bieten. Andererseits kann die Analyse auch Erfolge des Projekts aufzeigen, die mit den Stakeholdern geteilt werden können.
Stakeholder-Management: Die Verwaltung von Stakeholdern erfordert klare und regelmäßige Kommunikation, von der Entstehung des Projekts an und darüber hinaus, um das Verständnis der Stakeholder für die Aktivitäten und den Status des Projekts sicherzustellen.

Welche Fähigkeiten braucht ein Projektkoordinator?

Um als Projektkoordinator zu arbeiten und in dieser Rolle bei der Durchführung verschiedener Aufgaben erfolgreich zu sein, sind eine Reihe von technischen und sozialen Kompetenzen von entscheidender Bedeutung. Einige wichtige Fähigkeiten sind:

Kommunikation: Die Fähigkeit, mit Projektbeteiligten klar und prägnant zu kommunizieren. Zu verstehen, welche Informationen sie benötigen und wann, kann einen unglaublich positiven Einfluss auf ein Projekt haben; dabei wird sichergestellt, dass alle berücksichtigt und über Projektaktivitäten auf dem Laufenden gehalten werden, Auswirkungen bewertet und Fortschritte verfolgt werden.
Priorisierung: Projektkoordinatoren müssen oft pünktlich auf Anfragen von Projektteams reagieren. Durch die Priorisierung und Verwaltung von Arbeitslasten stellen sie sicher, dass hochpriorige und dringende Aufgaben zu den erforderlichen Terminen abgeschlossen werden.
System- und Datenmanagement: Die Koordination von Ressourcen und Berichterstattung erfordert oft die Aktualisierung und Verwaltung von Daten in verschiedenen Planungs- und Berichtstools. Dazu können Microsoft Excel, Trello, Jira, Todoist, Motion und viele weitere gehören. Es gibt auch einen Anstieg von KI-Tools, die speziell für das Management von Projekten und die Datenanalyse entwickelt wurden. Daher ist es wahrscheinlich, dass Projektkoordinatoren Erfahrungen mit der Nutzung verschiedener KI-Tools sammeln werden, um die Effizienz ihrer Rolle zu verbessern.

Change Management: Projekte haben oft Auswirkungen auf Veränderungen - auch wenn die Absicht eine positive Veränderung ist - kann sie für die Betroffenen dennoch herausfordernd sein. Ein gewisses Bewusstsein dafür zu haben, wie man das Change Management in einer Organisation unterstützt, kann sich positiv auf den Projekterfolg auswirken.
Analytisch und detailorientiert: Bei Analysen und Berichten sollte der Projektkoordinator sorgfältig und präzise vorgehen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind.

Wie viel verdient ein Projektkoordinator?

Die Rolle des Projektkoordinators hat laut Indeed ein durchschnittliches Gehalt von £28.959 (USD$37.959). Die Bedeutung dieser Rolle in der Wirtschaft und des Projektkoordinators als seriöser Karriereweg wird weiter unterstrichen durch die APM-Studie zu Gehältern und Markttrends Survey 2023, die ebenfalls einen Gehaltsanstieg von 18% verzeichnete.

Wie man Projektkoordinator wird

Der Weg zum Projektkoordinator kann variieren, genauso wie die Rolle selbst. Es ist eine Rolle, die in vielen Branchen zu finden ist und unterschiedliche Erfahrungsebenen und -arten erfordert. Hier sind einige Ideen, die Ihnen helfen, den nächsten Schritt in Ihrer Laufbahn als Projektkoordinator zu erreichen:

Bildung und Weiterbildung

Bei der Betrachtung von Bildung und Weiterbildung verstehen wir, dass Sie auch die erforderlichen Kosten und zeitlichen Verpflichtungen berücksichtigen müssen. Lernen kann in vielen Formen stattfinden. Wenn Sie Ihren Karriereweg frühzeitig planen können, sind Ausbildungen, Hochschul- und Universitätskurse möglicherweise das Beste für Sie.

Ansonsten stehen viele Zertifizierungsoptionen zur Verfügung. Diese umfassen oft einige Lerntage und eine Prüfung, die Sie in spezifischen Fähigkeiten zertifiziert, die dann in Ihrem Berufsleben angewendet werden können und von Arbeitgebern als Nachweis Ihres Wissens anerkannt werden. Einige nützliche Zertifizierungen für einen angehenden oder aktuellen Projektkoordinator sind Agile Project Management (AgilePM®), Essentials for PMO Analysts, Praxis Framework™ - Projekt- und Programmmanagement-Zertifizierung.

Erfahrung

Das ewige Dilemma eines Stellensuchenden: Erfahrung in einer Position zu sammeln, um diese Position zu bekommen! Es gibt einige Wege, Erfahrung zu sammeln; einer wäre, den Karriereweg zu planen und auf die Rolle des Projektkoordinators hinzuarbeiten. Dies könnte über Verwaltungstätigkeiten geschehen, wie etwa als PMO oder Projektadministrator. Ein anderer Weg wäre, in Positionen mit übertragbaren Fähigkeiten zu arbeiten, wie etwa in anderen Analyst- oder Koordinatorenrollen. Diese Erfahrung kann dann auf die erforderlichen Aufgaben des Projektkoordinators angewendet werden.