Projectcoördinator

Wat doet een Projectcoördinator?

Het mechanisme van een klok vereist veel draaiende onderdelen, tandwielen en raderen om ervoor te zorgen dat de klok succesvol loopt; elk onderdeel is afhankelijk van de beweging van de anderen. De rol van de Projectcoördinator voor een bedrijf is zoals de tandwielen en raderen voor een klok. Een onschatbare aanwinst voor projectplanning en het bedrijf, die ervoor zorgt dat het soepel en efficiënt draait.

Vaak hebben Projectcoördinatoren een gevarieerde rol waarbij ze werken met verschillende deadlines. Dit bestaat uit het ondersteunen van anderen in het Projectteam met administratieve taken, planning van middelen, planning, analyses en rapportage. Door een ondersteunende rol te hebben is de Projectcoördinator vaak de brug tussen andere teams zoals Finance, Ontwikkeling, Productie, Management en Operations.

Aanvullende taken omvatten het identificeren welke activiteiten een project zouden kunnen beïnvloeden, en tegelijkertijd hoe het project de onderneming zou kunnen beïnvloeden.

Om verbinding te hebben zijn communicatievaardigheden en inzichten voordelig voor zowel het succes van het project als de betrokken stakeholders. Zij kunnen zich gerustgesteld voelen dat de Projectcoördinator elk detail en elk bewegend onderdeel van het project in de gaten houdt. Deze ondersteuning is onvervangbaar, als verbindingsschakel tussen de andere tandwielen en raderen, die allemaal ondersteuning van elkaar nodig hebben om vooruit te blijven gaan.

Belangrijkste Verantwoordelijkheden van een Projectcoördinator

Binnen de rol van Projectcoördinator kan er een verscheidenheid aan verantwoordelijkheden zijn. Dit kan verschillen afhankelijk van het type en de grootte van de organisatie en de structuur van de projectteamleden. Enkele van de belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

Administratieve Taken: Dit kunnen activiteiten zijn zoals het goedkeuren van facturen gerelateerd aan projectwerk of het invullen van formulieren, projectplanningen en documentatie voor het project.
Planning: Bij het plannen van teamresources is de Projectcoördinator verantwoordelijk voor het identificeren van de beschikbaarheid van het team om taken uit te voeren die cruciaal zijn voor projectsucces. Dit moet efficiënt gebeuren om een balans te vinden met andere planningen en verplichtingen die het team mogelijk heeft.
Voorbereiding: Resources moeten worden gepland om hun beschikbaarheid voor het project te waarborgen. Mocht de Projectcoördinator uitdagingen identificeren in deze planning, dan kunnen zij deze risico's ook doorverwijzen naar de Projectmanager. De resources variëren afhankelijk van het project; dit kunnen mensen, materialen, apparatuur, software enz. zijn.

Rapportage: De Projectcoördinator zal vaak werken met systemen en data om projectvoortgang en activiteiten vast te leggen en bij te houden. Hierover moet regelmatig worden gerapporteerd om ervoor te zorgen dat belanghebbenden en het senior management zicht hebben op de projectvoortgang.
Analyse: Naast rapportage moeten Projectcoördinatoren mogelijk ook data analyseren, trends of anomalieën identificeren die kunnen wijzen op een risico. Vervolgens moeten zij dit op gepaste wijze escaleren en ondersteuning bieden bij het voorkomen van problemen in het project. Aan de andere kant kan de analyse ook successen van het project naar voren brengen die kunnen worden gedeeld met belanghebbenden.
Stakeholdermanagement: Het managen van stakeholders vereist duidelijke en regelmatige communicatie, vanaf het begin van het project en daarna, waarbij wordt gezorgd voor begrip van de activiteiten en status van het project bij de stakeholders.

Welke vaardigheden heeft een Projectcoördinator nodig?

