No es suficiente poseer únicamente las habilidades técnicas para realizar el trabajo. Los proyectos ahora son más complejos que nunca, interactuando con cada vez más sistemas, departamentos y audiencias diferentes, lo que significa más interacción, más colaboración y más comunicación.
Demasiadas personas no tienen las habilidades interpersonales necesarias para hacer que un equipo de proyecto funcione, y cuando falla la comunicación, el proyecto también falla.
La mala comunicación suele ser la culpable
Las habilidades de comunicación deben evaluarse al formar equipos de proyecto, para asegurar un equilibrio de habilidades en todo el equipo. Aunque la capacidad técnica es clave para el éxito de un proyecto de entrega, la mayoría de los proyectos no exitosos no han fallado debido a incompetencia técnica.
Han fallado debido a la mala comunicación. Una falta de comprensión del requerimiento real, fechas límite no cumplidas y ampliación del alcance, todo puede rectificarse con una comunicación más clara y mejor colaboración.
Es fácil olvidar lo básico de la comunicación cuando tenemos tantas herramientas al alcance de nuestros dedos, como Skype, correo electrónico y mensajería instantánea, pero ¿realmente nos están ayudando estas a comunicarnos de manera más efectiva?
¿Estamos tomando una decisión consciente cuando usamos estas herramientas para seleccionar la más apropiada para el mensaje, la audiencia y el momento? Muchos de nosotros recurrimos a nuestra herramienta predeterminada sin considerar su pertinencia.
Primeros pasos hacia una comunicación mejorada
Unas pocas sesiones breves sobre establecer algunas reglas básicas de comunicación pueden hacer maravillas. Los equipos deben acordar qué mecanismos de comunicación van a usar, y luego complementar esto con comunicación informal, a la que todo el equipo debe estar comprometido.
Los equipos de proyecto necesitan asegurar que se asigne tiempo e inversión adecuados para esto.
Adoptar una metodología de mejores prácticas reconocida
Metodologías, como AgilePM del Agile Business Consortium, es un ejemplo donde la comunicación se considera tan importante que es uno de los principios fundamentales del marco de trabajo.
Un equipo Agile típico puede tener personas de diferentes orígenes con diferentes áreas de experiencia. Todos los miembros del equipo deben tratar de evitar usar lenguaje especializado, ceñirse a términos comunes claros y simples, y mantener un glosario, para reducir malentendidos a lo largo del proyecto.
El gerente de proyecto debe evaluar continuamente cómo está funcionando esto y estar listo para hacer cambios si es necesario, o introducir un elemento de coaching y capacitación para individuos para aumentar la efectividad de su comunicación.
La Certificación AgilePM y el marco de trabajo recomienda usar una variedad de métodos de comunicación y describe algunas pautas simples para usar cada uno.
Herramientas de comunicación
Cara a cara - Usar para grupos individuales o pequeños a medianos. Permite comunicación no verbal, incorporando lenguaje corporal, tono de voz y expresión.
Los malentendidos pueden abordarse inmediatamente.
Videollamadas - La siguiente mejor opción cuando los equipos no pueden reunirse logísticamente en persona. Aunque sí retienes mucha de la comunicación no verbal,
esto está limitado por la calidad de la llamada y lo que puedes ver en la pantalla.
Quienes estén en la llamada deben tratar de crear una atmósfera positiva y hacer cada sesión vibrante y dinámica.
Herramientas de mensajería instantánea - Adecuadas para intercambio rápido y directo de palabras, pero no adecuadas para comunicación más profunda.
Correo electrónico - A menudo la opción predeterminada para muchos, pero se usa tan mal tan a menudo.
El correo electrónico es excelente para confirmar acciones previas, compartir actualizaciones de proyecto y noticias con una audiencia más amplia que necesita mantenerse informada.
Usar correctamente los campos de asunto, Para y CC ayudará a los destinatarios a identificar rápidamente su relevancia para ellos.
Espacios de trabajo compartidos - Herramientas en línea como intranets, Googledocs, DropBox etc son excelentes para trabajo colaborativo e intercambio de recursos. A menudo se usan en conjunto con otras herramientas de comunicación.
Documentos - El canal más formal y debe usarse para recursos que necesitan ser formalmente documentados y registrados. Producir pensando en tu audiencia y verificar la relevancia frecuentemente.
La comunicación continua incluye el uso de un Tablero de Equipo, Reuniones Diarias de Pie y comunicación ad hoc.
Independientemente de si tu equipo está trabajando junto desde la misma oficina, o en diferentes ciudades, países o zonas horarias, la comunicación efectiva requiere esfuerzo y planificación, y puede significar la diferencia entre el éxito o fracaso de tu proyecto.
