Koordynator Projektu

Co robi Koordynator Projektu?

Mechanizm zegara wymaga wielu obracających się części, kółek zębatych i kół, aby zegarek mógł działać prawidłowo; każda część opiera się na pędzie pozostałych. Rola Koordynatora Projektu w biznesie jest jak koła zębate i koła w zegarze. To nieoceniony atut w planowaniu projektów i dla firmy, zapewniający płynne i wydajne działanie.

Często Koordynatorzy Projektów mają różnorodną rolę, pracując z różnymi terminami realizacji. Składa się na to wspieranie innych członków zespołu projektowego w zadaniach administracyjnych, planowaniu zasobów, planowaniu, analityce i raportowaniu. Pełnienie roli wspierającej oznacza, że Koordynator Projektu często stanowi pomost między innymi zespołami, takimi jak Finanse, Rozwój, Produkcja, Zarządzanie i Operacje.

Dodatkowe obowiązki obejmują identyfikację działań, które mogą wpłynąć na projekt, oraz jednocześnie tego, jak projekt może wpłynąć na biznes.

Posiadanie połączeń, umiejętności komunikacyjnych i wglądu w sytuację jest korzystne zarówno dla sukcesu projektu, jak i dla zaangażowanych interesariuszy. Mogą oni czuć się pewni, że Koordynator Projektu będzie miał oko na każdy szczegół i każdą ruchomą część projektu. To wsparcie jest niezastąpione, będąc łącznikiem między innymi trybami i kółkami, które wszystkie potrzebują wzajemnego wsparcia, aby móc iść naprzód.

Kluczowe Obowiązki Koordynatora Projektu

W ramach roli Koordynatora Projektu może istnieć różnorodność obowiązków. Może się to różnić w zależności od typu i wielkości organizacji oraz struktury członków zespołu projektowego. Niektóre z kluczowych obowiązków to:

Zadania administracyjne: Mogą obejmować zatwierdzanie faktur związanych z pracą nad projektem lub wypełnianie formularzy, harmonogramów projektów i dokumentacji dotyczącej projektu.
Planowanie harmonogramów: Podczas planowania zasobów zespołu Koordynator Projektu będzie odpowiedzialny za identyfikację dostępności zespołu do wykonywania zadań kluczowych dla sukcesu projektu. Powinno to być wykonywane efektywnie, aby zrównoważyć inne harmonogramy i zobowiązania, jakie może mieć zespół.
Planowanie: Zasoby muszą być zaplanowane w celu zapewnienia ich dostępności dla projektu. Jeśli Koordynator Projektu zidentyfikuje wyzwania w tym planowaniu, może również przekazać te ryzyka do Kierownika Projektu. Zasoby będą się różnić w zależności od projektu; mogą to być ludzie, materiały, sprzęt, oprogramowanie itp.

Raportowanie: Koordynator Projektu będzie często pracował z systemami i danymi w celu rejestrowania i śledzenia postępu oraz działań projektowych. Należy regularnie o tym raportować, aby zapewnić interesariuszom i wyższemu kierownictwu wgląd w postęp projektu.
Analiza: Oprócz raportowania, Koordynatorzy Projektów mogą również potrzebować analizować dane, identyfikować trendy lub anomalie, które mogą wskazywać na ryzyko. Następnie odpowiednio eskalować i zapewnić wsparcie w zapobieganiu występowaniu problemów w projekcie. Z drugiej strony, analiza może również wyeksponować sukcesy projektu, którymi można podzielić się z interesariuszami.
Zarządzanie Interesariuszami: Zarządzanie interesariuszami wymaga jasnej i regularnej komunikacji, od narodzin projektu i dalej, zapewniając interesariuszom zrozumienie działań i statusu projektu.

Jakie umiejętności potrzebuje Koordynator Projektu?

