Analista de PMO

A maioria das pessoas já ouviu falar sobre o trabalho que os Gerentes de Projeto fazem, orquestrando o planejamento, execução e conclusão de um projeto, garantindo que ele atenda aos seus objetivos, prazos e orçamento, enquanto supera desafios e coordena os esforços da equipe. Mas e quanto ao papel que ativamente apoia o Gerente de Projeto em seus empreendimentos?

O papel de Analista de PMO é um que não apenas apoia a entrega de projetos e programas, mas também é um que ajuda a organização a se tornar melhor na entrega enquanto atende aos seus objetivos estratégicos.

É um papel que muitas vezes fica nos bastidores, mantendo os projetos funcionando como uma máquina bem oleada.

Neste artigo colocamos o Analista de PMO em destaque e descobrimos o que o Analista de PMO faz, os conhecimentos e habilidades necessários para ser um Analista de PMO e como se tornar um.

Existem muitas definições disponíveis para o que é um 'PMO' e o que ele faz. No House of PMO preferimos a definição de que "um PMO é qualquer indivíduo, equipe ou departamento que apoia a entrega de portfólio, programa e projeto dentro de uma organização."¹

PMO como sigla pode significar 'escritório de gerenciamento de projetos', 'escritório de gerenciamento de programas' ou 'escritório de gerenciamento de portfólio'.

Portanto, um Analista de PMO é uma função que pode ser encontrada em muitos tipos diferentes de PMOs.

A função de um Analista de PMO é descrita como uma que: "Apoia o Gerente de Projeto, Programa ou Portfólio e sua equipe na entrega, incluindo coordenação, planejamento, controle, relatórios, análise e insights. A função também apoia o Gerente de PMO na entrega das iniciativas do PMO".²

O propósito da função de Analista de PMO se divide em dois campos diferentes – o primeiro é fornecer suporte ao gerente de projeto ou programa e à equipe.

As funções e responsabilidades aqui são sobre fornecer suporte nas áreas centrais de entrega. Analistas de PMO podem ser esperados a fornecer algumas das seguintes atividades, por exemplo:

• Manter cronogramas e planos;
• Monitoramento financeiro;
• Suporte à tomada de decisões;
• Acompanhamento de benefícios;
• Manter registros de riscos, ações, questões e mudanças;
• Gestão de dependências;
• Gestão de recursos;
• Apoiar mecanismos de comunicação; e
• Desenvolver documentação.

O Analista PMO passa muito tempo com dados e informações para fornecer insights que permitem que outros tomem decisões importantes sobre o progresso bem-sucedido do projeto. Este lado analítico da função significa que os Analistas PMO são competentes no uso de ferramentas PPM e planilhas, porém há outro lado da função. Os Analistas PMO são excelentes construtores de relacionamentos e comunicadores, habilidades essenciais necessárias ao trabalhar com uma grande variedade de stakeholders, executivos seniores, clientes e consumidores.

A segunda área de sua função – trabalhar com o Gerente PMO para garantir que o PMO permaneça adequado ao propósito significa que eles frequentemente trabalham em iniciativas ou projetos próprios. Por exemplo, a organização precisa de uma nova ferramenta PPM (gestão de portfólio de projetos). É função do PMO identificar, planejar, adquirir, implementar e gerenciar com sucesso o uso contínuo da ferramenta. Outras iniciativas podem incluir atividades como introduzir novos processos, elaborar programas de treinamento, incorporar novos métodos de entrega – qualquer coisa que ajude a organização a continuar entregando seus projetos e programas com sucesso.

As competências, conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários nos Analistas PMO estão descritos no Framework de Competências PMO (um dos textos principais para a qualificação Essentials para Analista PMO).

Trabalhar dentro de uma função de PMO tem sido frequentemente vista como um excelente passo para o mundo da gestão de projetos. Dentro de um PMO, o papel do Administrador de PMO é frequentemente visto como o ponto de partida, e após ganhar experiência, o próximo passo de Analista de PMO torna-se alcançável.

Tornar-se um Analista de PMO também é possível se você já estiver trabalhando em uma função relacionada aos negócios – por exemplo, como Administrador de Negócios, Assistente Pessoal ou função de administração baseada em equipe. Após adquirir conhecimento em gerenciamento de projetos (a qualificação Praxis é uma boa opção), há muitas habilidades transferíveis que tornam possível a transição para a função de Analista de PMO.