Om te presteren als Projectcoördinator en te slagen in de rol bij het uitvoeren van verschillende taken, zijn een reeks technische en sociale vaardigheden van cruciaal belang. Enkele belangrijke vaardigheden zijn:

Communicatie: In staat zijn om op een duidelijke en beknopte manier te communiceren met projectstakeholders. Begrijpen welke informatie zij nodig hebben en wanneer kan een ongelooflijk positieve impact hebben op een project; ervoor zorgen dat iedereen wordt meegenomen en op de hoogte wordt gehouden van projectactiviteiten, het beoordelen van effecten en het bijhouden van voortgang.
Prioritering: Projectcoördinatoren moeten vaak punctueel reageren op verzoeken van projectteams. Door werklasten te prioriteren en te beheren zorgen zij ervoor dat taken met hoge prioriteit en urgente taken binnen de vereiste deadlines worden voltooid.
Systeem- & Databeheer: Het coördineren van resources en rapportage vereist vaak het bijwerken en beheren van data binnen verschillende planning- en rapportagetools. Deze kunnen Microsoft Excel, Trello, Jira, Todoist, Motion en vele andere omvatten. Er is ook een toename van AI-tools die specifiek zijn ontworpen voor projectbeheer en data-analyse. Hierdoor is het waarschijnlijk dat Projectcoördinatoren ervaring zullen opdoen met het gebruik van verschillende AI-tools om de efficiëntie van hun rol te verbeteren.

Verandermanagement: Projecten hebben vaak impact op verandering - hoewel de intentie een positieve verandering zal zijn - kan het nog steeds confronterend zijn voor degenen die erdoor worden geraakt. Enig bewustzijn hebben van hoe je de verandermanagement in een organisatie kunt ondersteunen, kan een gunstige impact hebben op het succes van het project.
Analytisch en detailgericht: Als het gaat om analyse en rapportage, moet de Projectcoördinator nauwgezet en precies zijn om ervoor te zorgen dat gegevens accuraat zijn.

Hoeveel verdient een Project Coordinator?

De rol van Projectcoördinator heeft een gemiddeld salaris van £28.959 (USD$37.959) volgens Indeed. Het APM Salary and Market Trends Survey 2023 constateerde ook een stijging van 18% in salarissen, wat het belang van de rol in het bedrijfsleven verder onderstreept en de Projectcoördinator als een gerespecteerd carrièrepad bevestigt.

Hoe word je een Projectcoördinator

Het pad om Project Coordinator te worden kan variëren, net als de rol zelf. Het is een rol die in veel sectoren te vinden is en verschillende niveaus en soorten ervaring vereist. Hier zijn enkele ideeën om je te helpen de volgende stap in je carrière als Project Coordinator te zetten:

Onderwijs en Training

Bij het overwegen van onderwijs en training begrijpen we dat u ook rekening moet houden met de kosten en tijdsinvestering die vereist zijn. Leren kan in vele vormen plaatsvinden, als u uw carrièrepad vroeg kunt plannen dan zijn leerlingplaatsen, HBO- en universiteitscursussen mogelijk het beste voor u.

Anders zijn er tal van certificeringsopties beschikbaar. Vaak behelzen deze een paar dagen leren en een examen waarmee u gecertificeerd wordt in specifieke vaardigheden die vervolgens toegepast kunnen worden in uw professionele leven en door werkgevers erkend worden als een validatie van uw kennis. Enkele nuttige certificeringen voor een aspirant of huidige Projectcoördinator zijn Agile Project Management (AgilePM®), Essentials for PMO Analysts, Praxis Framework™ - Project en Programmamanagement Certificering.

Ervaring

Voor altijd het dilemma van een werkzoekende: ervaring opdoen in een functie om die functie te kunnen krijgen! Er zijn een paar manieren om ervaring op te doen; één daarvan is om je carrièrepad te plannen richting de functie van Project Coördinator. Dit kan via administratieve functies, banen zoals PMO of Project Administrator. Een andere manier zou zijn om te werken in functies met overdraagbare vaardigheden, zoals andere analist- of coördinatorfuncties. Deze ervaring kan vervolgens worden toegepast op de verantwoordelijkheden die van de Project Coördinator worden verwacht.