Was ist Earned Value Management und warum ist es wichtig?

Earned Value Management (EVM) ist eine Projektmanagement-Technik, die Umfang, Zeitplan und Kosten integriert, um die Projektleistung und den Fortschritt zu bewerten. Wie oft stellen Sie fest, dass die geschätzten Kosten für den Abschluss eines Projekts zu niedrig angesetzt sind und das Budget tatsächlich überschritten wird? Oder mussten Sie schon einmal die Richtung eines Projekts ändern?

Durch die Bereitstellung quantitativer Daten hilft EVM Managern dabei, objektiv zu messen, wie viel Arbeit abgeschlossen wurde, wie viel geplant ist und daher wie sich Ergebnisse, Risiken und Änderungen am besten optimieren lassen.

Die Stärke von EVM liegt in der Fähigkeit, drei grundlegende Projektelemente – Kosten, Zeitplan und Umfang – in einem einzigen integrierten System zur Leistungsmessung zu verbinden. Diese Art der Transparenz hebt das Projektmanagement auf eine neue Ebene, indem Initiativen auf Kurs gehalten, Risiken frühzeitig erkannt und datengestützte Entscheidungen priorisiert werden.

EVM bietet einen strukturierten Ansatz für die Projektverfolgung und -prognose sowie die folgenden Vorteile:

EVM hilft Ihnen dabei, die Leistung eines Projekts in Echtzeit zu verfolgen. Indem es ein klares Bild des aktuellen Projektstatus in Bezug auf Umfang, Zeit und Kosten liefert, ermöglicht dies Partnern und Stakeholdern, zeitnahe und fundierte Entscheidungen zu treffen.

EVM stützt sich auf quantitative Kennzahlen statt auf subjektive Einschätzungen – verabschieden Sie sich also von Projektschätzungen, die auf Bauchgefühl basieren. Diese Objektivität gewährleistet, dass alle Beteiligten ein einheitliches Verständnis des Projektstatus haben.

EVM-Kennzahlen können einfach durch Diagramme und Berichte visualisiert und kommuniziert werden, weshalb sie in Führungsdashboards immer beliebter geworden sind. Durch die Darstellung von EVM-Kennzahlen in einer Weise, die leicht zu erfassen und zu interpretieren ist, fördert diese Klarheit das Vertrauen und verbessert die gemeinsame Entscheidungsfindung.

Durch die Untersuchung aktueller Leistungstrends ermöglicht EVM eine genauere Prognose von Projektergebnissen, wie etwa Endkosten und Fertigstellungstermine. Diese Prognose unterstützt eine bessere strategische Planung und Ressourcenzuteilung.

Einer der wichtigsten Vorteile von EVM ist seine Fähigkeit, Leistungsprobleme frühzeitig zu erkennen. Durch die Analyse von Abweichungen und Leistungskennzahlen können Manager potenzielle Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen identifizieren, bevor sie kritisch werden.

Noch einen Schritt weiter gehend, unterstützt EVM auch proaktive Risikominderungsstrategien. Potenzielle Risiken können durch Trendanalyse und Leistungskennzahlen identifiziert werden, was uns zu unserem letzten EVM-Vorteil führt…

Organisationen können EVM-Daten für Benchmarking zwischen Projekten nutzen. Im Laufe der Zeit hilft dies dabei, Projektmanagementprozesse zu verfeinern und die Gesamteffizienz zu steigern.

Um EVM zu verstehen, ist es wichtig, mit einigen grundlegenden Konzepten vertraut zu sein: Planwert, Earned Value und Ist-Kosten. Wenn Sie mit der Terminologie des Projektmanagements bestens vertraut sind, dann werden Ihnen diese Begriffe bekannt vorkommen. Nachfolgend finden Sie Definitionen, die uns bei weiteren EVM-Berechnungen helfen werden.

Planwert (PV): Die genehmigte geschätzte Kosten der Arbeit, die bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen werden soll.

Diese Messgröße kann auch als budgetierte Kosten geplanter Arbeit (BCWS) bekannt sein, jedoch verwenden immer mehr Fachleute den kürzeren Begriff und das Akronym PV. Als Faustregel sollte PV für einzelne Aufgaben berechnet und dann addiert werden, um den gesamten PV des Projekts zu ermitteln. Verwenden wir das folgende Szenario zur Berechnung des PV:

Aufgabe A muss 100 Geräte in 4 Wochen erstellen. Nach der zweiten Woche wurden 50 Geräte hergestellt. Wenn die Kosten für die Erstellung eines Geräts 200 $ betragen, wie hoch ist dann der Planwert?

