Es reicht nicht aus, nur über die technischen Fähigkeiten zu verfügen, um die Arbeit zu erledigen. Projekte sind heute komplexer denn je und interagieren mit immer mehr verschiedenen Systemen, Abteilungen und Zielgruppen, was mehr Interaktion, mehr Zusammenarbeit und mehr Kommunikation bedeutet.
Zu viele Menschen verfügen nicht über die notwendigen sozialen Kompetenzen, um ein Projektteam zum Funktionieren zu bringen – und wenn die Kommunikation versagt, scheitert auch das Projekt.
Missverständnisse sind oft der Übeltäter
Kommunikationsfähigkeiten müssen bei der Zusammenstellung von Projektteams bewertet werden, um ein ausgewogenes Kompetenzspektrum im Team zu gewährleisten. Obwohl technische Kompetenz entscheidend für den Erfolg eines Umsetzungsprojekts ist, sind die meisten erfolglosen Projekte nicht aufgrund technischer Unfähigkeit gescheitert.
Sie sind aufgrund von Missverständnissen gescheitert. Mangelndes Verständnis der tatsächlichen Anforderungen, verpasste Termine und Scope Creep können alle durch klarere Kommunikation und bessere Zusammenarbeit behoben werden.
Es ist leicht, die Grundlagen der Kommunikation zu vergessen, wenn wir so viele Tools zur Verfügung haben, wie Skype, E-Mail und Instant Messaging, aber helfen uns diese tatsächlich dabei, effektiver zu kommunizieren?
Treffen wir eine bewusste Entscheidung, wenn wir diese Tools verwenden, um das für die Nachricht, die Zielgruppe und das Timing am besten geeignete auszuwählen? Viele von uns greifen auf ihr bevorzugtes Standard-Tool zurück, ohne dessen Angemessenheit zu berücksichtigen.
Erste Schritte zu verbesserter Kommunikation
Ein paar kurze Sitzungen zur Festlegung grundlegender Kommunikationsregeln können Wunder bewirken. Teams sollten sich darauf einigen, welche Kommunikationsmechanismen sie verwenden werden, und diese dann durch informelle Kommunikation ergänzen, zu der sich das gesamte Team verpflichten muss.
Projektteams müssen sicherstellen, dass hierfür ausreichend Zeit und Investitionen eingeplant werden.
Einführung einer anerkannten Best-Practice-Methodik
Methodiken wie AgilePM vom Agile Business Consortium sind ein Beispiel dafür, wo Kommunikation als so wichtig erachtet wird, dass sie eines der zugrundeliegenden Prinzipien des Frameworks darstellt.
Ein typisches Agile-Team kann aus Personen mit unterschiedlichen Hintergründen und verschiedenen Fachbereichen bestehen. Alle Teammitglieder sollten versuchen, Fachsprache zu vermeiden, sich an klare und einfache allgemeine Begriffe halten und ein Glossar führen, um Missverständnisse während des gesamten Projekts zu reduzieren.
Der Projektmanager muss kontinuierlich bewerten, wie gut dies funktioniert, und bereit sein, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen oder ein Element des Coachings und der Schulung für Einzelpersonen einzuführen, um die Effektivität ihrer Kommunikation zu steigern.
Die AgilePM Certification und das Framework empfiehlt die Verwendung verschiedener Kommunikationsmethoden und stellt einige einfache Richtlinien für die Verwendung jeder einzelnen vor.
Kommunikationstools
Von Angesicht zu Angesicht - Geeignet für Einzelpersonen oder kleine bis mittlere Gruppen. Ermöglicht nonverbale Kommunikation unter Einbeziehung von Körpersprache, Tonfall und Mimik.
Missverständnisse können sofort angesprochen werden.
Videoanrufe - Die zweitbeste Option, wenn Teams logistisch nicht persönlich zusammenkommen können. Während ein Großteil der nonverbalen Kommunikation
erhalten bleibt, ist diese durch die Qualität des Anrufs und das, was auf dem Bildschirm zu sehen ist, begrenzt.
Die Teilnehmer des Anrufs sollten versuchen, eine positive Atmosphäre zu schaffen und jede Sitzung lebhaft und dynamisch zu gestalten.
Instant-Messaging-Tools - Geeignet für schnellen und unkomplizierten Wortaustausch, aber nicht für tiefergehende Kommunikation geeignet.
E-Mail - Oft die Standardoption für viele, wird aber so häufig falsch verwendet.
E-Mail eignet sich hervorragend zur Bestätigung vorheriger Aktionen, zum Teilen von Projekt-Updates und Neuigkeiten mit einem breiteren Publikum, das informiert bleiben muss.
Die korrekte Verwendung der Felder Betreff, An und CC hilft den Empfängern, schnell ihre Relevanz zu erkennen.
Gemeinsame Arbeitsbereiche - Online-Tools wie Intranets, Googledocs, DropBox usw. eignen sich hervorragend für kollaboratives Arbeiten und das Teilen von Assets. Werden oft in Verbindung mit anderen Kommunikationstools verwendet.
Dokumente - Der formellste Kanal und sollte für Assets verwendet werden, die formal dokumentiert und aufgezeichnet werden müssen. Erstellen Sie mit Blick auf Ihre Zielgruppe und prüfen Sie die Relevanz häufig.
Laufende Kommunikation umfasst die Verwendung eines Team Boards, Daily Stand-ups und spontane Kommunikation.
Unabhängig davon, ob Ihr Team vom selben Büro aus zusammenarbeitet oder in verschiedenen Städten, Ländern oder Zeitzonen, erfordert effektive Kommunikation Anstrengung und Planung und kann den Unterschied zwischen Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts ausmachen.