Aby pełnić funkcję Koordynatora Projektów i odnieść sukces w tej roli przy realizacji różnorodnych zadań, kluczowe znaczenie ma szereg umiejętności technicznych i interpersonalnych. Niektóre z kluczowych umiejętności to:

Komunikacja: Umiejętność komunikowania się z interesariuszami projektu w sposób jasny i zwięzły. Zrozumienie, jakie informacje są im potrzebne i kiedy, może mieć niezwykle pozytywny wpływ na projekt; zapewnienie, że wszyscy są uwzględnieni i na bieżąco informowani o działaniach projektowych, ocena wpływu i śledzenie postępów.
Priorytetyzacja: Koordynatorzy Projektów często muszą reagować na prośby zespołów projektowych w sposób punktualny. Poprzez ustalanie priorytetów i zarządzanie obciążeniem pracą zapewniają, że zadania o wysokim priorytecie i pilne są wykonywane zgodnie z wymaganymi terminami.
Zarządzanie Systemami i Danymi: Koordynowanie zasobów i raportowanie często wymaga aktualizowania i zarządzania danymi w różnych narzędziach do planowania i raportowania. Mogą to być Microsoft Excel, Trello, Jira, Todoist, Motion i wiele innych. Obserwuje się również wzrost popularności narzędzi AI zaprojektowanych specjalnie do zarządzania projektami i analizy danych. W związku z tym prawdopodobne jest, że Koordynatorzy Projektów będą mieli styczność z wykorzystywaniem różnych narzędzi AI w celu poprawy efektywności swojej roli.

Zarządzanie zmianą: Projekty często wpływają na zmiany - choć intencją będzie pozytywna zmiana - może to być nadal konfrontacyjne dla osób, których to dotyczy. Posiadanie pewnej świadomości jak wspierać zarządzanie zmianą w organizacji może mieć korzystny wpływ na sukces projektu.
Analityczność i zorientowanie na szczegóły: Jeśli chodzi o analizę i raportowanie, Koordynator Projektu powinien być skrupulatny i precyzyjny, aby zapewnić dokładność danych.

Ile zarabia Koordynator Projektu?

Według Indeed, stanowisko Koordynatora Projektu przynosi średnie wynagrodzenie w wysokości 28 959 funtów (37 959 USD). Dodatkowo podkreślając znaczenie tej roli w biznesie oraz pozycję Koordynatora Projektu jako szanowanej ścieżki kariery, Badanie Wynagrodzeń i Trendów Rynkowych APM 2023 odnotowało również 18% wzrost płac.

Jak zostać Koordynatorem Projektu

Ścieżka do zostania Koordynatorem Projektów może się różnić, podobnie jak sama rola. To stanowisko można znaleźć w wielu branżach, wymagające różnych poziomów i rodzajów doświadczenia. Oto kilka pomysłów, które pomogą ci osiągnąć następny krok w karierze jako Koordynator Projektów:

Edukacja i szkolenia

Rozważając edukację i szkolenia, zdajemy sobie sprawę, że musisz również wziąć pod uwagę koszty i wymagane zaangażowanie czasowe. Nauka może przybierać różne formy - jeśli jesteś w stanie wcześnie zaplanować swoją ścieżkę kariery, to praktyki zawodowe, kursy w college'u i na uniwersytecie mogą być dla Ciebie najlepsze.

W przeciwnym razie dostępnych jest wiele opcji certyfikacyjnych. Często obejmują one kilka dni nauki i egzamin, który certyfikuje Cię w konkretnych umiejętnościach, które można następnie zastosować w życiu zawodowym i które będą uznawane przez pracodawców jako potwierdzenie Twojej wiedzy. Niektóre przydatne certyfikacje dla aspirującego lub obecnego Koordynatora Projektów to Agile Project Management (AgilePM®), Essentials for PMO Analysts, Praxis Framework™ - Certyfikacja Zarządzania Projektami i Programami.

Doświadczenie

Odwieczny problem osoby szukającej pracy: zdobycie doświadczenia w danej roli, aby móc tę rolę otrzymać! Istnieje kilka sposobów na zdobycie doświadczenia; jednym z nich jest zaplanowanie ścieżki kariery prowadzącej do stanowiska Koordynatora Projektów. Może to być poprzez role administracyjne, stanowiska takie jak PMO lub Administrator Projektów. Innym sposobem byłaby praca w rolach z umiejętnościami transferowalnymi, takimi jak inne stanowiska analityka lub koordynatora. To doświadczenie można następnie zastosować do obowiązków wymaganych od Koordynatora Projektów.