Um den Planwert zu ermitteln, nehmen Sie den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit (in diesem Fall 50 %) multipliziert mit den budgetierten Kosten (20.000 $).

• 50% x 20.000 $ = 10.000 $.
• PV = 10.000 $

Aus diesem vereinfachten Szenario können Sie annehmen, dass 10.000 $ für die Herstellung der verbleibenden 50 Geräte bereitgestellt werden.

Der Planwert hilft somit bei der Beantwortung der Frage: „Wie viel sollte die Arbeit kosten?"

Earned Value (EV): Auch bekannt als budgetierte Kosten erbrachter Leistungen (BCWP), dies sind die geschätzten Kosten der tatsächlich abgeschlossenen Arbeit.

Dieser Wert hilft bei der Beantwortung der Frage: „Wie viel von der Arbeit wurde erledigt?" Basierend auf dem Projektbudget kann EV mit der folgenden Formel ermittelt werden:

• EV = % Fertigstellung (Ist) x Aufgabenbudget
• EV = 75% x 10.000 $
• EV = 7.500 $

Anders ausgedrückt ist EV der „Wert der bis dato geleisteten Arbeit" und kann Projektmanagern bei der Berichterstattung über Fortschritte und Erfolge im Zusammenhang mit einem Projekt helfen.

Ist-Kosten (AC): Die tatsächlich angefallenen Kosten für die abgeschlossene Arbeit. Sie haben diesen Wert vielleicht auch als Ist-Ausgaben (AE) oder Ist-Kosten erbrachter Leistungen (ACWP) gehört. Dies hilft bei der Beantwortung der Frage: „Wie viel hat diese Arbeit tatsächlich gekostet?"

Als Formel ist AC einfach die Summe der Ausgaben:

• AC = Summe der aufgabenbezogenen Ausgaben*

*Dieser Betrag sollte Posten wie Materialien, Ausrüstung, Arbeitskraft und andere Fixkosten umfassen.

Zusammen bilden diese drei Elemente die Grundlage aller EVM-Berechnungen und -Analysen. Der Planwert (PV) wird durch die Kosten- und Terminbasislinie bestimmt; der Earned Value (EV) sagt Ihnen in physischen Begriffen, was das Projekt erreicht hat; und die Ist-Kosten (AC) werden durch die tatsächlich im Projekt angefallenen Kosten bestimmt.

Durch deren Vergleich können Projektmanager bewerten, ob ein Projekt dem Zeitplan voraus oder hinterher ist und über oder unter dem Budget liegt.

Das Verständnis für die Berechnung der wichtigsten EVM-Kennzahlen ist entscheidend für die effektive Anwendung der Methode. Anhand desselben oben beschriebenen Szenarios mit 100 Geräten sind hier die wesentlichen Berechnungen, die im Earned Value Management verwendet werden:

Die Planungsabweichung zeigt, ob ein Projekt dem Zeitplan voraus oder hinterher ist. Sie ist das Tempo des Projekts und zeigt, ob Sie schneller oder langsamer als geplant arbeiten, beschleunigen oder verlangsamen.  Ein positiver SV bedeutet, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist, während ein negativer SV anzeigt, dass es im Rückstand ist.

Formel:

SV = EV - PV

Beispiel: Wenn EV = 7.500 $ und PV = 10.000 $:

SV = 7.500 $ - 10.000 $ = - 2.500 $*

SV = - 2.500 $

*Das Projekt ist um 2.500 $ an Arbeitswert HINTER dem Zeitplan.

Die Planungsabweichung kann Ihnen dabei helfen, die Beschleunigung oder Verzögerung eines Projekts zu erkennen, entweder in Bezug auf Geld oder Zeit.

Der Schedule Performance Index (SPI) misst die Termineffizienz. Ein Wert über 1 zeigt eine bessere Leistung als geplant an, und unter 1 zeigt eine Verzögerung an.

Formel:

SPI = EV / PV

Beispiel: Wenn EV = 7.500 $ und PV = 10.000 $:

SPI = 7.500 $ / 10.000 $ = 0,75*

*Das Projekt arbeitet mit 75% Termineffizienz. Langsamer als geplant.

