Agile Change Agents zur Rettung!
Effektives Change Management und agiles Arbeiten erfordern den Aufbau eines breiten Netzwerks von Personen, die Veränderungsprozesse initiieren und unterstützen können. Sie verstehen die Notwendigkeit von Veränderungen und verfügen über die erforderlichen Kompetenzen, um Menschen bei der Umsetzung neuer Lösungen wirksam zu unterstützen.
Diese Personen kommen aus verschiedenen Ebenen der Organisation und führen täglich unterschiedliche Aufgaben aus. Dazu gehören Führungskräfte, Leiter von Organisationseinheiten, Fachexperten, Spezialisten, Projektteammitglieder, Berater... Gemeinsam können sie als Agile Change Agents bezeichnet werden.
Wie jeder gute Projekt- oder Change Manager weiß, ist die Umsetzung von Veränderungen selten (wenn überhaupt!) einfach. Es gibt normalerweise eine Reihe von Hürden auf dem Weg; Herausforderungen, die entscheidend sind, um sie effektiv zu bewältigen, wenn sich ein Projekt oder eine Veränderungsinitiative letztendlich als erfolgreich erweisen soll.
In diesem Beitrag betrachten wir, wie der Agile Change Agent Kurs einige häufige Projekt- und Change Management-Herausforderungen angeht.
Agile Change Agents vs. Planung
Heute wird die Planung von Veränderungen zunehmend herausfordernder. Einerseits besteht in jedem Unternehmen die Notwendigkeit einer strategischen organisatorischen Veränderungsplanung, um das Chaos zu kontrollieren und die Projektvorbereitung, reibungslose Stakeholder-Einbindung sowie eine angemessene Kommunikationsstrategie zu ermöglichen. Andererseits verändern sich Organisationen so schnell, dass oft nicht genügend Zeit bleibt, um langfristige Visionen und sie unterstützende Koalitionen aufzubauen.
Veränderungen müssen schnell umgesetzt werden. Kreativität ist gefragt, da bewährte Vorgehensweisen oft nicht mehr anwendbar sind. In dieser Situation müssen Führungskräfte das Konzept der agilen Veränderungsplanung auf allen Ebenen vollständig verstehen: Programme, Projekte und einfachere Initiativen.
Der Agile Change Agent Workshop führt das Konzept einer Roadmap anstelle detaillierter Pläne ein. Die Roadmap sorgt dafür, dass eine Veränderungsinitiative auf einem hohen Allgemeinheitsgrad organisiert wird, mit dem Bewusstsein für ihren Gesamtzweck. Gleichzeitig lässt sie viel Freiraum bei der Entwicklung der Lösung und ermöglicht Kurskorrrekturen. Die Phasen der Initiative sind daher aufeinanderfolgende Iterationen, die mit der Implementierung des funktionsfähigen Teils der Lösung enden, der die geplanten Vorteile liefert.
Die Roadmap kann auf einzelne Aufgaben, Projekte oder eine Reihe von Projekten angewendet werden. Sie ermöglicht auch die Integration verschiedener Methoden und bewährter Managementpraktiken wie PRINCE2, AgilePM, AgilePgM und MSP. In diesem Sinne bietet die Roadmap einen äußerst vielseitigen Ansatz, der offen für verschiedene Managementmethodologien ist und gleichzeitig eine agile, schrittweise Planung ermöglicht.
Wichtige Agile Change Agent Tools in diesem Bereich: Roadmap.
Agile Change Agents vs Kommunikation
Es gibt mehrere zentrale Voraussetzungen, damit die Roadmap-Planung erfolgreich stattfinden kann. Schnellere, effizientere Lieferungen sind nicht so sehr das Ergebnis intensiverer Arbeit und großer Hingabe ganzer Teams, sondern vielmehr das Ergebnis effizienter Kommunikation. Damit Kommunikation effizient ist, ist die angemessene Einbindung aller Beteiligten der Change-Initiative erforderlich. Ohne Einbindung wird es keinen Erfolg geben, aber es ist auch schwierig (wenn nicht unmöglich), wenn Sie versuchen, dies nur aus einer Position der Autorität heraus zu erreichen; indem Sie Anweisungen geben, anstatt konstruktiv mit Teammitgliedern und anderen Stakeholdern in Kontakt zu treten.
Die Einbindung aller Beteiligten ist ein grundlegendes Prinzip bei agilen Ansätzen und Initiativen. Daher ist effektive Kommunikation mehr als nur umfassende Information. Es ist ein ganzes Managementsystem, das die interne Motivation im Team stärkt, an Veränderungen teilzunehmen, anstatt dass ihnen Veränderungen auferlegt werden.
Die Rolle eines Agile Change Agent besteht darin, mit Menschen zu arbeiten - auf allen Ebenen der Change-Initiative - durch aktives Zuhören und die Förderung einer Feedback-Kultur. Eine Manifestation des Aufbaus effektiver Kommunikation ist die Integration von Change-Initiativen mit gut verstandenen Geschäftszielen.
