Analityk PMO

Większość ludzi słyszała o pracy, którą wykonują Project Managerowie, organizując planowanie, wykonanie i zakończenie projektu, zapewniając, że spełnia on swoje cele, terminy i budżet, jednocześnie pokonując wyzwania i koordynując wysiłki zespołu. Ale co z rolą, która aktywnie wspiera Project Managera w jego przedsięwzięciach?

Rola Analityka PMO to taka, która nie tylko wspiera realizację projektów i programów, ale także pomaga organizacji w doskonaleniu się w realizacji, jednocześnie osiągając cele strategiczne.

To rola, która często pozostaje w cieniu, sprawiając, że projekty działają jak dobrze naoliwiona maszyna.

W tym artykule wyciągamy Analityka PMO na światło dzienne i dowiadujemy się, czym zajmuje się Analityk PMO, jaką wiedzę i umiejętności należy posiadać, aby zostać Analitykiem PMO oraz jak się nim zostać.

Istnieje wiele definicji tego, czym jest „PMO" i co robi. W House of PMO preferujemy definicję: „PMO to każda osoba, zespół lub dział, który wspiera realizację portfela, programów i projektów w organizacji."¹

PMO jako akronim może oznaczać „biuro zarządzania projektami", „biuro zarządzania programami" lub „biuro zarządzania portfelem".

Dlatego Analityk PMO to rola, którą można znaleźć w wielu różnych typach PMO.

Rola Analityka PMO jest opisywana jako ta, która: „Wspiera Kierownika Projektu, Programu lub Portfolio oraz ich zespół w realizacji, w tym koordynację, planowanie, kontrolę, raportowanie, analizę i wnioski. Rola ta wspiera również Kierownika PMO w realizacji inicjatyw PMO".²

Cel roli Analityka PMO dzieli się na dwa różne obszary – pierwszy to zapewnienie wsparcia dla kierownika projektu lub programu oraz zespołu.

Role i obowiązki w tym zakresie dotyczą zapewnienia wsparcia w kluczowych obszarach realizacji. Od Analityków PMO można oczekiwać wykonywania następujących działań, na przykład:

• Utrzymywanie harmonogramów i planów;
• Monitorowanie finansowe;
• Wsparcie decyzyjne;
• Śledzenie korzyści;
• Utrzymywanie rejestrów ryzyk, działań, problemów i zmian;
• Zarządzanie zależnościami;
• Zarządzanie zasobami;
• Wspieranie mechanizmów komunikacji; oraz
• Opracowywanie dokumentacji.

Analityk PMO spędza dużo czasu z danymi i informacjami, aby dostarczać spostrzeżenia, które umożliwiają innym podejmowanie ważnych decyzji dotyczących pomyślnego realizowania projektu. Ten analityczny aspekt roli oznacza, że Analitycy PMO są biegli w korzystaniu z narzędzi PPM i arkuszy kalkulacyjnych, jednak istnieje także druga strona tej roli. Analitycy PMO to doskonali budujący relacje i komunikatorzy, posiadający kluczowe umiejętności wymagane przy pracy z całym mnóstwem interesariuszy, kadry kierowniczej wyższego szczebla, klientów i odbiorców.

Drugi obszar ich roli – praca z Menedżerem PMO w celu zapewnienia, że PMO pozostaje odpowiednie do celu – oznacza, że często pracują nad własnymi inicjatywami lub projektami. Na przykład, organizacja potrzebuje nowego narzędzia PPM (zarządzanie portfelem projektów). Rolą PMO jest pomyślne zidentyfikowanie, zaplanowanie, pozyskanie, wdrożenie i zarządzanie bieżącym korzystaniem z narzędzia. Inne inicjatywy mogą obejmować działania takie jak wprowadzanie nowych procesów, opracowywanie programów szkoleniowych, osadzanie nowych metod dostawy – wszystko, co pomaga organizacji w dalszym pomyślnym realizowaniu ich projektów i programów.

Kompetencje, wiedza, umiejętności i zachowania wymagane u Analityków PMO są przedstawione w Ramach Kompetencji PMO (jeden z podstawowych tekstów dla kwalifikacji Essentials dla Analityka PMO).

Praca w ramach biura zarządzania projektami (PMO) jest często postrzegana jako świetny krok w świat zarządzania projektami. W PMO rola Administratora PMO jest często postrzegana jako punkt wyjścia, a po zdobyciu doświadczenia następnym krokiem staje się osiągalna pozycja Analityka PMO.

Zostanie analitykiem PMO jest również możliwe, jeśli już pracujesz w roli związanej z biznesem – na przykład jako Administrator Biznesowy, Asystent Personalny lub w roli administracyjnej opartej na pracy zespołowej. Po zdobyciu wiedzy z zakresu zarządzania projektami (kwalifikacja Praxis to dobra opcja) istnieje wiele umiejętności transferowalnych, które umożliwiają przejście do roli Analityka PMO.

