Analista PMO

La mayoría de las personas han oído hablar sobre el trabajo que hacen los Gerentes de Proyecto, orquestando la planificación, ejecución y finalización de un proyecto, asegurando que cumpla con sus objetivos, plazos y presupuesto, mientras superan desafíos y coordinan los esfuerzos del equipo. ¿Pero qué hay del rol que apoya activamente al Gerente de Proyecto en sus esfuerzos?

El rol de Analista PMO es uno que no solo apoya la entrega de proyectos y programas, sino que también es uno que ayuda a la organización a mejorar en la entrega mientras cumple con sus objetivos estratégicos.

Es un rol que a menudo permanece tras bambalinas, manteniendo los proyectos funcionando como una máquina bien engrasada.

En este artículo ponemos al Analista PMO en el centro de atención y descubrimos qué es lo que hace el Analista PMO, los conocimientos y habilidades requeridos para ser un Analista PMO y cómo convertirse en uno.

Existen muchas definiciones disponibles sobre qué es una 'PMO' y qué hace. En House of PMO preferimos la definición de, "una PMO es cualquier individuo, equipo o departamento que apoya la entrega de portafolios, programas y proyectos dentro de una organización."¹

PMO como acrónimo puede significar, 'oficina de gestión de proyectos', 'oficina de gestión de programas' u 'oficina de gestión de portafolios'.

Por lo tanto, un Analista de PMO es un rol que se puede encontrar en muchos tipos diferentes de PMO.

El rol de un Analista de PMO se describe como uno que: "Apoya al Gestor de Proyecto, Programa o Portafolio y a su equipo en la entrega incluyendo coordinación, planificación, control, reportes, análisis y perspectivas. El rol también apoya al Gestor de PMO en la entrega de iniciativas de PMO".²

El propósito del rol de Analista de PMO se divide en dos campos diferentes: el primero es brindar apoyo al gerente de proyecto o programa y al equipo.

Los roles y responsabilidades aquí se centran en proporcionar apoyo en las áreas principales de entrega. Se puede esperar que los Analistas de PMO proporcionen algunas de las siguientes actividades, por ejemplo:

• Mantener cronogramas y planes;
• Monitoreo financiero;
• Apoyo en la toma de decisiones;
• Seguimiento de beneficios;
• Mantener registros de riesgos, acciones, problemas y cambios;
• Gestión de dependencias;
• Gestión de recursos;
• Apoyar mecanismos de comunicación; y
• Desarrollar documentación.

El Analista PMO dedica gran parte de su tiempo a trabajar con datos e información para proporcionar perspectivas que permitan a otros tomar decisiones importantes para el progreso exitoso del proyecto. Este aspecto analítico del rol significa que los Analistas PMO son competentes en el uso de herramientas PPM y hojas de cálculo, sin embargo hay otro aspecto del rol. Los Analistas PMO son excelentes constructores de relaciones y comunicadores, habilidades fundamentales requeridas cuando se trabaja con una gran variedad de partes interesadas, ejecutivos senior, clientes y consumidores.

La segunda área de su rol – trabajar con el Gerente PMO para asegurar que la PMO se mantenga adecuada para su propósito significa que a menudo están trabajando en iniciativas o proyectos propios. Por ejemplo, la organización necesita una nueva herramienta PPM (gestión de cartera de proyectos). Es el rol de la PMO identificar exitosamente, planificar, obtener, implementar y gestionar el uso continuo de la herramienta. Otras iniciativas pueden incluir actividades como introducir nuevos procesos, diseñar programas de capacitación, incorporar nuevos métodos de entrega – cualquier cosa que ayude a la organización a seguir entregando sus proyectos y programas exitosamente.

Las competencias, conocimientos, habilidades y comportamientos requeridos en los Analistas PMO están establecidos en el Marco de Competencias PMO (uno de los textos fundamentales para la calificación Essentials para Analista PMO).

Trabajar dentro de una función de PMO a menudo se ha visto como un gran paso hacia el mundo de la gestión de proyectos. Dentro de una PMO, el rol de Administrador de PMO a menudo se ve como el punto de partida, y después de ganar experiencia, el siguiente paso de Analista de PMO se vuelve alcanzable.

Convertirse en Analista de PMO también es posible si ya trabajas en un rol relacionado con el negocio – por ejemplo como Administrador de Negocios, Asistente Personal o en un rol de administración basado en equipo. Después de adquirir conocimientos en gestión de proyectos (la calificación Praxis es una buena opción) hay muchas habilidades transferibles que hacen posible la transición al rol de Analista de PMO.