Dies kann hilfreich sein, um zu verstehen, wie schnell Sie die Arbeit gemäß dem Plan abschließen. Als relative Kennzahl ist der SPI auch für Führungs-Dashboards und den Vergleich von Projekten über die Zeit hinweg nützlich.

Kostenabweichung zeigt an, ob ein Projekt unter oder über dem Budget liegt. Eine positive CV bedeutet, dass das Projekt unter dem Budget liegt, und eine negative CV bedeutet, dass es über dem Budget liegt.

Formel:

CV = EV - AC

Beispiel: Wenn EV = 7.500 $ und AC = 20.000 $:

CV = 7.500 $ - 20.000 $ = -12.500 $*

*Das Gadgets-Projekt liegt um 12.500 $ über dem Budget.

Zu jedem beliebigen Zeitpunkt während des Projekts können Sie beurteilen, ob Sie unter oder über dem Budget liegen. Viele finden diesen Wert hilfreich für die Erstellung von Budgetberichten oder bei der Entscheidung, ob eine Kurskorrektur für ein Projekt notwendig ist.

Ähnlich wie SPI bewertet der Kostenleistungsindex (CPI) die Kosteneffizienz. Ein CPI über 1 bedeutet, dass das Projekt effizienter als geplant läuft; unter 1 bedeutet, dass es weniger effizient als geplant läuft.

Formel:

CPI = EV / AC

Beispiel: Wenn EV = 7.500 € und AC = 20.000 €:

CPI = 7.500 € / 20.000 € = 0,375*

*Das Projekt arbeitet mit einer Kosteneffizienz von 37,5 %, was eine schlechte Effizienz darstellt.

Dies hilft Ihnen dabei, besser zu verstehen, wie viel Wert Sie im Verhältnis zum erforderlichen Aufwand erhalten. Diese Kennzahl ist auch für Entscheidungen auf Portfolioebene nützlich, wenn sie in Projektstatusberichten verwendet wird.

Die Abweichung bei Fertigstellung (VAC) prognostiziert die Kostenabweichung am Ende des Projekts. Sie stellt den Betrag dar, um den ein Projekt voraussichtlich das Budget überschreiten (negative VAC) oder unterschreiten (positive VAC) wird. Um diesen Wert zu ermitteln, benötigen Sie das Budget bei Fertigstellung (BAC) und die Schätzung bei Fertigstellung (EAC), wie unten gezeigt:

• BAC: Das Gesamtbudget für das Projekt; in unserem Szenario: 20.000 $
• EAC:
  • Formel für EAC = AC + (BAC – EV)*
    • EAC = 20.000 $ + (20.000 $ - 7.500 $)
    • EAC = 32.500 $

*Hinweis: Die angegebene EAC berücksichtigt keine laufenden Leistungstrends. Wenn Sie das Budget überarbeiten müssen, müssen Sie den Projektzeitplan und die Kostenleistung berücksichtigen. Für eine umfassendere Prognose verwenden Sie die folgende Formel:

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SP)

EAC= 20.000 $ + [(20.000 $ - 7.500 $) / (0,375 x 0,75)]

20.000 $ + 12.500 $ /0,28

20.000 $ + 44.444 $

64.444 $

Durch die Zusammenführung der beiden Werte werden wir das BAC gegen das EAC mit der folgenden Formel abwägen

Abweichung bei Fertigstellung (VAC) Formel:

VAC = BAC - EAC

Beispiel: Wenn BAC = 20.000 $ und EAC = 64.444 $:

VAC = 20.000 $ - 64.444 $ = -44.444 $*

*Das Projekt wird voraussichtlich 44.444 $ über dem Budget abgeschlossen.

EVM-Kennzahlen sind am wirkungsvollsten, wenn sie zusammen verwendet werden. Zum Beispiel zeigen ein hoher SPI und ein niedriger CPI an, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist, aber mehr als geplant kostet. Manager können diese Informationen nutzen, um Ressourcen neu auszubalancieren oder den Projektumfang zu überdenken.

Datenvisualisierung ist entscheidend. Ob beim Einreichen eines Berichts oder bei der Pflege eines Dashboards – die Umwandlung des Trends oder der Gesamtentwicklung eines Projekts in eine Tabelle kann komplexe Informationen auf einen Blick vermitteln.

Bei der Überprüfung Ihrer Daten und deren Darstellung auf der Y-Achse (Kosten) und X-Achse (Zeit) gibt es einige Tipps, um schnell zu verstehen, was die dargestellten Linien kommunizieren.