Patrząc wstecz na definicję PMO, „każda osoba, zespół lub dział, który wspiera realizację portfela, programów i projektów w organizacji" – PMO stają się coraz bardziej powszechne w organizacjach, gdzie występuje dużo działań związanych ze zmianami i gdzie projekty i programy stały się coraz bardziej złożone i skomplikowane. Wykorzystanie PMO do pomocy w zarządzaniu dużym portfelem zmian jest jednym z głównych czynników pomagających organizacjom stać się bardziej spójnymi w sposobie realizacji projektów, a wraz ze spójnością przychodzą zyski w wydajności, efektywności i ostatecznie sukcesie. Bez PMO, a przez to także bez roli Analityka PMO, nie ma centralnego punktu nadzoru i kontroli do zarządzania tymi złożonościami.

Analitycy PMO wnoszą kluczową wiedzę specjalistyczną w obszarach takich jak zarządzanie ryzykiem, planowanie, alokacja zasobów i standaryzacja procesów, odgrywając kluczową rolę w usprawnianiu realizacji projektów. Ich umiejętności analityczne nie tylko pomagają w identyfikowaniu potencjalnych problemów, zanim staną się one rzeczywistymi trudnościami, ale także w wykorzystywaniu spostrzeżeń opartych na danych do poprawy podejmowania decyzji na wszystkich poziomach. W istocie, znaczenie Analityków PMO w maksymalizacji wyników projektów nie może być przecenione; są oni spoiwem, które łączy różnorodne aspekty zarządzania projektami, zapewniając, że nawet w obliczu zmian i złożoności, wydajność i sukces pozostają w zasięgu ręki.

Różnorodność zadań i obowiązków oznacza, że żadne dwa dni nie są takie same – jednego dnia możesz zagłębiać się w analizę danych, aby przewidzieć wyniki projektu, a następnego możesz prowadzić retrospektywę.

Dla osób rozpoczynających pracę jako analityk PMO może upłynąć kilka miesięcy, zanim zadomowią się w roli – to całkowicie normalne! Aby ułatwić ci wdrożenie, oto pięć wskazówek dla nowych analityków PMO:

• Rola analityka PMO może się różnić w zależności od organizacji – upewnij się, że od samego początku masz jasne zrozumienie tego, czego się od ciebie oczekuje w tej roli.
   
• Analityk PMO musi wiedzieć, kto jest kim w organizacji, więc upewnij się, że w pierwszych dniach i tygodniach poznasz jak najwięcej – od głównej osoby kontaktowej do rezerwacji sal konferencyjnych, po kontakt w dziale finansów.
   
• Znajdź sobie mentora – praca w PMO to przedsięwzięcie zespołowe, więc będzie ktoś, na kim będziesz mógł polegać w kwestii wsparcia i wskazówek w pierwszych miesiącach.

• Ważną częścią roli Analityka PMO jest zrozumienie cykli raportowania – czyli rytmu dostarczania wymaganych informacji i terminów, to będzie twoją przewodnią gwiazdą na początek pracy w tej roli.
   
• Zrozum swoje wskaźniki – to są rzeczy, które mówią organizacji, że wykonujesz dobrą pracę. Jeśli twoja nowa rola ma 6-miesięczny okres próbny, kluczowe jest wiedzenie, że jesteś na właściwych torach i wpisujesz się w swój nowy zespół i rolę.

W House of PMO, organizacji członkowskiej dla osób pracujących w PMO, jesteśmy wielkimi zwolennikami wykorzystywania społeczności i sieci kontaktów twojej profesji. Intensywna nowa rola jak ta Analityka PMO oznacza, że natkniesz się na nowe rzeczy do nauki lub będziesz potrzebować pomysłów i wskazówek z innych źródeł poza twoim PMO. Dla twojej długoterminowej kariery w PMO chodzi także o śledzenie nowych rozwiązań w tej dziedzinie, które możesz wykorzystać w swoim PMO.

Odwiedź stronę internetową House of PMO, aby uzyskać więcej informacji.

Podsumowując, Analityk PMO odgrywa kluczową, choć często niedocenianą rolę w organizacjach. Ten artykuł rzucił światło na rolę Analityka PMO, podkreślając jego obowiązki, wymagane umiejętności i wiedzę oraz ścieżki prowadzące do tej profesji. Praca Analityka PMO jest dynamiczna i wymaga równowagi między zdolnościami analitycznymi a umiejętnościami interpersonalnymi, aby pomóc pokonać złożoności zarządzania projektami i wspierać osiąganie udanych rezultatów.

Dla każdego, kto rozważa karierę jako Analityk PMO lub tych, którzy chcą zrozumieć wartość, jaką wnoszą do organizacji.

Jest jasne, że ta rola to coś więcej niż tylko wsparcie; chodzi o pomaganie organizacjom w osiąganiu większej dojrzałości w podejściu do realizacji zmian, a wraz z dojrzałością przychodzą wyższe wskaźniki sukcesu projektów.

Ponieważ nadal pracujemy w świecie, gdzie zmiana jest jedyną stałą, rola Analityka PMO niewątpliwie stanie się jeszcze bardziej znacząca. Osoby wkraczające w tę rolę mogą oczekiwać kariery pełnej możliwości rozwoju, nauki i znaczących nagród. Przy właściwym podejściu i zaangażowaniu, droga Analityka PMO może być zarówno satysfakcjonująca, jak i transformująca, nie tylko dla danej osoby, ale dla całej jej organizacji.

¹  PMO jako funkcja biznesowa (2023) Inside PMO Report, House of PMO.
² PMO Competency Framework (2024) House of PMO, TSO, wydanie 2