Il ne suffit pas de posséder uniquement les compétences techniques pour mener à bien le travail. Les projets sont aujourd'hui plus complexes que jamais, interfaçant avec de plus en plus de systèmes, départements et audiences différents, ce qui signifie plus d'interaction, plus de collaboration et plus de communication.
Trop de personnes ne possèdent pas les compétences relationnelles nécessaires pour faire fonctionner une équipe de projet – et lorsque la communication échoue, le projet échoue aussi.
La mauvaise communication est souvent responsable
Les compétences de communication doivent être évaluées lors de la formation des équipes de projet, pour assurer un équilibre des compétences au sein de l'équipe. Bien que la capacité technique soit essentielle au succès d'un projet de livraison, la majorité des projets non réussis n'ont pas échoué en raison d'une incompétence technique.
Ils ont échoué en raison de mauvaise communication. Un manque de compréhension de l'exigence réelle, des échéances manquées et une dérive du périmètre, peuvent tous être corrigés avec une communication plus claire et une meilleure collaboration.
Il est facile d'oublier les bases de la communication quand nous avons tant d'outils à portée de main, comme Skype, l'email et la messagerie instantanée, mais est-ce que ceux-ci nous aident réellement à communiquer plus efficacement ?
Prenons-nous une décision consciente lorsque nous utilisons ces outils pour sélectionner le plus approprié pour le message, l'audience et le timing ? Beaucoup d'entre nous reviennent à notre outil de choix par défaut sans considérer sa pertinence.
Premiers pas vers une communication améliorée
Quelques brèves sessions sur l'établissement de règles de base de communication peuvent faire des merveilles. Les équipes devraient convenir des mécanismes de communication qu'elles utiliseront, puis compléter cela avec une communication informelle, à laquelle toute l'équipe doit s'engager.
Les équipes de projet doivent s'assurer qu'un temps et un investissement adéquats sont alloués pour cela.
Adopter une méthodologie de bonnes pratiques reconnue
Les méthodologies, telles qu'AgilePM du Agile Business Consortium, sont un exemple où la communication est considérée comme si importante qu'elle constitue l'un des principes fondamentaux du cadre de travail.
Une équipe Agile typique peut avoir des personnes de différents horizons avec différents domaines d'expertise. Tous les membres de l'équipe devraient essayer d'éviter d'utiliser un langage spécialisé, s'en tenir à des termes communs clairs et simples, et maintenir un glossaire, pour réduire les malentendus tout au long du projet.
Le chef de projet doit continuellement évaluer comment cela fonctionne et être prêt à apporter des changements si nécessaire, ou introduire un élément de coaching et de formation pour les individus afin d'augmenter l'efficacité de leur communication.
La Certification AgilePM et le cadre de travail recommandent d'utiliser une variété de méthodes de communication et décrivent quelques directives simples pour utiliser chacune d'elles.
Outils de communication
Face à face - À utiliser pour des groupes individuels ou de petite à moyenne taille. Permet la communication non verbale, incorporant le langage corporel, le ton de la voix et l'expression.
Les malentendus peuvent être immédiatement traités.
Appels vidéo - La meilleure option suivante lorsque les équipes ne peuvent pas logistiquement se rencontrer en personne. Bien que vous conserviez beaucoup de la communication non verbale,
celle-ci est limitée à la qualité de l'appel et à ce que vous pouvez voir à l'écran.
Ceux qui participent à l'appel devraient essayer de créer une atmosphère positive et rendre chaque session dynamique et vivante.
Outils de messagerie instantanée - Adaptés pour un échange rapide et direct de mots, mais non adaptés pour une communication plus approfondie.
Email - Souvent l'option par défaut pour beaucoup, mais est si souvent mal utilisé.
L'email est excellent pour confirmer des actions précédentes, partager des mises à jour de projet et des nouvelles avec un public plus large qui doit être tenu informé.
Utiliser correctement les champs objet, À et CC aidera les destinataires à identifier rapidement sa pertinence pour eux.
Espaces de travail partagés - Les outils en ligne tels que les intranets, Googledocs, DropBox etc sont excellents pour le travail collaboratif et le partage d'actifs. Souvent utilisés en conjonction avec d'autres outils de communication.
Documents - Le canal le plus formel et devrait être utilisé pour les actifs qui doivent être formellement documentés et enregistrés. Produire en gardant votre audience à l'esprit et vérifier souvent la pertinence.
La communication continue inclut l'utilisation d'un Tableau d'équipe, des Réunions quotidiennes debout et une communication ad hoc.
Que votre équipe travaille ensemble depuis le même bureau, ou dans différentes villes, pays ou fuseaux horaires, une communication efficace nécessite des efforts et une planification, et peut faire la différence entre le succès ou l'échec de votre projet.