Zum Beispiel gilt: Je steiler die EV-Linie verläuft, desto schneller wird die Arbeit abgeschlossen. Wenn die Linie abflacht, bedeutet das, dass die Produktion ins Stocken geraten ist.

Darüber hinaus, wenn Ihre AC-Linie schneller zu steigen scheint als Ihre EV-Linie, dann geben Sie mehr aus als geplant, um die Arbeit zu erledigen. Dies kann auf Ineffizienzen im Umfang oder bei der Ressourcenzuteilung hinweisen, ist aber ein klarer Indikator dafür, dass die finanzielle Performance eines Projekts nachlässt.

Bei EVM geht es um Balance. Idealerweise würde das bedeuten, dass Ihre Earned Value-Linie nahe bei Ihrer Planned Value (PV)-Linie bleibt und ähnlich verhält es sich mit Ihrer Actual Cost (AC)-Linie.

Earned Value Management ist mehr als nur eine Sammlung von Formeln – es ist ein umfassender Ansatz zum Verständnis der Projektgesundheit in Echtzeit. Es kombiniert Kosten-, Umfangs- und Zeitplandaten in ein einheitliches integriertes System, das fundierte Entscheidungen und proaktives Management ermöglicht.

Durch die Nutzung von EVM:

• Liefern Projektmanager mit größerer Wahrscheinlichkeit Projekte termingerecht und im Budget ab.
• Können Organisationen Prognosen und strategische Planung verbessern.
• Können Teams mit klaren, objektiven Leistungskennzahlen effektiver zusammenarbeiten.

In den heutigen schnelllebigen und komplexen Projektumgebungen ist die Einführung von EVM nicht nur vorteilhaft – sie ist unverzichtbar. Ob Sie große Infrastrukturprojekte oder agile Softwareentwicklung managen, EVM bietet die Erkenntnisse, die für den Erfolg erforderlich sind.

Für Fachkräfte, die ihre Karriere vorantreiben möchten, ist die Beherrschung von EVM ein Wendepunkt. Der Erwerb einer Zertifizierung im Earned Value Management vertieft nicht nur Ihr Verständnis für die Projektleistungsanalyse, sondern zeigt Arbeitgebern auch ein hohes Maß an Kompetenz.

Darüber hinaus sind zertifizierte Fachkräfte oft besser positioniert, um komplexe Projekte zu leiten, effektiver mit Stakeholdern zu kommunizieren und Ergebnisse zu liefern, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen.

Erkunden Sie, wie Sie diese Berechnungen in realen Szenarien anwenden, Trends interpretieren und erfolgreiche Projekte durch unser umfassendes Earned Value Management-Zertifizierungsprogramm führen können.

In dieser grundlegenden Schulung erhalten Sie einen umfassenden Überblick über EVM-Terminologie und -Methoden. Dieser Kurs richtet sich hauptsächlich an Projektmanager, Führungskräfte, Abteilungsleiter und andere, die ein besseres Verständnis der EVM-Elemente benötigen.

• Die Konzepte von Earned Value.
• Auswahl und Anwendung von Earned Value Formeln.
• Der Earned Value Prozess.

Bringen Sie Ihre Karriere mit den Fähigkeiten voran, auf die sich die heutigen Top-Projektmanager verlassen. Earned Value Management ist nicht nur ein Werkzeug – es ist ein Wettbewerbsvorteil. Dieser Kurs ist für Fachkräfte konzipiert, die seit zwei Jahren in einem Earned Value Management-Umfeld gearbeitet haben (und arbeiten). Dies umfasst eine breite Palette von Personen, die an EV-basierten Projekten arbeiten, einschließlich Projektmanagern, Control Account Managern, Projektplanern und Projektanalytikern.

• Wie man eine Performance Measurement Baseline für ein Projekt erstellt.
• Wie man Earned Value-Datenerfassungsprozesse für ein spezifisches Projekt entwirft und bewertet.
• Interpretation von Earned Value-Daten für ein gegebenes Szenario und Empfehlungen für angemessene Maßnahmen.
• Angemessene Verwaltung von Änderungen an einer Performance Measurement Baseline.
• Berücksichtigung von Risiken bei der Planung, Durchführung und Bewertung eines Earned Value-Projekts.
• Wie man Methoden zur Überprüfung der Integrität, Gültigkeit und Leistung eines Earned Value Management Systems anwendet.