Mirando hacia atrás la definición de PMOs, "cualquier individuo, equipo o departamento que apoya la entrega de portafolios, programas y proyectos dentro de una organización", las PMOs se han vuelto cada vez más comunes en organizaciones donde hay mucha actividad de cambio y donde los proyectos y programas se han vuelto cada vez más complejos y complicados. Usar una PMO para ayudar a gestionar un gran portafolio de cambios es uno de los factores principales para ayudar a las organizaciones a ser más consistentes en la forma en que entregan proyectos, y con la consistencia vienen ganancias en rendimiento, eficiencia y, en última instancia, éxito. Sin las PMOs, y por extensión el rol del Analista PMO, no hay un punto central de supervisión y control para gestionar estas complejidades.

Los Analistas de PMO aportan experiencia crítica en áreas como gestión de riesgos, programación, asignación de recursos y estandarización de procesos, desempeñando un papel fundamental en la mejora de la entrega de proyectos. Sus habilidades analíticas no solo ayudan a identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en inconvenientes, sino también a aprovechar conocimientos basados en datos para mejorar la toma de decisiones en todos los aspectos. En esencia, el valor de los Analistas de PMO para maximizar los resultados de los proyectos no puede subestimarse; son el elemento cohesivo que mantiene unidos los diversos aspectos de la gestión de proyectos, asegurando que incluso en medio del cambio y la complejidad, la eficiencia y el éxito permanezcan al alcance.

La variedad de tareas y responsabilidades significa que no hay dos días iguales: un día, podrías estar analizando datos en profundidad para pronosticar los resultados de un proyecto, y al siguiente, podrías estar facilitando una retrospectiva.

Para aquellos que son nuevos en el rol de Analista de PMO, puede tomar algunos meses establecerse en el puesto, ¡eso es perfectamente normal! Para ayudarte a adaptarte, aquí tienes cinco consejos para nuevos analistas de PMO:

• El rol de un Analista de PMO puede variar de organización en organización: asegúrate de tener una comprensión clara sobre lo que se espera de ti en el puesto desde el principio.
   
• Un Analista de PMO necesita saber quién es quién en la organización, así que asegúrate, en los primeros días y semanas, de conocer tanto como puedas: desde el contacto principal para reservar salas de reuniones, hasta el contacto en el departamento de finanzas.
   
• Encuentra un compañero de apoyo: trabajar en una PMO es un esfuerzo de equipo, así que habrá alguien en quien puedas depender para obtener apoyo y orientación en los primeros meses.

• Una parte importante del rol de Analista PMO es entender cuáles son los ciclos de reporte: esta es la cadencia de entrega de qué información se requiere y cuándo, esto será tu estrella guía cuando comiences en el rol.
   
• Entiende cuáles son tus métricas: estas son las cosas que le dicen a la organización que estás haciendo un buen trabajo. Si tu nuevo rol tiene un período de prueba de 6 meses, es crucial saber que vas por buen camino y te estás adaptando a tu nuevo equipo y rol.

En House of PMO, la organización de membresía para personas que trabajan en PMO, somos grandes defensores de utilizar también la comunidad y red de tu profesión. Un nuevo rol ocupado como el del Analista PMO significa que te encontrarás con cosas nuevas que aprender, o necesitarás ideas y orientación de otras fuentes fuera de tu PMO. Para tu carrera PMO a largo plazo, también se trata de mantenerse al día con los nuevos desarrollos en el campo que puedes utilizar de vuelta en tu PMO.

Visita el sitio web de House of PMO para más información.

En resumen, el Analista PMO desempeña un papel crucial pero a menudo subestimado dentro de las organizaciones. Este artículo ha arrojado luz sobre el papel del Analista PMO, destacando sus responsabilidades, las habilidades y conocimientos requeridos, y las vías para ingresar a esta profesión. El trabajo del Analista PMO es dinámico, involucrando un equilibrio entre capacidad analítica y habilidades interpersonales para ayudar a superar las complejidades de la gestión de proyectos y contribuir al logro de resultados exitosos.

Para cualquiera que esté considerando una carrera como Analista PMO o aquellos que buscan entender el valor que aportan a una organización.

Es claro que este rol es más que solo apoyo; se trata de ayudar a las organizaciones a volverse más maduras en sus enfoques para entregar cambios y con la madurez vienen tasas de éxito de proyectos más altas.

Mientras continuamos trabajando en un mundo donde el cambio es la única constante, el rol del Analista de PMO sin duda se volverá aún más significativo. Quienes ingresan a este rol pueden esperar una carrera llena de oportunidades de crecimiento, aprendizaje y recompensas significativas. Con el enfoque correcto y dedicación, el camino de un Analista de PMO puede ser tanto gratificante como transformador, no solo para el individuo sino para toda su organización.

¹  La PMO como Función Empresarial (2023) Informe Inside PMO, House of PMO.
² Marco de Competencias PMO (2024) House of PMO, TSO, 2ª Edición