Zentrale Agile Change Agent-Tools in diesem Bereich: Business Case; Change Management-Strategie; Change Management-Plan; Kommunikationsplan; Aktives Zuhören, Feedback.
Agile Change Agents vs. Widerstand gegen Veränderungen
Wenn Veränderungsinitiativen gut begründet sind und Projekte aus der Sicht ihrer Teilnehmer sinnvoll erscheinen, steigt die Wahrscheinlichkeit, Widerstand gegen Veränderungen erfolgreich zu bewältigen. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass dieser Widerstand bis zu einem gewissen Grad menschliche Natur ist. Ein Agile Change Agent versteht natürlich auftretenden Widerstand und ist in der Lage, denjenigen Unterstützung zu bieten, die Veränderungen durchleben.
Erfolgreiche Veränderungsagenten müssen mit grundlegenden Lernkonzepten vertraut sein, da organisatorischer Wandel die Teilnehmer (Kunden oder Kollegen) kontinuierlich dazu zwingen kann, sich an neue Situationen anzupassen und fortwährend neue Arbeitsweisen zu erlernen. Dies bedeutet, die eigene Komfortzone zu verlassen, was zu einem periodischen Gefühl des Rückgangs von Effektivität und Selbstvertrauen führt.
Die Rolle des Agile Change Agent bei der Vorbereitung von Menschen auf den Umgang mit diesen periodischen Zuständen ist von unschätzbarem Wert. In einem Umfeld, das Risikobereitschaft ermöglicht, die Möglichkeit von Fehlern akzeptiert und die Bereitschaft fördert, die eigene Kreativität und Innovation zu nutzen, ist die Leistung oft viel größer. Genau diese Einstellung und Arbeitsatmosphäre ermöglicht es einigen Organisationen, sich als Reaktion auf den Druck häufiger Veränderungen in der Umgebung effektiver anzupassen.
Wichtige Werkzeuge des Agile Change Agent in diesem Bereich: Aktives Zuhören; Feedback.
Agile Change Agents vs Zusammenarbeit
Wenn wir möchten, dass eine Veränderungsinitiative ihren Kurs so ändert, dass sie kontinuierlich im Einklang mit den Geschäftszielen bleibt, müssen wir Stakeholder dazu einladen, bei der fortlaufenden Überprüfung ursprünglicher Annahmen mitzuwirken und diese mit den sich wandelnden Bedürfnissen der Organisation zu konfrontieren.
Diese Stakeholder reichen von denjenigen, die von der Veränderung profitieren, bis hin zu denjenigen, die aktiv an der Lösung arbeiten oder die einfach ihre eigenen Arbeitsweisen ändern müssen. Es ist klug, einen breiten Ansatz zu wählen und mit allen Bereichen zu arbeiten, die von den Ergebnissen der Veränderung betroffen sein werden. Die Einladung zur Zusammenarbeit kann durch die extensive Nutzung von Feedback und durch die Gewährleistung von Möglichkeiten für regelmäßigen und kontinuierlichen Dialog erfolgen.
Die Rolle von Führungskräften verändert sich ebenfalls – von einem Top-down-Ansatz hin zur Schaffung von Bedingungen für eigenverantwortliche Teams & Einzelpersonen, während gleichzeitig relevante und notwendige Unterstützung sichergestellt wird. Für viele Organisationen erfordert dies eine vollständige Neubewertung des Managementansatzes – von einem vorschreibenden zu einem ermächtigenden Ansatz, der Kreativität und Innovation unterstützt. Der Agile Change Agent ist eine Rolle, die diese Bedingungen perfekt versteht und über die Kompetenzen eines Moderators und Coaches verfügt.
Wichtige Agile Change Agent-Tools in diesem Bereich: Prioritization of Requirements - MoSCoW; Benefits Identifying Questionnaire; Community Map; Motivation Questionnaire.
Agile Change Agents vs Stakeholder Engagement
Die wesentliche Rolle eines Agile Change Agent besteht darin, Stakeholder effektiv in Veränderungsinitiativen einzubinden. Die Qualität dieser Einbindung bestimmt oft die Wirksamkeit der Lösung und/oder Veränderung, die umgesetzt wird. Ein hohes Maß an Sensibilität ist erforderlich, da eine Gruppe von Stakeholdern unterschiedliche Anforderungen und Perspektiven haben kann. Einerseits sollten Sie diese Gruppe nicht zu sehr ausweiten, andererseits müssen Sie sicherstellen, dass alle relevanten Stakeholder effektiv eingebunden werden und die am besten geeigneten Strategien angewendet werden.
Die Auswahl einer angemessenen Einbindungsstrategie beginnt mit der Durchführung einer Stakeholder-Analyse, der Klassifizierung von Stakeholdern und schließlich dem Vorschlag des angemessenen (und notwendigen) Ansatzes für Kommunikation und Einbindung.
Agile Change Agent-Tools in diesem Bereich: Persönliche Bewertung; Emotionale Reaktionsbefragung; Persönliche Führung; Selbstbeherrschung; Empathische Kommunikation; Unterstützende Umgebung.
