Non è sufficiente possedere solo le competenze tecniche per portare a termine il lavoro. I progetti oggi sono più complessi che mai, si interfacciano con sempre più sistemi, reparti e pubblici diversi, il che significa più interazione, più collaborazione e più comunicazione.
Troppe persone non hanno le necessarie competenze relazionali per far funzionare un team di progetto – e quando la comunicazione fallisce, anche il progetto fallisce.
La cattiva comunicazione è spesso il colpevole
Le competenze comunicative devono essere valutate quando si formano i team di progetto, per garantire un equilibrio di competenze all'interno del team. Sebbene la capacità tecnica sia fondamentale per il successo di un progetto di consegna, la maggior parte dei progetti fallimentari non è fallita a causa di incompetenza tecnica.
Sono falliti a causa di cattiva comunicazione. Una mancanza di comprensione del requisito effettivo, scadenze mancate e scope creep, possono tutti essere corretti con una comunicazione più chiara e una migliore collaborazione.
È facile dimenticare le basi della comunicazione quando abbiamo così tanti strumenti a portata di mano, come Skype, email e messaggistica istantanea, ma questi ci stanno davvero aiutando a comunicare in modo più efficace?
Stiamo prendendo una decisione consapevole quando usiamo questi strumenti per selezionare quello più appropriato per il messaggio, il pubblico e la tempistica? Molti di noi tornano al loro strumento predefinito di scelta senza considerare la sua appropriatezza.
Primi passi verso una comunicazione migliorata
Alcune brevi sessioni per stabilire delle regole di base per la comunicazione possono fare miracoli. I team dovrebbero concordare quali meccanismi di comunicazione utilizzeranno, e poi integrarli con comunicazione informale, alla quale l'intero team deve essere impegnato.
I team di progetto devono assicurarsi che tempo e investimento adeguati siano allocati per questo.
Adottare una metodologia di best practice riconosciuta
Metodologie, come AgilePM dell'Agile Business Consortium, sono un esempio dove la comunicazione è considerata così importante che è uno dei principi fondamentali del framework.
Un tipico team Agile può avere persone con background diversi e aree di competenza diverse. Tutti i membri del team dovrebbero cercare di evitare l'uso di linguaggio specialistico, attenersi a termini comuni chiari e semplici, e mantenere un glossario, per ridurre i fraintendimenti durante tutto il progetto.
Il project manager deve valutare continuamente come questo funziona ed essere pronto a fare cambiamenti se necessario, o introdurre un elemento di coaching e formazione per gli individui per aumentare l'efficacia della loro comunicazione.
La Certificazione AgilePM e il framework raccomanda l'uso di una varietà di metodi di comunicazione e delinea alcune semplici linee guida per utilizzare ognuno di essi.
Strumenti di comunicazione
Faccia a faccia - Usare per gruppi individuali o di piccole-medie dimensioni. Consente la comunicazione non verbale, incorporando il linguaggio del corpo, il tono di voce e l'espressione.
I fraintendimenti possono essere affrontati immediatamente.
Videochiamata - La migliore opzione successiva quando i team non possono logisticamente incontrarsi di persona. Mentre si conserva molto della comunicazione non verbale,
questa è limitata dalla qualità della chiamata e da ciò che si può vedere sullo schermo.
Coloro che partecipano alla chiamata dovrebbero cercare di creare un'atmosfera positiva e rendere ogni sessione vibrante e dinamica.
Strumenti di messaggistica istantanea - Adatti per uno scambio di parole veloce e diretto, ma non adatti per comunicazioni più approfondite.
Email - Spesso l'opzione predefinita per molti, ma viene usata in modo così sbagliato così spesso.
L'email è ottima per confermare azioni precedenti, condividere aggiornamenti di progetto e notizie con un pubblico più ampio che deve essere tenuto informato.
Usare correttamente i campi oggetto, A e CC aiuterà i destinatari a identificare rapidamente la sua rilevanza per loro.
Spazi di lavoro condivisi - Strumenti online come intranet, Googledocs, DropBox ecc. sono ottimi per il lavoro collaborativo e la condivisione di asset. Spesso usati insieme ad altri strumenti di comunicazione.
Documenti - Il canale più formale e dovrebbe essere usato per asset che devono essere formalmente documentati e registrati. Produrre pensando al proprio pubblico e verificare spesso la rilevanza.
La comunicazione continua include l'uso di una Team Board, Daily Stand-up e comunicazione ad hoc.
Indipendentemente dal fatto che il vostro team lavori insieme dallo stesso ufficio, o in città, paesi o fusi orari diversi, una comunicazione efficace richiede sforzo e pianificazione, e può significare la differenza tra il successo o il fallimento del vostro progetto.