Olhando para a definição de PMOs, "qualquer indivíduo, equipe ou departamento que apoia a entrega de portfólios, programas e projetos dentro de uma organização", os PMOs se tornaram cada vez mais comuns em organizações onde há muita atividade de mudança e onde projetos e programas se tornaram cada vez mais complexos e complicados. Usar um PMO para ajudar a gerenciar um grande portfólio de mudanças é um dos principais fatores para ajudar as organizações a se tornarem mais consistentes na forma como entregam projetos, e com a consistência vêm ganhos em desempenho, eficiência e, em última instância, sucesso. Sem PMOs, e por extensão o papel do Analista de PMO, não há um ponto central de supervisão e controle para gerenciar essas complexidades.

Analistas de PMO trazem expertise crítica em áreas como gerenciamento de riscos, cronogramas, alocação de recursos e padronização de processos, desempenhando um papel fundamental no aprimoramento da entrega de projetos. Suas habilidades analíticas não apenas ajudam a identificar possíveis problemas antes que se tornem obstáculos, mas também a aproveitar insights baseados em dados para melhorar a tomada de decisões em todos os aspectos. Em essência, o valor dos Analistas de PMO na maximização dos resultados de projetos não pode ser subestimado; eles são o elo que une os diversos aspectos do gerenciamento de projetos, garantindo que mesmo em meio à mudança e complexidade, a eficiência e o sucesso permaneçam ao alcance.

A variedade de tarefas e responsabilidades significa que não há dois dias iguais – em um dia, você pode estar mergulhando profundamente na análise de dados para prever resultados de projetos, e no próximo, pode estar facilitando uma retrospectiva.

Para aqueles que são novos no cargo de Analista de PMO, pode levar alguns meses para se adaptar ao papel, isso é perfeitamente normal! Para ajudá-lo a se ambientar, aqui estão cinco dicas para novos analistas de PMO:

• O papel de um Analista de PMO pode variar de organização para organização – certifique-se de ter uma compreensão clara sobre o que é esperado de você no cargo desde o início.
   
• Um Analista de PMO precisa saber quem é quem na organização, então certifique-se, nos primeiros dias e semanas, de conhecer o máximo que puder – desde o principal ponto de contato para reservar salas de reunião até o contato no departamento financeiro.
   
• Encontre um parceiro – trabalhar em um PMO é um esforço de equipe, então haverá alguém com quem você pode contar para apoio e orientação nos primeiros meses.

• Uma parte importante do papel de Analista de PMO é entender quais são os ciclos de relatórios – essa é a cadência de entrega de quais informações são necessárias e quando, isso será sua estrela guia conforme você começar na função.
   
• Entenda quais são suas métricas – essas são as coisas que dizem à organização que você está fazendo um bom trabalho. Se sua nova função tem um período de experiência de 6 meses, é crucial saber que você está no caminho certo e se encaixando em sua nova equipe e função.

Na House of PMO, a organização de membros para pessoas que trabalham em PMOs, somos grandes defensores de utilizar a comunidade e rede da sua profissão também. Uma nova função movimentada como a de Analista de PMO significará que você encontrará coisas novas para aprender, ou precisará de ideias e orientação de outras fontes fora do seu PMO. Para sua carreira de longo prazo em PMO, também se trata de se manter atualizado sobre novos desenvolvimentos na área que você pode utilizar de volta no seu PMO.

Visite o site da House of PMO para mais informações.

Em resumo, o Analista de PMO desempenha um papel crucial, porém frequentemente subestimado, dentro das organizações. Este artigo esclareceu o papel do Analista de PMO, destacando suas responsabilidades, as habilidades e conhecimentos necessários, e os caminhos para ingressar nesta profissão. O trabalho do Analista de PMO é dinâmico, envolvendo um equilíbrio entre capacidade analítica e habilidades interpessoais para ajudar a superar as complexidades do gerenciamento de projetos e contribuir para resultados bem-sucedidos.

Para qualquer pessoa que esteja considerando uma carreira como Analista de PMO ou aquelas que buscam entender o valor que eles agregam a uma organização.

Está claro que esse papel é mais do que apenas suporte; trata-se de ajudar organizações a se tornarem mais maduras em suas abordagens para entregar mudanças e, com a maturidade, vêm taxas mais altas de sucesso de projetos.

À medida que continuamos trabalhando em um mundo onde a mudança é a única constante, o papel do Analista de PMO sem dúvida se tornará ainda mais significativo. Aqueles que ingressam nesse papel podem esperar uma carreira repleta de oportunidades de crescimento, aprendizado e recompensas significativas. Com a abordagem certa e dedicação, a jornada de um Analista de PMO pode ser tanto gratificante quanto transformadora, não apenas para o indivíduo, mas para toda a sua organização.

¹  The PMO as a Business Function (2023) Inside PMO Report, House of PMO.
² PMO Competency Framework (2024) House of PMO, TSO, 2ª Edição